Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Gmailに届いたPDFファイルの内容を自動的にOCRで読み取り、Google スプレッドシートにそのデータを整理して追加するプロセスを自動化します。これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、メールで受信した情報を効率的にデータベース化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するPDFデータを迅速に整理し、Google スプレッドシートに入力したい方
・日々大量のPDFを処理し、手動で入力する手間を減らしたいビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを活用してデータを一元管理し、メールからのデータ抽出を自動化したいIT担当者
・データ入力作業を効率化し、時間を節約したい企業の経営者や担当者
・PDFファイルから正確にデータを抽出して、スプレッドシートに整理したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「請求書やアンケート結果のPDFに含まれる表データを、いちいちGoogle スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしている…」「大量のPDFファイルから情報を転記する作業に時間がかかりすぎて、本来の分析業務が進まない…」
このように、PDF内の表データをGoogle スプレッドシートに手作業で移すことに、手間や非効率さを感じていませんか？
もし、PDFファイル内の表形式のデータを自動的に読み取り、Google スプレッドシートの指定した場所へ正確に転記できる仕組みがあれば、このような定型的な作業から解放され、データの入力ミスを防ぎつつ、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFの表データを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Gmailに届いたPDFファイルの内容を自動的にOCRで読み取り、Google スプレッドシートにそのデータを整理して追加するプロセスを自動化します。これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、メールで受信した情報を効率的にデータベース化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するPDFデータを迅速に整理し、Google スプレッドシートに入力したい方
・日々大量のPDFを処理し、手動で入力する手間を減らしたいビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを活用してデータを一元管理し、メールからのデータ抽出を自動化したいIT担当者
・データ入力作業を効率化し、時間を節約したい企業の経営者や担当者
・PDFファイルから正確にデータを抽出して、スプレッドシートに整理したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
PDFの表をGoogle スプレッドシートへ自動転記する方法
PDFファイル内の表データをGoogle スプレッドシートへ自動的に転記・集約することで、手作業による入力の手間やミスを削減し、データ活用の迅速化を実現できます。
ここでは、様々なトリガーからGoogle スプレッドシートへのデータ転記を自動化する具体的な例を紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したPDFの表データをGoogle スプレッドシートに自動転記する
GmailやOutlookといったメールツールで受信したPDFファイルに記載された表データを自動的にOCRで読み取り、Google スプレッドシートの特定のセルに情報を転記することができるので、メールでの書類受領からデータ入力までのプロセスをシームレスに自動化し、手作業による転記ミスや作業時間の浪費を防ぎ、迅速なデータ整理を実現しましょう！
Outlookで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「Outlookで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Outlookに届いたPDFファイルの内容を自動的にOCRで読み取り、そのデータをGoogle スプレッドシートに整理して追加するプロセスを自動化します。これにより、PDFデータの手動入力を削減し、受信したメールの情報を効率的にデータベース化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信したPDFデータをGoogle スプレッドシートに効率よく整理したい方
手動でPDFデータを入力する手間を減らしたい業務担当者
Google スプレッドシートを活用してデータを一元管理し、PDFファイルからの情報抽出を自動化したいIT担当者
大量のPDFファイルの処理を効率化し、時間を節約したい企業の経営者や担当者
PDFファイルから正確なデータを抽出して、スプレッドシートに整理したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Gmailに届いたPDFファイルの内容を自動的にOCRで読み取り、Google スプレッドシートにそのデータを整理して追加するプロセスを自動化します。これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、メールで受信した情報を効率的にデータベース化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するPDFデータを迅速に整理し、Google スプレッドシートに入力したい方
・日々大量のPDFを処理し、手動で入力する手間を減らしたいビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを活用してデータを一元管理し、メールからのデータ抽出を自動化したいIT担当者
・データ入力作業を効率化し、時間を節約したい企業の経営者や担当者
・PDFファイルから正確にデータを抽出して、スプレッドシートに整理したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ストレージサービス上のPDFの表データをGoogle スプレッドシートに自動転記する
DropboxやBoxなどのオンラインストレージサービスにアップロードされたPDFファイルに含まれる表情報を自動で検出し、OCRでテキスト化してGoogle スプレッドシートに整理・記録することができるので、ストレージへのファイル保存をトリガーとして、データ入力プロセスを完全に自動化し、複数人でのファイル共有や管理が多い環境でも、効率的かつ正確なデータ集約が実現できます！
DropboxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「DropboxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Dropboxに保存されたPDFファイルの内容を自動的にOCRで読み取り、その情報をGoogle スプレッドシートに追加する業務ワークフローです。このプロセスにより、手動でPDFから情報を転記する手間を省き、効率的にデータ管理が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxにアップロードされたPDFファイルの内容を迅速にGoogle スプレッドシートに整理したい方
・手作業でのデータ転記を省きたい業務担当者
・DropboxとGoogle スプレッドシートを活用してデータ管理を自動化したいIT担当者
・PDFからの情報抽出を効率化し、業務をスムーズに進めたい企業の担当者
・OCR技術を活用してPDFデータの抽出精度を向上させたい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「BoxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Boxに保存されたPDFファイルをOCR技術を使って読み取り、そのデータをGoogle スプレッドシートに自動的に追加するプロセスを提供します。このワークフローを導入することで、手作業での情報入力を減らし、効率的なデータ管理が可能となります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存されたPDFデータをGoogle スプレッドシートに整理したい方
・手動でPDFを読み取る時間を短縮したい業務担当者
・BoxとGoogle スプレッドシートの連携を強化したいIT担当者
・PDFデータを迅速かつ正確にスプレッドシートに反映させたい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け付けたPDFの表データをGoogle スプレッドシートに自動転記する
GoogleフォームやYoomの独自フォームなどで受け付けたPDFファイル内の表データをOCR処理し、その結果をGoogle スプレッドシートへ自動で追加していくことができるので、アンケート回答や申込書など、フォーム経由で収集されるPDFからのデータ抽出と集計作業を効率化し、手入力の手間を削減しながらリアルタイムでのデータ更新を可能にします！
Googleフォームで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「Googleフォームで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Googleフォームで送信されたPDFファイルの内容を自動的にOCRで読み取り、そのデータをGoogle スプレッドシートに整理して追加するワークフローです。これにより、手作業でPDFを読み取る必要がなくなり、データの効率的な管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで送信されたPDFの内容をGoogle スプレッドシートに自動で整理したい方
