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「Web会議が終わるたびに、録音を聞き返して文字起こしするのが面倒…」
「手作業で議事録を作成してLINE WORKSで共有するのに時間がかかり、情報共有が遅れてしまう…」
このように、会議後の文字起こしや議事録作成、チームへの共有といった一連の作業に、多くの時間と手間を取られていませんか？
もし、Web会議が終了したタイミングで音声が自動で文字起こしされ、その内容がLINE WORKSに共有される仕組みがあれば、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
その結果、会議内容をスピーディーに共有でき、スムーズに次のアクションや意思決定につなげられるようになります！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには、Web会議の音声を自動で文字起こしし、その内容をLINE WORKSへ共有できる自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここから代表的な例として、Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、その結果をLINE WORKSで共有するフローの作り方を解説します！
今回はYoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：LINE WORKS
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローを構築する前に、まずLINE WORKSのボットを作成しておきます。
詳細な手順は、LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法をご確認ください。
はじめにDeveloper Consoleに管理者権限のあるアカウントでログインしてください。
サイドメニューから「Bot」を選択し、「登録」をクリックします。
ボット登録画面が開いたら、以下のように設定します。
設定が完了したら、保存しましょう。
通常のLINE WORKSの画面を開き、右上のアプリ選択アイコンをクリックし、「管理者画面」を選びます。
サイドメニューから「サービス→Bot」を開き、「Botの追加」をクリックしてください。
先ほど作成したボットにチェックを入れ、「追加」をクリックします。
ボット一覧に追加したボットが表示されていれば、設定完了です！
※もしBot名の横にカギマークが表示されている場合は、そのアイコンをクリックし、Botを公開設定に変更してください。
LINE WORKSのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
下記バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
※なお、オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、Web会議が終了したら会議内容を自動で文字起こしするための設定を行います。
マイプロジェクトから、「【コピー】Web会議を開始すると自動で文字起こしし、LINE WORKSで共有する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「Web会議トリガー」をクリックします。
文字起こしの詳しい設定手順やミーティングの予約・開始方法は、Web会議トリガーの設定方法をご確認ください。
はじめに、ZoomまたはGoogle Meetで会議を作成します。
ここでは例として、Zoomを使用します。
続いて、発行された会議URLに入室します。
テンプレートに戻り、「Web会議の招待URL（テスト用）」に、現在入室している会議のURLを入力します。
入力できたら、「文字起こしのテストを開始」をクリックしましょう。
YoomのボットがWeb会議に入室したことを確認したら、発話を開始しましょう。
※ボットの入室リクエストが表示された場合は、権限を持つ参加者が承諾してください。
録音がはじまると、以下のレコーディング画面が表示されます。
発話が終わったら、Web会議を終了するか、テンプレート画面の「書き起こしを停止」をクリックします。
その後、自動で文字起こしが開始され、以下のように取得した結果が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに最新のデータに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
内容を確認したら、保存しましょう。
このステップでは、会議の文字起こしデータをAIで要約する設定を行います。
テンプレート内の「要約」をクリックしてください。
はじめに、要約時のアクションを指定します。
デフォルトでは、「GPT4o-mini｜15,000文字以内の文章の要約（2タスク）」が選択されています。
変更したい場合は、アクションの右側にある「変更」をクリックしてください。
以下の選択肢が表示されるので、出力したい文字数に合わせてアクションを選びましょう。
【注意点】
※プロンプトの文字数に応じて、消費タスク数が異なる点にご注意ください。無料タスク数の上限に達すると、ボットを起動できなくなります。詳しくは、各プランの機能制限や使用上限の一覧をご参照ください。
※フローボットのテストではタスクを消費しませんが、トリガーをONにすると、エラーになる手前までのタスクは消費されます。
要約対象のテキストには、「会議内容の文字起こし」が自動で入力されています。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「Web会議トリガー」内にある「会議内容の文字起こし」を選択してください。
文字数は、デフォルトで500文字に設定されています。
必要に応じて、任意の文字数に変更しましょう。
次に、要約条件（プロンプト）を設定します。
