Dropboxにコールセンターの音声ファイルがアップロードされたらAIで文字起こしと解析を行い、Notionに追加する

■概要

コールセンターに日々蓄積される音声ファイル、その文字起こしや内容の分析、そして記録作業に多くの時間を費やしていませんか？
手作業では手間がかかるだけでなく、情報の抜け漏れや入力ミスといった課題もつきものです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルがアップロードされると、AIが自動で文字起こしと内容解析を行います。
さらに、その結果をNotionに自動で記録するため、作業時間の短縮が見込めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとNotionを利用し、コールセンターの音声ファイル管理を効率化したい方
• AIによる音声データの文字起こしや内容解析を通じて、業務の自動化を進めたい方
• 手作業によるデータ入力のミスを減らし、顧客対応の品質向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、文字起こし、AI解析、Notionへの記録までの流れを自動化できます。
• 手作業による文字起こしやデータ転記に伴う入力間違いや情報抜けといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応記録の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したフォルダに新しい音声ファイルがアップロードされるとフローが起動します。
3. 続いて、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルを取得します。
4. 次に、「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルからテキストデータを生成します。
5. さらに、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータをもとに、AIが内容の要約や感情分析などを行います。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを選択し、文字起こしされたテキストやAIによる解析結果を指定のデータベースへ自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたい音声ファイルが保存されている特定のフォルダIDを任意で設定してください。
• 「テキストを生成する」では、AIにどのような指示（プロンプト）を与えるかを自由にカスタマイズできます。例えば、前段のステップで取得した文字起こし内容を変数として埋め込み、「この会話の要点を3つにまとめてください」や「クレームが含まれているか判定してください」といった具体的な指示を出すことで、目的に応じた動的なメッセージや分析結果を生成することが可能です。
• Notionの「レコードを追加する」では、前段で取得した値を任意に引用・設定できます。

■注意事項

• DropBox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。