Googleフォームから回答が送信されたら、HRMOS勤怠のユーザー情報を更新する

■概要

従業員の住所変更や連絡先更新などをGoogleフォームで受け付けているものの、HRMOS勤怠への反映は手作業で行っていませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、HRMOS勤怠のAPIを利用した連携のように、Googleフォームからの回答があった際に自動でユーザー情報を更新します。面倒な転記作業をなくし、正確な勤怠管理の基盤を整えましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとHRMOS勤怠を使い、手作業での情報更新に手間を感じている方
• HRMOS勤怠のAPI連携のような自動化で業務効率化を目指す情報システム担当者の方
• 従業員情報の管理を正確かつ効率的に行い、コア業務に集中したい人事担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を基にHRMOS勤怠へ自動で情報が更新されるため、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとHRMOS勤怠をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでHRMOS勤怠の「ユーザー情報を更新」アクションを設定し、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を更新したい項目に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の起点としたいフォームを任意で指定できます。
• HRMOS勤怠のオペレーション設定では、どのユーザーのどの情報を更新するかを、固定値やGoogleフォームの回答内容を変数として利用し、自由に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、HRMOS勤怠のそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
  
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。