ここでは、AIに対してどのように要約してほしいかを具体的に指示します。
プロンプト例：
あなたは会議議事録作成の専門家です。
「要約対象のテキスト」で指定した会議内容を、以下の要件に従って整理・要約してください。
1）会議概要
2）議題ごとの主要ポイント
3）決定事項
4）アクションアイテム（担当者・期限）
5）懸念点・未解決事項
6）次回までの課題
文章は客観的・簡潔にし、重複は統合してください。
改行を入れて視認性を高めてください。
AIによるアウトプットだとわかる「*」は絶対に出力しないでください。
最後に「言語」欄で、出力したい言語を必要に応じて設定します。
すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、完了してください。
このステップでは、音声ファイルをLINE WORKSに送信するために必要なアップロード用URLを取得する設定を行います。
テンプレート内の「ファイルのアップロードURLの取得」をクリックしてください。
はじめに、アクションとアカウント情報を確認します。
設定内容を確認したら、次へ進みましょう。
ボットIDは、以下のいずれかの方法で設定してください。
LINE WORKS管理画面からボットIDを取得する際は、まず「サービス→Bot」をクリックしてください。
事前に作成したボットの「Bot No.」をコピーし、Yoomの入力欄に貼り付けます。
ファイル名は任意の名前でOKです。
設定が終わったら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしてください。
このステップでは、ステップ5で取得したアップロードURLに音声ファイルを送信する設定を行います。
テンプレート内の「ファイルのアップロードを実行」をクリックしてください。
「ファイルのアップロードを実行」アクションが選択されていることを確認し、次へ進みます！
続いて、APIの接続設定です。
以下のように設定しましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は、最大300MBです。アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるためご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
設定内容を確認したら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、完了します。
このステップでは、LINE WORKSの指定したトークルームに音声ファイルを送信する設定を行います。
テンプレート内の「トークルームにファイルを送信」をクリックしてください。
「トークルームにファイルを送信」アクションが選択されていることを確認し、次へ進みましょう。
次に、音声ファイルの送信先を指定します。
ボットIDは、ステップ5と同様の方法で入力してください。
トークルームIDは、以下の方法で取得します。
まず連携したいトークルームを開き、メニューから「チャンネルID」を選びます。
以下の画面が表示されたら、「チャンネルIDをコピー」をクリックしてください。
Yoomの画面に戻り、コピーしたチャンネルIDを貼り付けます。
指定したトークルームにファイルを送信するためには、事前に作成したボットを招待しておく必要があります。
トークルームのメニューから「招待」をクリックしてください。
「Bot」タブを開き、招待したいボットにチェックを入れて「OK」をクリックします。
トークルームに「〇〇さんが{ボット名}さんを招待しました。」と表示されていればOKです！
ファイルIDは、ステップ6で取得した値が選択されています。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「ファイルのアップロードを実行」内の「ファイルID」を選択しましょう。
すべての設定が完了したら、テストを実行します！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
指定したトークルームを開き、音声ファイルが送信されていれば連携は成功です！
必要に応じて詳細設定を行い、完了します。
このステップでは、AIで要約した会議内容のテキストを、LINE WORKSの指定したトークルームに送信する設定を行います。
テンプレート内の「トークルームにメッセージを送信」をクリックしてください。
「トークルームにメッセージを送信」アクションが選択されていることを確認し、次へ進みます！
次に、メッセージを送信するトークルームを指定します。
ボットIDとトークルームIDは、ステップ5とステップ7と同じ手順で入力してください。
メッセージ欄には、AIで要約したテキストがあらかじめ入力されています。
必要に応じて内容を編集したり、追記したりできます。
すべての設定が終わったら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
実際にトークルームを開き、メッセージが送信されていれば連携成功です！
最後に必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしてください。
お疲れさまでした！
「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
さっそくフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
これで、Web会議が終了したら自動で文字起こし・要約され、その結果と音声ファイルがLINE WORKSに送信されるようになります！
LINE WORKSを活用した自動化は、今回ご紹介した「Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、その結果をLINE WORKSで共有する」フロー以外にもさまざまな業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
