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「プロジェクトの進捗に合わせてWrikeのタスクステータスを手動で更新するのが面倒…」
「他のツールで管理している情報をWrikeに転記して更新する際に、ミスや漏れが発生してしまう…」
このように、複数のツールをまたいだ手作業でのタスク更新に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、他のデータベースツールなどで情報が更新されたタイミングで、Wrikeのタスク情報も自動的に更新される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはWrikeのタスク情報を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Notionでページが更新された際に、Wrikeのタスク情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Notionの連携
下記をご参照ください。
Wrikeの連携
同様に新規接続よりWrikeと検索します。表示されたWrikeのアイコンをクリックしましょう。
ログイン画面に移ります。Wrikeに登録のあるIDを記入して「次へ」ボタンを押します。
パスワードを入力して、「ログイン」ボタンをクリックしましょう。
同じくページ上部に下記の表示が出てきたら、接続は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
トリガーとなるアプリの設定を行っていきます。最初の赤枠をクリックしてください。
アクションはテンプレートのままで、アカウント情報を確認します！
問題がなければ「次へ」ボタンで次の設定へ進みましょう。
Webhookの登録を行います。
NotionのWebhook設定方法
赤枠をクリックして、URLをコピーしておきましょう！
Notionのインテグレーションページから「New Integration」をクリックして設定を開始します。
設定項目は、インテグレーション名を任意で指定し、種類は「内部」、関連ワークスペースを選択して設定を行ってください。
設定が終わったら、「作成」ボタンをクリックします。
次はインテグレーションの設定に移ります。赤枠をクリックしましょう！
コンテンツ機能とコメント機能にチェックが入っているか確認して、設定を保存しておきましょう。
上部のWebhookのページを開きます。
サブスクリプションを作成します。Yoomの設定画面上でコピーしたURLを貼り付け、「サブスクリプションを作成」ボタンをクリックしましょう。
画面下部の「認証する」をクリックします。
Yoomに戻り、テストボタンを押します。
テストに成功するとsecretで始まるトークンが表示されるので、トークン情報をコピーして、再度Notionの設定に戻りましょう！
トークンを認証トークンの項目に貼り付け、赤枠をクリックします。
Webhook URLの下に「このサブスクリプションは現在有効です」という文言が見えたらWebhookの登録は完了です。
Notion上で新規ページを作成します。Wrike側との連携のため、Wrikeで更新したいタスクのIDをデータベース上に入れておきましょう。
※新規ページの形式は「データベース」を選択します。データベースの形式以外を選択するとフローボットがエラーとなる可能性があります。
詳しくは以下をご覧ください。
Notionの各IDに関するよくあるエラー
新規ページの右上のマークから、先ほど登録したWebhookを紐付けしておきます。
赤枠をクリックして、「接続」を押し、該当のWebhookを選択しましょう！
作成したページ内のプロパティを更新して、Yoomの設定に戻り「テスト」ボタンを再度クリックしましょう！
テストが成功して取得した値が確認できたら、「完了」ボタンを押しておきます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
Webhookの設定が終了したら、Notionに作成されたページ情報を取得しましょう。
2つ目の赤枠をクリックして下さい！
Notionのアカウントを確認して、問題がなければ次の設定へ進みましょう。
データベースの連携を行います。表示された候補または注意事項を読んで、手動で記入してください！
取得したいレコードの条件を設定しましょう！
取得した値からページIDを設定し、設定が終わったら、テストを実行しましょう。
テスト成功でNotionで更新したレコード情報が取得されています。最後に忘れずに設定を保存しておきましょう！
取得した値を利用して、Wrikeのタスクを更新する設定を行います。
3つ目の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報の確認をしましょう！
アクションは、テンプレートのままで問題ありません。「次へ」ボタンをクリックします。
Wrike上で更新したい予定のタスクを準備しておきましょう。
Yoomの設定に戻ります。タスクIDを取得するため、フローボットのプラスマークからWrikeを選択し、「UI数値IDからAPI用IDへ変換」のアクションを選択します。
アカウントを確認して、次へボタンを押します。
タスクIDを選択します。
変換タイプを選択したら、テストを実行しましょう！
テスト成功で、IDが取得されました！IDが確認できたら、完了ボタンを押し、「タスクを更新」アクションの設定に戻ります。
取得した値の中からタスクIDを設定しましょう。Wrikeのアイコンから「対象IDのリスト」をクリックします。
※末尾に入っている文言は手動で消しておきましょう！
そのほか、任意でタイトルや説明、期限なども取得した値を活用して設定していきます。
全ての設定が終わったら、テストを実行しましょう！
テスト成功で、タスクが更新されています。確認してみましょう！
更新されたタスクが確認できます！
最後に、画面右上の「トリガー」をONにすれば設定は完了です！
実際にNotionの対象データベースでページを更新し、Wrikeのタスク情報が自動で更新されるかを確認してみましょう。
もしフローがうまく動かない場合は、各アプリの連携設定や、トリガー・アクションの設定項目に誤りがないかを確認してください。
WrikeのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google スプレッドシートやGitHubなどのツールと連携してWrikeにタスクを自動作成したり、Wrikeのタスク完了時にZendeskのステータスを更新したりできます。また、Wrikeのタスク情報をSlackへ通知したり、Google カレンダーにタスクの期日を自動登録することも可能です。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらWrikeにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用する方