・手動でPDFを読み取って入力する手間を削減したい業務担当者
・Google スプレッドシートにデータを整理したいGoogleフォームユーザー
・OCR技術を使ってPDFからの情報抽出作業を効率化したい方
・Googleフォームとスプレッドシートの連携を強化したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フォームで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「フォームで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、フォームで送信されたPDFファイルをOCR技術を使って読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに整理して追加するプロセスを自動化します。これにより、手作業でPDFからの情報入力を省き、データの効率的な管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで送信されたPDFをGoogle スプレッドシートに自動で整理したい方
・手動でPDFを読み取る作業を省きたい業務担当者
・Google スプレッドシートを使ってデータを整理している方
・OCRを活用してPDFからの情報抽出を効率化したい方
・Googleフォームを使ってPDFを受け取り、データ整理をスムーズにしたい方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailとGoogle スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に一致するメールを受信した際に、添付されたPDFファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定・OCR・Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Gmailに届いたPDFファイルの内容を自動的にOCRで読み取り、Google スプレッドシートにそのデータを整理して追加するプロセスを自動化します。これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、メールで受信した情報を効率的にデータベース化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するPDFデータを迅速に整理し、Google スプレッドシートに入力したい方
・日々大量のPDFを処理し、手動で入力する手間を減らしたいビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを活用してデータを一元管理し、メールからのデータ抽出を自動化したいIT担当者
・データ入力作業を効率化し、時間を節約したい企業の経営者や担当者
・PDFファイルから正確にデータを抽出して、スプレッドシートに整理したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Gmailの連携
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Gmailに届いたPDFファイルの内容を自動的にOCRで読み取り、Google スプレッドシートにそのデータを整理して追加するプロセスを自動化します。これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、メールで受信した情報を効率的にデータベース化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するPDFデータを迅速に整理し、Google スプレッドシートに入力したい方
・日々大量のPDFを処理し、手動で入力する手間を減らしたいビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを活用してデータを一元管理し、メールからのデータ抽出を自動化したいIT担当者
・データ入力作業を効率化し、時間を節約したい企業の経営者や担当者
・PDFファイルから正確にデータを抽出して、スプレッドシートに整理したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Gmailのトリガーアクション設定
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、具体的なGmailのトリガー条件を設定します。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Yoom」というラベルに振り分けられるように設定しました。
ラベルを作成して Gmail を整理する
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メールのフィルタルールの作成
なお、下記のようなPDFの表を添付しました。
Gmailでメールを送信したら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの入力を入力してください。
- トリガーの起動間隔：プランによって異なるため注意が必要です。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択しましょう。
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
- ラベル：先ほどGmailでメールを送信する際に設定したラベルを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Gmailのメール内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：OCRによるデータ抽出設定
1.先ほどGmailに添付したPDFファイルを、AIを用いて文字を読み取るための設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.画面が遷移するので、アクションを設定しましょう。
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.ここでは、対象のPDFファイルを指定し具体的な抽出条件を設定します。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- ファイルの添付方法：デフォルトでGmailに添付したファイルが設定されています。
- 抽出したい項目：入力欄下の注釈を参考に、PDFファイルから読み取りたい項目を入力してください。
- 使用するAI：プルダウンより選択してください。
- 言語：日本語か英語を選択できます。PDFファイルの言語にあわせて選択してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほど設定した「抽出したい項目」で設定した内容が、アウトプットに反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定
1.最後のアクションを設定していきます!
以下の赤枠をクリックしてください。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
ページを下に進み、「データベースの連携」項目を入力していきましょう。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。
こちらのGoogle スプレッドシートを連携するよう設定していきたいと思います。
まだ連携するGoogle スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
- スプレッドシートID：入力欄をクリックし、先ほど作成したGoogle スプレッドシートのファイルを選択してください。
- シートID：先ほど同様、入力欄をクリックして選択してください。
- テーブル範囲：レコードを追加したい範囲を指定することが可能です。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.Google スプレッドシートの、どの項目に新しいレコードを追加するか設定します。
追加するレコードの値をそれぞれ設定してください。
それぞれの入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。
各項目に合ったアウトプットを選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにレコードが追加されているはずなので確認してみましょう。
下記のようにデータの反映が確認できればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
レコード追加や更新をトリガーにフォルダを作成したり他ツールに通知したりできます。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
まとめ
PDFの表データをGoogle スプレッドシートへ手作業でコピー＆ペーストする業務を自動化することで、これまで多くの時間を費やしていた単純作業から解放され、入力ミスによる手戻りのリスクも大幅に削減できます。
これにより、抽出されたデータを迅速に分析やレポート作成に活用できるようになり、ビジネスの意思決定を加速させることが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしPDFからのデータ転記作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