HubSpot、Salesforce、Shopifyなどの更新をLINE WORKSに集約・通知が可能です。情報の集約から業務実行までをチャット上で完結させます。
■概要
BubbleでThingが作成されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カスタマーサポートチーム
・Bubbleで開発したアプリケーションのユーザーからの問い合わせに対してLINE WORKSで管理している方
・ユーザーの属性や利用状況を把握して、よりパーソナライズされたサポートを提供したい方
2.マーケティングチーム
・Bubbleで開発したアプリケーションのプロモーション活動を行い、LINE WORKS上で効果測定や改善策の検討を行っている方
・新しいユーザーの獲得状況をリアルタイムで把握してマーケティング戦略の改善に繋げたい方
■このテンプレートを使うメリット
BubbleはWebアプリケーション開発を効率化する強力なツールですが、Thingが作成されたことをチームメンバーに迅速に伝えることは、円滑な連携と迅速な対応に不可欠です。しかし、BubbleのThing作成を都度確認し、LINE WORKSに手動で通知するのは、時間と手間がかかり、対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用することによって、BubbleでThingが作成されたら、LINE WORKSに自動で通知されるため、チームメンバーは確認作業や通知作業を行う必要がなくなり業務の効率化を図ることができます。また人的ミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報共有も可能となります。
■注意事項
・Bubble、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、LINE WORKSの任意のトークルームに通知します。
投稿先のトークルームやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のトークルームやメッセージ内容を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォーム、LINE WORKSそれぞれとのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
WordPressで記事が公開されたら、LINE WORKSのトークルームに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressでブログやWebサイトを運営している方
・記事の公開情報をチームメンバーや関係者に迅速に共有したい方
・記事公開後のプロモーション活動やSNS投稿を効率化したい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.WordPressとLINE WORKSを連携させて情報共有を効率化したいチーム
・記事公開をLINE WORKSで通知することで、チームメンバーの意識向上やサイトへのトラフィック増加につなげたい方
・記事公開後にLINE WORKS上で議論やフィードバックを行いたい方
3.手入力の作業を減らし、WordPressとLINE WORKSのアクションを自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・WordPressで記事が公開された情報を手動でLINE WORKSへ入力する必要がなくなり、大幅な時間短縮に繋がることによって業務の効率化を図ることができます。
・WordPressで記事が公開された直後にLINE WORKSのトークルームに通知が届くため、迅速な情報共有が可能となります。
・LINE WORKSに通知する内容や通知先のチャンネルなどを自由にカスタマイズすることができるため、自社の運用に合わせて柔軟に対応できます。
・手入力による通知に伴うミス（通知漏れや誤送信などのヒューマンエラー）を防止ぐことができます。
・記事公開情報をLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的なプロモーション活動に繋がります。
■注意事項
・WordPress、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatとLINE WORKSを併用しているチーム
・部署間やプロジェクトチーム間でコミュニケーションツールが異なる場合に、Google ChatのメッセージをLINE WORKSに自動転送することで、情報共有を効率化したい方
・Google Chatの特定のスペースの投稿をLINE WORKSの特定のトークルームに通知し、重要な情報の見逃しを防ぎたい方
2.Google Chatの情報をLINE WORKSに集約して管理したい方
・Google ChatのメッセージをLINE WORKSにアーカイブし、過去のやり取りを検索しやすくしたい方
・LINE WORKSをメインのコミュニケーションツールとして利用しており、Google Chatからの通知も一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・コミュニケーションツールを切り替える手間が省け、業務効率が向上します。
・Google ChatとLINE WORKSを連携させることで、異なるコミュニケーションツール間での情報共有を効率化し、チームのコミュニケーションを円滑にします。
■注意事項
・Google Chat、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、LINE WORKSに通知することができます。
通知を受け取ることで、スピーディーなフォローアップが可能になります。
通知先のトークルームは任意のトークルームを指定することが可能です。
■設定方法
HubSpotとLINE WORKSをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
