Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

取引先からGmailで送られてくる請求書や注文書などのPDFファイル。その都度ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートに手入力で転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、添付されたPDFの内容をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したPDFの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
• 毎月の請求書処理など、定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手動での転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。トリガーで受信したメールに添付されているPDFファイルを読み取り対象として指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、PDFファイルから読み取りたい項目（例：請求書番号、金額、日付など）を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、データを書き込むスプレッドシート、シート名、およびテーブルの範囲を任意で設定してください。

■注意事項

・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。