カオナビに従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

新しい従業員が入社するたびに、カオナビへの情報登録と並行して、Google Workspaceのアカウントも手作業で発行していませんか？
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、カオナビとGoogle Workspaceの連携がスムーズに実現し、従業員登録をトリガーにGoogle Workspaceのアカウントが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• カオナビとGoogle Workspaceを利用しており、アカウント発行を手作業で行っている人事・労務担当者の方
• 従業員の入退社管理における情報システム部門の作業負担を軽減したいと考えている方
• カオナビとGoogle Workspaceを連携させ、入社手続きの自動化を目指しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• カオナビに従業員情報が登録されると、Google Workspaceのユーザーが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたアカウント発行の時間を短縮できます。
• 手作業によるアカウント情報の入力間違いや、発行漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な従業員管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとカオナビをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでカオナビを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」のアクションを設定します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceで新規ユーザーを追加する設定では、どの情報をどの項目に反映させるかを設定する必要があります。
• 例えば、カオナビのトリガーから取得した「姓」や「名」、「メールアドレス」といった情報を、Google Workspaceのユーザー作成における対応する各項目にそれぞれ指定してください。
• また、初期パスワードや所属組織部門など、任意の値や固定の値を設定することも可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項  

• ‍‍カオナビ、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。