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「Web会議が終わるたびに、録音を聞き返して文字起こしするのが面倒…」
「手作業で議事録を作成してLINE WORKSで共有するのに時間がかかり、情報共有が遅れてしまう…」
このように、会議後の文字起こしや議事録作成、チームへの共有といった一連の作業に、多くの時間と手間を取られていませんか？
もし、Web会議が終了したタイミングで音声が自動で文字起こしされ、その内容がLINE WORKSに共有される仕組みがあれば、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
その結果、会議内容をスピーディーに共有でき、スムーズに次のアクションや意思決定につなげられるようになります！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには、Web会議の音声を自動で文字起こしし、その内容をLINE WORKSへ共有できる自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここから代表的な例として、Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、その結果をLINE WORKSで共有するフローの作り方を解説します！
今回はYoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：LINE WORKS
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローを構築する前に、まずLINE WORKSのボットを作成しておきます。
詳細な手順は、LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法をご確認ください。
はじめにDeveloper Consoleに管理者権限のあるアカウントでログインしてください。
サイドメニューから「Bot」を選択し、「登録」をクリックします。
ボット登録画面が開いたら、以下のように設定します。
設定が完了したら、保存しましょう。
通常のLINE WORKSの画面を開き、右上のアプリ選択アイコンをクリックし、「管理者画面」を選びます。
サイドメニューから「サービス→Bot」を開き、「Botの追加」をクリックしてください。
先ほど作成したボットにチェックを入れ、「追加」をクリックします。
ボット一覧に追加したボットが表示されていれば、設定完了です！
※もしBot名の横にカギマークが表示されている場合は、そのアイコンをクリックし、Botを公開設定に変更してください。
LINE WORKSのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
下記バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
※なお、オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、Web会議が終了したら会議内容を自動で文字起こしするための設定を行います。
マイプロジェクトから、「【コピー】Web会議を開始すると自動で文字起こしし、LINE WORKSで共有する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「Web会議トリガー」をクリックします。
文字起こしの詳しい設定手順やミーティングの予約・開始方法は、Web会議トリガーの設定方法をご確認ください。
はじめに、ZoomまたはGoogle Meetで会議を作成します。
ここでは例として、Zoomを使用します。
続いて、発行された会議URLに入室します。
テンプレートに戻り、「Web会議の招待URL（テスト用）」に、現在入室している会議のURLを入力します。
入力できたら、「文字起こしのテストを開始」をクリックしましょう。
YoomのボットがWeb会議に入室したことを確認したら、発話を開始しましょう。
※ボットの入室リクエストが表示された場合は、権限を持つ参加者が承諾してください。
録音がはじまると、以下のレコーディング画面が表示されます。
発話が終わったら、Web会議を終了するか、テンプレート画面の「書き起こしを停止」をクリックします。
その後、自動で文字起こしが開始され、以下のように取得した結果が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに最新のデータに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
内容を確認したら、保存しましょう。
このステップでは、会議の文字起こしデータをAIで要約する設定を行います。
テンプレート内の「要約」をクリックしてください。
はじめに、要約時のアクションを指定します。
デフォルトでは、「GPT4o-mini｜15,000文字以内の文章の要約（2タスク）」が選択されています。
変更したい場合は、アクションの右側にある「変更」をクリックしてください。
以下の選択肢が表示されるので、出力したい文字数に合わせてアクションを選びましょう。
【注意点】
※プロンプトの文字数に応じて、消費タスク数が異なる点にご注意ください。無料タスク数の上限に達すると、ボットを起動できなくなります。詳しくは、各プランの機能制限や使用上限の一覧をご参照ください。
※フローボットのテストではタスクを消費しませんが、トリガーをONにすると、エラーになる手前までのタスクは消費されます。
要約対象のテキストには、「会議内容の文字起こし」が自動で入力されています。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「Web会議トリガー」内にある「会議内容の文字起こし」を選択してください。
文字数は、デフォルトで500文字に設定されています。
必要に応じて、任意の文字数に変更しましょう。
次に、要約条件（プロンプト）を設定します。
ここでは、AIに対してどのように要約してほしいかを具体的に指示します。
プロンプト例：
あなたは会議議事録作成の専門家です。
「要約対象のテキスト」で指定した会議内容を、以下の要件に従って整理・要約してください。
1）会議概要
2）議題ごとの主要ポイント
3）決定事項
4）アクションアイテム（担当者・期限）
5）懸念点・未解決事項
6）次回までの課題
文章は客観的・簡潔にし、重複は統合してください。
改行を入れて視認性を高めてください。
AIによるアウトプットだとわかる「*」は絶対に出力しないでください。
最後に「言語」欄で、出力したい言語を必要に応じて設定します。
すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、完了してください。
