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「会議が終わるたびに録音データを聞き返して文字起こしするのが大変…」
「作成した議事録をZoho Mailで関係者に共有する作業に追われて、本来の業務が進まない…」
このように、会議後の議事録作成や共有といった一連の作業に、多くの時間と手間を取られていませんか？
もし、会議の音声データを自動で文字起こしし、その内容を議事録としてZoho Mailで関係者に自動で送信できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの定型業務から解放され、会議で決まった次のアクションや企画立案といった、より創造的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには会議などの音声データを自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、オンライン会議の音声データを自動で文字起こしし、その内容をZoho Mailで関係者に送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Mail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはじめに、YoomとZoho Mailを連携して、操作が行えるようにしていきます。
マイアプリ登録の基本的な設定方法については、以下の動画で詳しく解説します！
マイアプリ＞新規接続の画面から「Zoho Mail」を検索し、クリックしてください。
Zoho上でお使いのデータセンターに応じて、ドメインを登録します。
権限設定のページに遷移しますので、権限をすべて許可してください。チェックボックスにチェックを入れて、「承諾する」をクリックすればOKです。
するとマイアプリ連携が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
まず、フローの第一段階であるWeb会議トリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。
もちろんZoomをご利用いただいても構いません。
まず、会議ツールにてWeb会議の招待URLを発行して、Yoomの管理画面に入力しましょう。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。
この状態になりますとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
Yoom設定画面に戻り、会議の文字起こし結果と取得した値が入っていればOKです。
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次にAIで要約を行っていきます。「要約」をクリックしてください。
要約対象のテキストは、前ステップで取得した値から「会議内容の文字起こし」を選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
その他AI要約にかかわる項目を、今回は以下のように設定しました。
ここまで入力したらテストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
文言の調整を行いたい場合は、前の項目の「要約の条件」を足すなどして調整してみてくださいね。
納得のいく要約となったら、「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
最後に要約した議事録をZoho Mailで送信送信します。
「メールを送信」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
確認ができたら「次へ」で進みます。
アカウントIDは「候補」に表示されますので、そこから入力してください。
送信者のメールアドレスは、Zoho Mailに登録しているメールアドレスを入力してください。違うものを入れるとエラーになります。
受信者のメールアドレスは、議事録を送信したいアドレスを入力します。CCやBCCも入力できますので、必要に応じて入力してください。
件名は「日付」などの項目を使ってわかりやすく入力してみてください。
今回は以下のように設定しました。
メール本文には取得した値から、「要約結果」を選択しました。
このほかにもメール受信に関して設定できる項目がありますので、必要に応じて設定してください。
これにより、Web会議ごとに変わる情報をZoho Mailへ動的に反映できます。
