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「会議の録音を聞き返して議事録を作って共有するのが大変…」
「文字起こし作業やメールでの送付作業に追われて、本来やるべき業務に集中できない…」
このように、会議後の文字起こしや議事録作成、その後に続く共有にかかる手作業に多くの時間を費やし、課題を感じていませんか？
そんな課題の解消には、Web会議が終了すると自動で録画データを文字起こしし、その内容をGmailで関係者に共有する仕組みの活用がオススメ！
これらの定型業務から解放され、より重要度の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
YoomにはWeb会議の録画データを自動で文字起こしし、Gmailを使って共有する業務フロー自動化のテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Web会議が終了すると自動で文字起こしを行い、その結果をGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
※このフローではAIオペレーションを使用しており、一部有料プランのみで利用可能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになります。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用可能です。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下をご確認ください。
上記が完了したら、今回使うアプリのマイアプリ連携は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まず、フローの第一段階であるWeb会議トリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
《参考》Web会議トリガーの設定方法
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。もちろんZoomをご利用いただいても構いません。
まず、会議ツールにてWeb会議の招待URLを発行して、Yoomの管理画面に入力しましょう。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。この状態になりますとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
Yoom設定画面に戻り、会議の文字起こし結果と取得した値が入っていればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
次にAIで要約を行っていきます。「要約」をクリックしてください。
《参考》「要約する」の設定方法
「要約対象のテキスト」の部分に、「取得した値」から前段で取得した「会議内容の文字起こし」を選択します。
文字数や要約の条件も細かく指定できますので、任意で設定してください。言語の欄は今回は入力なしとしています。
ここまで終わったらテストボタンをクリックします。テストに成功し、取得した値が入ればOKです。
もう少し文言の調整を行いたい場合は、前の項目の「要約の条件」を足すなどして調整してみてくださいね。
納得のいく要約となったら、「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
Gmailで文字起こし結果のメールを送信していきます。「メールを送る」をクリックします。
連携アカウントを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Toには会議の要約結果を送信したいメールアドレスを指定し、他のFromやCc、Bcc、差出人の名前などを任意で設定してください。
本文には取得した値が使用可能ですので、要約結果を選択してください。
「取得した値」を使って設定した部分は”変動値”となり、フローを起動するたびに最新のデータが反映されます。
「Web会議を要約しました。」など定型的な文章は、直接入力することで”固定値”となり、毎回繰り返し同じ内容が反映されますよ！
このように”変動値”（取得した値）と”固定値”（直接入力）を活用して自由にカスタマイズできるので、フローを活用する業務内容に合わせて設定してみてくださいね！
今回は以下のように設定しました。
ここまで終わったら「次へ」をクリックします。
メールのプレビューページに移動するので、内容に問題がなければテストボタンを押してみましょう。
テストが成功すると、取得した値が入ります。
配信先のメーラーも見に行き、該当のメールが確認できればOKです！
Yoomの画面に戻って「完了」を押すと、設定が完了します。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにし、動作確認をしてみましょう。
Yoomでは、Gmailを使った様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
様々な業務工程を自動化することで、業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
会議の音声データを自動で文字起こしし、Gmailで共有する仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていた会議の録音データの聞き起こしや、議事録の作成・共有といった一連の作業にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、会議後の情報共有が速やかになり、チーム全体の生産性向上に繋がるのです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：録音済みの音声ファイルも文字起こしできますか？
A：
はい、可能です。以下のテンプレートのようにファイルをDropboxなどに保存してダウンロードし、音声データを文字起こしすることができます。
Q：AIの文字起こし精度はどの程度ですか？
A：
Yoomの文字起こし機能は、AIを活用することで高い精度を実現しています。しかしながら、専門用語などをどの程度読み取れるかなどは未知の部分もありますので、設定後に「テスト」を実行し、文字起こしが正しく行われているかを確認するのがおすすめです。
Q：AI要約で特定の項目を抽出できますか？
A：
はい、AI要約時点でプロンプトをさらに細かく指定することで可能です。
例えば「決定事項」「ToDoリスト」「懸念点」などを箇条書きで細かく抜き出す指示を出してテストしてみてください。
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