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■概要
SmartHRとカオナビを併用している場合、従業員情報の変更を手作業で両方のシステムに反映させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、定期的に発生するカオナビのシート更新作業は、入力ミスや更新漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報が更新されると、カオナビのシート情報も自動で更新されるため、二重入力の手間を減らし、人事情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「他ツールの情報が変わるたびに、カオナビのシートも手動で更新するのが面倒…」
「従業員情報の二重管理で、どちらの情報が最新か分からなくなることがある…」
このように、複数のツール間で従業員情報を手作業で更新する業務に、手間やヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、SmartHRなどの人事労務ツールで従業員情報が更新された際に、その内容を自動でカオナビのシートにも反映できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるかもしれません。
また、人事評価や人材育成といった、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはカオナビのシート情報を更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
SmartHRとカオナビを併用している場合、従業員情報の変更を手作業で両方のシステムに反映させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、定期的に発生するカオナビのシート更新作業は、入力ミスや更新漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報が更新されると、カオナビのシート情報も自動で更新されるため、二重入力の手間を減らし、人事情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、SmartHRの従業員情報が更新された際に、カオナビのシートも自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
SmartHRとカオナビを併用している場合、従業員情報の変更を手作業で両方のシステムに反映させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、定期的に発生するカオナビのシート更新作業は、入力ミスや更新漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報が更新されると、カオナビのシート情報も自動で更新されるため、二重入力の手間を減らし、人事情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
SmartHRと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、アカウント名とアクセストークンを入力したら追加をクリックしてください。
カオナビと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
注釈を確認しながら、アカウント名とAPIトークンを入力し、追加をクリックしてください。
今回ご紹介するテンプレートでは、従業員情報を連携するためにSmartHRとカオナビの社員番号に同じものを設定しています。
事前にSmartHRとカオナビに従業員ごとに同じ社員番号を登録してください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
SmartHRとカオナビを併用している場合、従業員情報の変更を手作業で両方のシステムに反映させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、定期的に発生するカオナビのシート更新作業は、入力ミスや更新漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報が更新されると、カオナビのシート情報も自動で更新されるため、二重入力の手間を減らし、人事情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
従業員情報が更新されたら（Webhook起動）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
Webhookの設定を行います。
WebhookURLをコピーしたら、注意事項を確認しWebhookの設定を行ってください。
Webhookの設定ができたら、実際に従業員情報を更新します。
今回ご紹介するテンプレートはSmartHRの従業員情報が更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには従業員情報を更新する必要があります。
従業員情報が更新できたらYoomの画面に戻り、テストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
従業員情報の取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
テナントIDを設定します。
SmartHR管理画面のURLをコピーし、注釈を確認して入力してください。
従業員IDはデフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
取得する項目名を設定します。
今回は等級の情報を更新したため以下を設定しました。
注釈を確認し、更新したい項目に合わせて設定を行ってください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
※項目名を設定すると、入力した項目のみ取得します。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
また、今回更新した等級のように、項目によっては取得した値が表示されないことがあります。
設定したい項目が取得した値に表示されていない場合は値を追加する必要があります。
値の追加方法を詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
値が追加できたら取得した値の項目内に表示されます。
更新したい項目が表示されているのを確認したら完了をクリックしましょう。
メンバーのシート情報を部分更新をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
シートIDを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので、更新したいシートを選択してください。
※候補にはすでにデータが入っているシートのみが表示されます。
社員番号を設定します。
デフォルトで設定されていますが、今回のようにステップ4で一部の情報のみを取得した場合は空の値が設定されています。
入力欄をクリックし、取得した値から設定してください。
シート項目を設定します。
入力欄をクリックし、更新したい項目を選択してください。
※更新したいシートの複数の項目がある場合は、+シート項目を追加をクリックし各項目の更新を行ってください。
例えばシートに3項目ある場合、1項目のみ更新すると残りの2項目は空白で更新されてしまいますのでご注意ください。
シート項目の値を設定します。
こちらも入力欄をクリックし、更新したい項目に合わせて取得した値から設定してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にメンバーのシート情報が部分更新されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にカオナビのメンバーのシート情報を部分更新していますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がSmartHRの従業員情報が更新された際に、カオナビのシートも自動で更新するフローでした！
従業員が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースへ自動転記します。
逆に他ツールからの情報をトリガーに、メンバー情報を自動登録または更新します。
情報連携の正確性と入社手続きの効率が向上します。
■概要
タレントマネジメントでカオナビを利用しつつ、従業員情報をAirtableでも管理している場合、情報の二重入力や更新漏れは避けたい課題ではないでしょうか。カオナビのAPI連携による自動化を検討していても、専門知識がなく実現が難しいと感じることもあります。このワークフローは、Airtableのレコード更新をトリガーとして、カオナビのメンバー情報を自動で更新するため、手作業による手間やミスを減らし、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxに保管されている従業員ファイルを、一件ずつ手作業でカオナビにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかる上に、アップロード先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが置かれるだけで、カオナビの指定した従業員情報へ自動でファイルがアップロードされるため、面倒なカオナビへのファイルアップロード業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを利用する人事・総務担当者
