Boxにファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する

■概要

Boxにアップロードされた重要なファイルを、関係者が見落としてしまうことはないでしょうか。あるいは、ファイルを追加するたびに手作業でZoho Mailから通知を送る作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードを検知して、自動でZoho Mailから関係者へ通知メールを送信するため、BoxとZoho Mailを連携させることでこうした手作業をなくし、迅速な情報共有を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Boxでファイルを管理し、Zoho Mailで関係者への通知を手作業で行っている方
• ファイルの見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現したい管理者の方
• BoxとZoho Mailを使った定型業務を自動化し、作業効率を高めたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルが追加されると自動でZoho Mailから通知が送られるため、手作業でのメール作成・送信にかかる時間を削減できます。
• 手作業による通知の送信漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでZoho Mailを選択し、「メールを送信」アクションを設定して通知内容を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、通知を起動する対象としたいフォルダを、任意のコンテンツIDで指定してください。
• Zoho Mailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知元として使用するアカウントIDを任意で設定してください。

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■注意事項

• Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。