HubSpotのトリガーで「新規コンタクトが登録されたら」を選択し、連携アカウントを設定してください。
LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」オペレーションで、連携アカウント、送信先のルーム、メッセージ内容を設定してください。
HubSpotから取得したコンタクト情報をメッセージに含めることができます。
トリガーをONに変更されると、HubSpotに新規コンタクトが登録された際に、その情報を含む通知が指定したLINE WORKSルームに送信されます。
■注意事項
・各アプリで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・LINE WORKSの設定情報を変更してご利用ください。
■概要
LINE WORKSで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.LINE WORKSを利用してコミュニケーションをとっている方
・チームメンバーと日常的にLINE WORKSでやり取りしており、重要なタスクの見逃しを防ぎたい方
・LINE WORKSに投稿された内容をプロジェクト管理ツールに簡単に反映させたい方
2.Asanaをプロジェクト管理・タスク管理ツールとして活用している企業
・LINE WORKSでの指示やタスク情報を漏れなくAsanaで管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、タスク管理の効率化を図ることができます。
LINE WORKSの情報をもとにAsanaにタスクが自動追加されるため、手動での追加作業が削減されます。
これにより、担当者は余った時間を他の業務に充てることができるため、業務効率化に寄与します。
また、自動でタスクが追加されるため、タスクの把握漏れが削減されます。
あとで追加しようと思っていたタスクを追加し忘れて対応漏れが出てしまった、という事態を未然に防止できます。
■注意事項
・LINE WORKSとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
LINE WORKSでのやり取りからZoomミーティングを設定し、参加者に案内メールを送る作業は、何度も行うと手間がかかるのではないでしょうか。手作業での情報コピー＆ペーストは、ミーティング情報の間違いや連絡漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSへの特定投稿をきっかけに、Zoomミーティングの作成と案内メールの送信までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
LINE WORKSでの報告や連絡事項を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。こうしたルーティンワークは時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、LINE WORKSとMicrosoft Excelを連携させ、特定のメッセージが投稿された際に自動で内容をMicrosoft Excelファイルに記録します。手作業によるexcelとlineの連携業務を自動化し、正確かつ迅速な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceに新しい商談が登録されるたびに、内容を確認してLINE WORKSへ手動で通知するのは手間がかかるだけでなく、共有の遅れや漏れにつながりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの商談登録をトリガーとして、担当者や関連部署へLINE WORKSで自動通知が可能です。これにより、情報共有のスピードと正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Shopifyに注文が発生したら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyプラットフォームを利用するEC事業者
・顧客対応や受注処理の効率化を目指す企業
・LINE WORKSを社内コミュニケーションツールとして導入済みの企業
■このテンプレートを使うメリット
・迅速な注文対応により、顧客体験価値(CX)向上に貢献することができます。
・チーム内コミュニケーションを活性化し、情報伝達のタイムラグを削減することができます。
■注意事項
・Shopify、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Web会議の内容を文字起こしし、LINE WORKSに連携する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を削減し、情報共有にかかる手間も軽減できます。
これにより、会議の参加者全員が内容を素早く確認でき、次のアクションへスムーズに進めるため、チーム全体の生産性向上にもつながります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：文字起こし結果で発言者を区別できますか？
A：
はい、可能です。
文字起こし結果には、発言者のアカウント名も反映されます。
そのため、誰がどの発言をしたのかも記録できます。
Q：LINE WORKSへの通知で特定のメンバーにメンションできますか？
A：
はい、可能です。
特定のメンバーにメンションするには、<m userId=\"userId\">と記載してください。
たとえば、ユーザーIDが12345の場合、<m userId=\"12345\">と記載します。
詳しくは、LINE WORKS メンション先の設定方法をご確認ください。
Q：長時間の会議で音声ファイルが容量上限を超えた場合はどうなりますか？
A：
音声ファイルが容量上限を超えると、エラーになります。
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
