「会議が終わるたびに録音データを聞き返して文字起こしするのが大変…」
「作成した議事録をZoho Mailで関係者に共有する作業に追われて、本来の業務が進まない…」
このように、会議後の議事録作成や共有といった一連の作業に、多くの時間と手間を取られていませんか？
もし、会議の音声データを自動で文字起こしし、その内容を議事録としてZoho Mailで関係者に自動で送信できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの定型業務から解放され、会議で決まった次のアクションや企画立案といった、より創造的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには会議などの音声データを自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
オンライン会議の音声を自動で文字起こしし、議事録をZoho Mailで送信する
試してみる
会議の音声を文字起こししてZoho Mailで送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、オンライン会議の音声データを自動で文字起こしし、その内容をZoho Mailで関係者に送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Mail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zoho Mailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにし、テスト実行
オンライン会議の音声を自動で文字起こしし、議事録をZoho Mailで送信する
試してみる
ステップ1：Zoho MailとYoomを連携する
まずはじめに、YoomとZoho Mailを連携して、操作が行えるようにしていきます。
マイアプリ登録の基本的な設定方法については、以下の動画で詳しく解説します！
Zoho MailとYoomの連携方法
マイアプリ＞新規接続の画面から「Zoho Mail」を検索し、クリックしてください。
Zoho上でお使いのデータセンターに応じて、ドメインを登録します。
権限設定のページに遷移しますので、権限をすべて許可してください。チェックボックスにチェックを入れて、「承諾する」をクリックすればOKです。
するとマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
オンライン会議の音声を自動で文字起こしし、議事録をZoho Mailで送信する
試してみる
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Web会議トリガーの設定を行う
まず、フローの第一段階であるWeb会議トリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。
もちろんZoomをご利用いただいても構いません。
まず、会議ツールにてWeb会議の招待URLを発行して、Yoomの管理画面に入力しましょう。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。
この状態になりますとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
Yoom設定画面に戻り、会議の文字起こし結果と取得した値が入っていればOKです。
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：AIで要約を行う
次にAIで要約を行っていきます。「要約」をクリックしてください。
要約対象のテキストは、前ステップで取得した値から「会議内容の文字起こし」を選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
その他AI要約にかかわる項目を、今回は以下のように設定しました。
- 文字数：200（文字）
- 要約の条件：人名を除外して要約してください。
- 言語：空白（デフォルト値）
ここまで入力したらテストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
文言の調整を行いたい場合は、前の項目の「要約の条件」を足すなどして調整してみてくださいね。
納得のいく要約となったら、「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ5：Zoho Mailで送信する
最後に要約した議事録をZoho Mailで送信送信します。
「メールを送信」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
確認ができたら「次へ」で進みます。
アカウントIDは「候補」に表示されますので、そこから入力してください。
送信者のメールアドレスは、Zoho Mailに登録しているメールアドレスを入力してください。違うものを入れるとエラーになります。
受信者のメールアドレスは、議事録を送信したいアドレスを入力します。CCやBCCも入力できますので、必要に応じて入力してください。
件名は「日付」などの項目を使ってわかりやすく入力してみてください。
今回は以下のように設定しました。
メール本文には取得した値から、「要約結果」を選択しました。
このほかにもメール受信に関して設定できる項目がありますので、必要に応じて設定してください。
これにより、Web会議ごとに変わる情報をZoho Mailへ動的に反映できます。
必須項目を入力したらテストボタンをクリックします。
※テストボタンをクリックすると実際にメールが送信されますのでご注意ください。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
送信先のメーラーも見に行ってみましょう。
議事録のメールが届いていれば設定完了です。
Yoom設定画面に戻り、「完了」ボタンを押しましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Zoho Mailを使った自動化例
受信したメールや外部ツールの更新をトリガーに、通知・データ保存・環境構築を自動化します。
重要メールの共有や、ストレージへのフォルダ自動作成、OCRを活用した帳票管理までをシームレスに完結。
情報の集約と伝達を自動で行うことで、ビジネスの対応漏れを防ぎ、業務全体のスピードを向上させます。
Boxにファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた重要なファイルを、関係者が見落としてしまうことはないでしょうか。あるいは、ファイルを追加するたびに手作業でZoho Mailから通知を送る作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードを検知して、自動でZoho Mailから関係者へ通知メールを送信するため、BoxとZoho Mailを連携させることでこうした手作業をなくし、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxでファイルを管理し、Zoho Mailで関係者への通知を手作業で行っている方
・ファイルの見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現したい管理者の方
・BoxとZoho Mailを使った定型業務を自動化し、作業効率を高めたいと考えている方
■注意事項
・Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する」ワークフローです。これにより、複数のメールサービスを利用しているチームでも情報を一元管理でき、業務の効率化が図れます。手動での転送作業を減らし、重要なメールを見逃すリスクを低減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとZoho Mailの両方を日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・複数のメールアカウントを管理しており、メールの一元管理を目指している方
・メール転送作業に時間を取られており、業務効率化を図りたい方
・チーム内で情報共有をスムーズに行いたい管理者の方
・Gmail自動同期を活用して、メール管理を自動化したい方
■注意事項
・Gmail、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで請求書が送信されたら、OCRで読み取ってZoho Mailで自動通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームで請求書が送信されたら、OCRで読み取ってZoho Mailで通知する」ワークフローは、送られた請求書をOCRで自動解析して請求内容を抽出し、Zoho Mailで関係者に通知する業務ワークフローです。
経理業務を自動化することで、ヒューマンエラーを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで請求書を収集しているが、内容確認や通知に時間がかかっている経理担当者の方
・OCRで請求書の文字情報を自動抽出したいが、手順が複雑で悩んでいる財務担当者の方
・Zoho Mailで請求書受領や内容確認の通知を自動化して、手動送信の手間を省きたい経営者の方
・経理業務の自動化を進めたい中小企業の経理部門の方
・請求書処理フローの手順を統一してミスや抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、Zoho Mailでグループにメンバーを追加する
試してみる
■概要
顧客管理システム（CRM）であるHubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、Zoho Mailの特定グループに手動でメンバーを追加する作業に手間を感じていませんか。この作業は単純ですが、抜け漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Zoho MailのAPI連携などを意識することなく、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーに、自動でZoho Mailのグループへメンバーを追加し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとZoho Mailを併用し、コンタクト管理の二重入力に手間を感じている方
・Zoho MailのAPIを活用した連携に関心があり、顧客管理を効率化したいマーケティング担当者の方
・手作業によるメンバー追加の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・HubSpot、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Zoho Mailにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している取引先が増えるたび、関連するメールを整理するためにZoho Mailで手動でフォルダを作成していませんか？この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しい取引先が登録されると、自動でZoho Mailに関連フォルダが作成されます。Zoho Mail APIに関する専門知識がなくても、ノーコードで簡単に連携を構築でき、日々の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとZoho Mailを併用しており、取引先ごとの情報管理を効率化したいと考えている方
・Zoho Mail APIなどを活用した自動化を検討しているものの、開発リソースを割けない担当者の方
・手作業によるフォルダ作成業務をなくし、より重要な営業活動や顧客対応に集中したい方
■注意事項
・Salesforce、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで特定条件のメールを受信したら、Zoho Mailに通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、チームで利用しているZoho Mailへ手動で転送する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OutlookとZoho Mailの連携を自動化でき、特定のメール受信をトリガーに自動で通知を送信するため、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとZoho Mailを併用しており、メールの手動転送に手間を感じている方
・特定の顧客からのメールなど、重要な受信情報をチームへ確実に共有したいと考えている方
・メールの確認や転送作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・Outlook、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoho Mailでメールを受信したら、LINEに自動で通知する
試してみる
■概要
