Boxに特定条件のファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する

■概要

Boxに重要なファイルがアップロードされた際、都度確認して関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、通知の遅延や共有漏れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、特定の条件に合致したファイルのみをZoho Mailで自動通知できます。Zoho MailとBox間の定型業務を自動化し、迅速で確実な情報共有を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードされた特定のファイルをZoho Mailでチームに共有している方
• Zoho MailとBox間での手作業による情報共有に、手間や連絡漏れなどの課題を感じている方
• 請求書や契約書といった重要ファイルのアップロードを、関係者へ通知したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードをトリガーに、自動でメール通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することに繋がります
• 手動での確認や連絡作業がなくなることで、重要なファイルの通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名や種類など、指定した条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、関係者へ自動で通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、通知の監視対象としたいフォルダをコンテンツIDで任意に指定してください
• 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合など、通知を実行する条件を任意で設定可能です
• Zoho Mailからメールを送信するアクションでは、通知元として使用するアカウントを任意で設定してください

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■注意事項

• Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。