・カオナビで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートでも一覧化・分析したい方
・従業員情報をカオナビとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogleスプレッドシート上で確認したい方
2.カオナビの従業員情報に基づいて業務を行う担当者
・カオナビの従業員情報が更新されたら自動的にGoogleスプレッドシートに反映させたい方
・Googleスプレッドシート上で従業員情報をフィルタリングしたり、並べ替えたりなどを行い効率的に業務を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは企業にとって貴重な従業員情報を一元管理できるツールですが、その情報を他のシステムに連携させるには、手作業での転記が必要となり人事担当者にとって大きな負担となることがあります。
情報が複数のプラットフォームに分散してしまうと、情報の更新漏れや不整合が発生し業務効率が低下するだけでなく、意思決定の遅れや誤った判断に繋がるリスクもあります。
このフローを導入することで、カオナビで従業員が登録された情報をGoogle スプレッドシートの従業員管理表にも自動的に情報が追加され、人事担当者は手作業での転記作業をせずに採用活動や人材育成など、より戦略的な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・カオナビ、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員データを管理している方
・従業員データを一元管理している人事担当者
・従業員データの分析でカオナビを活用している企業の経営者
2.Slackを使用してチーム内のコミュニケーションを取っている方
・社内の情報共有をSlackで行っている方
・社内通知を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理し、業務に合わせて活用できるのがメリットです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
社内通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
カオナビで情報の登録がされると、自動的にSlackに通知を出すことができるため、宛先誤りや情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防止することができます。
登録情報が通知されることで、新規メンバーを早期に確認できるようになるため、アカウントの作成や必要資料の準備に迅速に取り掛かる事が可能です。
■注意事項
・カオナビ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらSalesforceの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・従業員情報をカオナビとSalesforceの両方で管理している方
・カオナビに入力した従業員情報をSalesforceに手動で転記する手間を省きたい方
・従業員情報の入力ミスを減らしてデータの精度を高めたい方
2.Salesforceを活用する営業・マーケティング担当者
・最新の従業員情報をSalesforce上で確認したい方
・従業員情報に基づいた顧客対応や営業活動を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理する上で便利なツールですが、登録された従業員情報をSalesforceの従業員管理表に手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、カオナビで従業員が情報が登録されたら自動的にSalesforceの従業員管理表に必要な情報が追加されます。これにより、人事担当者はカオナビとSalesforceの両方を確認する必要がなくなり、最新の従業員情報を効率的に共有することができます。
また手作業による転記作業が不要になることにより業務効率が向上し、入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・カオナビ、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使って人事情報を管理している方
・従業員の教育、研修においてカオナビのデータを活用している総務部門の方
・入社後の従業員情報の登録を担当している人事担当者
2.Microsoft Teamsを通じてメンバーと連絡を取り合っている方
・日常の連絡手段としてMicrosoft Teamsを使用している方
・Microsoft Teamsを活用して部門間での情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の分析もできるため、管理に適したツールです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
カオナビへの登録情報を迅速にメンバー間で共有したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Microsoft Teamsにログインして通知する必要がなくなるため、手動による作業が減り、業務効率が向上します。
また、通知内容は任意でカスタマイズすることができるため、部門のニーズに応じた情報提供も可能になります。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、カオナビへの情報登録と並行して、Google Workspaceのアカウントも手作業で発行していませんか？
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、カオナビとGoogle Workspaceの連携がスムーズに実現し、従業員登録をトリガーにGoogle Workspaceのアカウントが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、その内容をカオナビの従業員情報に手作業で反映させていませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーとして、カオナビの従業員情報を自動で更新できるため、手作業による情報転記の手間とリスクを解消し、人事情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRとカオナビの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら、人事情報を最新の状態に保つことができます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高い戦略的な人事業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：カオナビの更新をSmartHRに反映できますか？
A：はい、できます。
Yoomでは自由にフローボットを編集作成することができます。
例えばカオナビの更新をトリガーに、SmartHRで従業員情報を検索し、従業員情報を更新するといったことも可能です。
フローボットの作成についてご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：SmartHR以外の人事労務ツールでも連携可能？
A：はい、可能です。
Yoomでは様々なツールと連携できます。
例えば下記のような自動化も可能です。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらカオナビの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員情報を一元管理している方
・従業員情報の管理でfreee人事労務を活用している企業
・freee人事労務の従業員情報をカオナビにも反映している方
2.カオナビで従業員情報の管理をしている方
・カオナビとfreee人事労務の従業員情報を同期している方
・カオナビへの更新作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は人事業務の効率化を図ることができます。
しかし、Googleスプレッドシートでも従業員情報の管理を行っている場合、更新作業の度に2つのツールの情報を更新する必要があるため、生産性が低下する可能性があります。
このテンプレートを使うことで、freee人事労務の更新情報を自動でカオナビに反映させることができます。
カオナビの従業員管理表が常に最新化されるため、データの正確性や信頼性を高めることができ、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
手動による更新作業が不要となるため、データの誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