「Zoho Mailでメールを受信したら、LINEに自動で通知する」フローは、重要なメールを逃さずに確認できる業務ワークフローです。日々大量のメールが飛び交う中、重要な連絡を見落とすことなく、迅速に対応するための便利な仕組みです。Yoomを活用することで、Zoho MailとLINEを連携させ、メール受信時に自動的にLINEへ通知を送信します。これにより、メールチェックの手間を省きつつ、重要な情報を素早く把握できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にZoho Mailを使用しているビジネスパーソン重要なメールの通知を受け取りたい方
・LINEを主なコミュニケーションツールとして活用しているチームリーダー
・メールの確認作業を効率化し、業務時間を有効活用したいオフィスワーカー
・メールの重要度に応じた優先順位を自動で管理したい方
■注意事項
・Zoho Mail、LINEのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailでメールを受信したら、Notionのページに自動で取り込む
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信した重要なメールを、情報集約ツールであるNotionに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でNotionの指定ページに取り込むことが可能です。手作業によるメールとNotionの連携を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho MailとNotionを日常的に利用し、情報転記に手間を感じている方
・手作業による情報連携でのミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
・メールとNotionの連携を自動化し、情報集約の仕組みを構築したい方
■注意事項
・Zoho Mail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailでメールを受信したら、OneDriveにフォルダを自動で作成する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信したメールに関する情報を、手作業でOneDriveにフォルダを作成して管理していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho MailとOneDriveの連携をスムーズに実現し、特定のメール受信をトリガーとしてOneDriveに自動でフォルダを作成できます。
定型的なファイル管理業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受信した情報を基に、手作業でOneDriveのフォルダを作成している方
・Zoho MailとOneDriveの連携による業務効率化やファイル管理の自動化を検討している方
・定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務へリソースを集中させたい方
■注意事項
・Zoho Mail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoho Mailで特定のタグのメールを受信したらSlackに通知する
試してみる
■概要
「Zoho Mailで特定のタグのメールを受信したらSlackに通知する」フローは、メール管理を効率化し、チーム間のコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。
毎日の業務で大量のメールを処理する中で、重要なメールを見逃してしまうことはありませんか？特定のタグを付けることで、必要な情報だけを迅速にSlackに通知するこのフローを活用すれば、情報共有がスムーズになり、チーム全体の生産性向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に使用しており、メール管理に課題を感じている方
・Slackを活用してチームコミュニケーションを強化したいビジネスパーソン
・特定のメールを即時にチームに共有し、迅速な対応を求めるプロジェクトリーダー
・業務の効率化を図り、手動でのメール通知作業を自動化したい方
■注意事項
・Zoho MailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
会議の音声データを自動で文字起こししてZoho Mailで共有することで、これまで議事録作成と共有にかかっていた時間を削減し、ヒューマンエラーのリスクも解消できます。
これにより、会議の内容を正確に関係者へ展開でき、素早く次のアクションに移ることが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：文字起こしの精度はどの程度ですか？
A：
Yoomの文字起こし機能は、AIを活用することで高い精度を実現しています。
しかしながら、専門用語などをどの程度読み取れるかなどは、場合によっては未知の部分もありますので、設定後に「テスト」を実行し、文字起こしが正しく行われているかを確認するのがおすすめです。
Q：既存の録音・録画データを文字起こしできますか？
A：
はい、できます。
以下のテンプレートのように、ファイルをDropboxなどに保存してダウンロードし、音声データを文字起こしすることが可能です。
Dropboxにコールセンターの音声ファイルがアップロードされたらAIで文字起こしと解析を行い、Notionに追加する
試してみる
■概要
「Dropboxにコールセンターの音声ファイルがアップロードされたらAIで文字起こしと解析を行い、Notionに追加する」ワークフローは、Dropboxにアップロードされた音声ファイルをAIが文字起こしし、その結果をNotionに自動的に追加する仕組みです。これにより、音声データを効率的に処理し、Notionで情報を一元管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを使用して音声データを管理している方
・Notionでの情報整理や管理を行っている担当者
・コールセンターの音声データを効率よく管理したいチームリーダー
・顧客対応の内容をNotionで整理し、共有したい方
■注意事項
・DropBox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
Q：処理に失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：
メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
