【ノーコードで実現】HRMOSの外国籍従業員情報を自動で更新する方法

外国籍従業員の在留資格情報などをHRMOSに入力する際、
「管理台帳から手作業で転記するのが面倒…」
「更新期限が迫るたびに、確認と入力作業に追われてしまう…」といったお悩みはありませんか？
特に、コンプライアンスに関わる重要な情報だからこそ、入力ミスや更新漏れは絶対に避けたいものですが、手作業での管理には課題を感じている方も多いかもしれません。

もし、Google スプレッドシートなどの管理台帳で情報を更新するだけで、HRMOSの外国籍従業員情報が自動的に更新される仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放されるでしょう。
結果として、より戦略的な人事施策の立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことが可能に！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHRMOSの外国籍従業員情報を更新する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで外国籍情報を更新する

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Google スプレッドシートとHRMOSを連携して外国籍情報を更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行が更新されたら、HRMOSの外国籍従業員情報を自動で更新するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• HRMOSとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガーとアクションの設定
• フローの起動確認

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで外国籍情報を更新する

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ステップ1：HRMOSとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

HRMOSとYoomのマイアプリ連携

新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでHRMOSと検索し、対象アプリをクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。

アクセストークンの設定方法などについては、以下のヘルプページをご確認ください。

• HRMOSのマイアプリ登録方法

以上でマイアプリ登録は完了です！

Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで外国籍情報を更新する

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

【事前準備】
事前準備として、HRMOSで社員の外国籍情報を登録しておきましょう。
ここで設定した社員の外国籍情報が、今回のフローで更新対象となります。

今回は以下のとおり作成しました。

ステップ3： Google スプレッドシートのトリガー設定

それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「行が更新されたら」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

事前準備としてGoogle スプレッドシートで行を追加しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で追加しました。
（※事前準備で作成したHRMOSの社員IDを設定してください）

なお、Google スプレッドシートのアプリトリガーでは、テスト実行時にどの行を更新しても必ず2行目（ヘッダー直下の行）が取得される仕様になっています。
※本番で起動した際は追加・更新された行の値を用いて起動します。

• 【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーでテストをした際の挙動について

Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogle スプレッドシートをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は行の更新）を検知すると、フローボットが自動で起動します。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。

シートID
入力欄をクリックすると、同じく連携が有効になっているスプレッドシートから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。

テーブル範囲（始まり）
スプレッドシートのどの列からデータを扱うかを指定します。
たとえば、AからJ列のデータを取得したい時は「A」を指定します。

テーブル範囲（終わり）
スプレッドシートのどの列までのデータを扱うかを指定します。
AからJ列のデータを取得したい時は、「J」を指定してください。

一意の値が入った列
レコードを特定するためのユニークな列を選びます。
重複しない値が入る列を指定しましょう。

更新を検知したい列
シート上で更新を検知したい列を指定します。
今回は、J列（データ確認欄）にチェックが入力された場合に更新を検知できるよう、この列を対象として設定しています。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストがうまくいかない場合などは、以下のヘルプページも参考にしてみてください。

• 【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項

テストに成功すると、Google スプレッドシートで更新された行の情報が表示されます。

以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップで社員の外国籍情報を更新することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

内容を確認し、「完了」をクリックします。

ステップ4： HRMOSのアクション設定

いよいよ最後のステップです！
前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値を利用して、HRMOSで社員の外国籍情報を更新しましょう。
「社員の外国籍情報を更新」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HRMOSと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

社員ID

入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じ社員データがHRMOSで更新されてしまうので注意が必要です。

その他の各項目について、取得した値を活用して以下のとおり設定しました。

入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で社員の外国籍情報が更新されるか確認しましょう。

テストが成功したらHRMOSの画面を開き、実際に社員の外国籍情報が更新されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり、情報が更新されていました！

ステップ5： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。

トリガーをONにすることで、Google スプレッドシート上の更新に合わせて、HRMOS側の外国籍従業員情報を自動で更新できるようになります。

実際にGoogle スプレッドシートの情報を更新し、HRMOSの従業員情報に反映されるかを確認してみましょう。

HRMOSを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した自動化フロー以外にも、HRMOSを使ってさまざまな業務フローを自動化できるテンプレートが、Yoomには多数用意されています。
ぜひこれらも活用して、業務効率の改善に役立ててみませんか？
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートをコピーし、実務に沿った運用ができるように調整してみてくださいね！

Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加するフローです。

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HRMOSの休職情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納する

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Googleフォームから回答が送信されたら、HRMOS勤怠のユーザー情報を更新する

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■概要
従業員の住所変更や連絡先更新などをGoogleフォームで受け付けているものの、HRMOS勤怠への反映は手作業で行っていませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローは、HRMOS勤怠のAPIを利用した連携のように、Googleフォームからの回答があった際に自動でユーザー情報を更新します。
面倒な転記作業をなくし、正確な勤怠管理の基盤を整えましょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとHRMOS勤怠を使い、手作業での情報更新に手間を感じている方
・HRMOS勤怠のAPI連携のような自動化で業務効率化を目指す情報システム担当者の方
・従業員情報の管理を正確かつ効率的に行い、コア業務に集中したい人事担当者の方

■注意事項
・Googleフォーム、HRMOS勤怠のそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HRMOSの情報を用いてNDAを作成しクラウドサインで送付する

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HRMOSの情報を用いてNDAを作成しクラウドサインで送付するフローです。

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HRMOSの社員情報をもとにkintoneへ情報を自動追加する

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HRMOSの社員情報をもとにkintoneへ情報を自動追加するフローです。

■注意事項
・HRMOSとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してSlackに通知する

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HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してSlackに通知するフローです。

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freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOSの従業員管理表も更新する

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freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOSの従業員管理表も更新するフローです。

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フォームで回答が送信されたら、HRMOSの部署・役職を更新する

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コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新する

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コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新するフローです。

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履歴書をOCRで読み取りHRMOSに従業員を登録する

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履歴書をOCRで読み取りHRMOSに従業員を登録するフローです。

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まとめ

HRMOSで管理している外国籍従業員情報の更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の転記作業を削減し、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、人事担当者は煩雑なデータ管理業務から解放され、コンプライアンス遵守のための確認作業や、従業員へのサポートといった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウント登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問