オンライン会議の音声を自動で文字起こしし、議事録をZoho Mailで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Zoho Mail

を自動連携できます。

■概要

オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも時間のかかる作業ではないでしょうか。音声を聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、さらに内容をまとめてZoho Mailで共有するプロセスは、手間がかかり他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、会議の音声を自動で文字起こしし、その内容をZoho Mailで関係者に自動で送信できるため、議事録作成に関する一連の業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

オンライン会議後の文字起こしや議事録共有の作業に手間を感じている方
手作業での議事録作成による要約の抜け漏れや共有遅延を防ぎたい方
Zoho Mailを日常的に利用しており、会議に関連する業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

会議が終了すると自動で文字起こしからメール送信までが実行されるため、議事録作成や共有に費やしていた時間を短縮できます。
手作業による文字起こしの聞き間違いや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、Zoho MailをYoomと連携します。
次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、「Web会議が終了したら」というアクションを設定し、会議の音声を自動で文字起こしします。
次に、オペレーションで要約機能を選択し、「要約する」アクションで文字起こしされたテキストを要約します。
最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信する」アクションを設定し、要約した内容を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Web会議トリガーでは、自動化の対象としたいオンライン会議の招待URLを任意で設定してください。
要約機能では、要約の対象とするテキストや、出力する文字数を任意で設定することが可能です。
Zoho Mailのメール送信アクションでは、前段のフローで取得した文字起こしや要約の結果を引用し、宛先や件名、本文を自由に設定できます。

■注意事項

Zoho mailとYoomを連携してください。
Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Zoho Mail

YoomではZoho Mailとノーコードで連携し、API経由でZoho Mailの操作を自動化することが可能です。例えば、Zoho Mailで受信したメールに対する返信文の下書きをAIで自動的に作成したり、Google SheetsやNotionの情報を使用して自動的にZoho Mailでメールを送信するといったことが可能です。

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