このステップでは、音声ファイルをLINE WORKSに送信するために必要なアップロード用URLを取得する設定を行います。
テンプレート内の「ファイルのアップロードURLの取得」をクリックしてください。
はじめに、アクションとアカウント情報を確認します。
設定内容を確認したら、次へ進みましょう。
ボットIDは、以下のいずれかの方法で設定してください。
LINE WORKS管理画面からボットIDを取得する際は、まず「サービス→Bot」をクリックしてください。
事前に作成したボットの「Bot No.」をコピーし、Yoomの入力欄に貼り付けます。
ファイル名は任意の名前でOKです。
設定が終わったら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしてください。
このステップでは、ステップ5で取得したアップロードURLに音声ファイルを送信する設定を行います。
テンプレート内の「ファイルのアップロードを実行」をクリックしてください。
「ファイルのアップロードを実行」アクションが選択されていることを確認し、次へ進みます！
続いて、APIの接続設定です。
以下のように設定しましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は、最大300MBです。アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるためご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
設定内容を確認したら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、完了します。
このステップでは、LINE WORKSの指定したトークルームに音声ファイルを送信する設定を行います。
テンプレート内の「トークルームにファイルを送信」をクリックしてください。
「トークルームにファイルを送信」アクションが選択されていることを確認し、次へ進みましょう。
次に、音声ファイルの送信先を指定します。
ボットIDは、ステップ5と同様の方法で入力してください。
トークルームIDは、以下の方法で取得します。
まず連携したいトークルームを開き、メニューから「チャンネルID」を選びます。
以下の画面が表示されたら、「チャンネルIDをコピー」をクリックしてください。
Yoomの画面に戻り、コピーしたチャンネルIDを貼り付けます。
指定したトークルームにファイルを送信するためには、事前に作成したボットを招待しておく必要があります。
トークルームのメニューから「招待」をクリックしてください。
「Bot」タブを開き、招待したいボットにチェックを入れて「OK」をクリックします。
トークルームに「〇〇さんが{ボット名}さんを招待しました。」と表示されていればOKです！
ファイルIDは、ステップ6で取得した値が選択されています。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「ファイルのアップロードを実行」内の「ファイルID」を選択しましょう。
すべての設定が完了したら、テストを実行します！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
指定したトークルームを開き、音声ファイルが送信されていれば連携は成功です！
必要に応じて詳細設定を行い、完了します。
このステップでは、AIで要約した会議内容のテキストを、LINE WORKSの指定したトークルームに送信する設定を行います。
テンプレート内の「トークルームにメッセージを送信」をクリックしてください。
「トークルームにメッセージを送信」アクションが選択されていることを確認し、次へ進みます！
次に、メッセージを送信するトークルームを指定します。
ボットIDとトークルームIDは、ステップ5とステップ7と同じ手順で入力してください。
メッセージ欄には、AIで要約したテキストがあらかじめ入力されています。
必要に応じて内容を編集したり、追記したりできます。
すべての設定が終わったら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
実際にトークルームを開き、メッセージが送信されていれば連携成功です！
最後に必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしてください。
お疲れさまでした！
「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
さっそくフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
これで、Web会議が終了したら自動で文字起こし・要約され、その結果と音声ファイルがLINE WORKSに送信されるようになります！
LINE WORKSを活用した自動化は、今回ご紹介した「Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、その結果をLINE WORKSで共有する」フロー以外にもさまざまな業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
HubSpot、Salesforce、Shopifyなどの更新をLINE WORKSに集約・通知が可能です。情報の集約から業務実行までをチャット上で完結させます。
Web会議の内容を文字起こしし、LINE WORKSに連携する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を削減し、情報共有にかかる手間も軽減できます。
これにより、会議の参加者全員が内容を素早く確認でき、次のアクションへスムーズに進めるため、チーム全体の生産性向上にもつながります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：文字起こし結果で発言者を区別できますか？
A：
はい、可能です。
文字起こし結果には、発言者のアカウント名も反映されます。
そのため、誰がどの発言をしたのかも記録できます。
Q：LINE WORKSへの通知で特定のメンバーにメンションできますか？
A：
はい、可能です。
特定のメンバーにメンションするには、<m userId=\"userId\">と記載してください。
たとえば、ユーザーIDが12345の場合、<m userId=\"12345\">と記載します。
詳しくは、LINE WORKS メンション先の設定方法をご確認ください。
Q：長時間の会議で音声ファイルが容量上限を超えた場合はどうなりますか？
A：
音声ファイルが容量上限を超えると、エラーになります。
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
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