・情報の一元管理として活用している方
・チーム内でシートを共有して情報伝達の効率化を図りたい方
2.Wrikeを活用してタスク管理をしている方
・プロジェクトの詳細タスクを管理して進捗の可視化を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Wrikeはプロジェクトに関連するタスクの管理に活用できるツールです。
しかしGoogle スプレッドシートでもタスクを管理している場合手動でWrikeにタスクを追加するのは、効率的とは言えません。
手入力による登録を省いて効率的な情報共有を行いたいと考える方にこのフローは有益です。
このフローを活用することで、Google スプレッドシートで登録された情報を感知して自動でタスクの登録を完了し、手作業による手間を省きます。
自動でタスクを作成することで、どちらのツールを確認しても最新の情報を効率的に得ることができ、業務進行を円滑化します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、Wrikeへ手動でタスクを登録する作業に時間を取られていませんか。こうした手作業は、対応漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーとして、Wrikeへ自動でタスクを作成できるため、開発チームとプロジェクト管理の連携をスムーズにし、重要なタスクの見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで収集したアンケートや問い合わせの回答を、都度Wrikeに転記してタスク管理をしていませんか？手作業での情報入力は時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容をもとにWrikeのタスクが自動で作成されるため、こうした手間やミスを解消し、迅速な対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Outlookで受信した依頼メールなどを、手作業でWrikeにタスクとして登録していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが内容を解析しWrikeへ自動でタスクを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
TrelloとWrikeを併用してプロジェクト管理を進める中で、ツール間の情報連携に手間を感じていませんか。特に、Trelloで作成したカードをWrikeにタスクとして手作業で転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードが作成されると自動でWrikeにタスクが生成されるため、こうした連携作業の課題を解消し、タスク管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・チケットでタスク管理し進捗状況の管理を行う方
・顧客情報の一元管理を行う方
2.Wrikeを活用してプロジェクト管理を行う方
・プロジェクトの一連の流れを可視化し、チームの連携を強化している方
・階層構造でのタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポートに関する情報を一元管理することで、業務の効率化を図ることのできるツールです。
Wrikeで管理するタスクと情報を関連づけることで、より顧客対応の速度を加速させることができます。
しかし、Wrikeで完了したタスクをZendeskに毎回手動で反映させるのは手間がかかり、貴重な時間を浪費することになります。
このフローを使用することでWrikeでのタスク完了を自動でZendeskに反映し、手作業の手間を省き作業にかかる時間を短縮します。
タスク完了が即座にZendeskに反映されることでチームへの情報共有も素早くでき、業務の効率化につながります。
■注意事項
・ Zendesk、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・ Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Wrikeでプロジェクト全体のタスクを管理し、Todoistで個人のタスクを管理しているものの、それぞれのツールに情報を手作業で入力するのは手間ではないでしょうか。
この二重入力は、入力漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成された際に、自動でTodoistにもタスクが作成されるため、タスク管理の課題を解消し、業務の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを管理しつつ、顧客管理のためにZoho CRMにも同じ情報を手入力していませんか？
こうした二重入力の手間や、転記ミスによる情報の不整合は業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、Wrikeで新しいタスクが作成されると、自動でZoho CRMにもタスクを作成でき、よりスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wrikeを利用して業務を進めている方
・タスク管理をWrikeで行っている方
・Wrikeでプロジェクト管理を行うマネージャー層の方
2. スケジュールの共有でGoogleカレンダーを利用している方
・タスクの期日の共有をGoogleカレンダーで行っているチーム
・メンバーのスケジュールをGoogleカレンダーで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはリモートワークのメンバーとも手軽にスケジュールの共有ができるのがメリットです。
しかし、Googleカレンダーへの登録漏れがあるとメンバー間の認識に齟齬が発生する場合もあり、タスク見落としのリスクがあります。
このフローでは、Wrikeで登録されたタスクの期日を自動でGoogleカレンダーに登録するため、Googleカレンダーへの登録漏れを防止することができます。
Googleカレンダーへの手動作業におけるヒューマンエラーを防止することで、スケジュールの信頼性が向上し、プロジェクト管理の正確性を高めることが可能です。
また、タスクの対応漏れの心配も無くなるため、業務を効率的に進めることができます。
■注意事項
・Wrike、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Wrikeにタスクが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wrikeでタスク管理しSlackでコミュニケーションを行っている部署
・タスクの発生をSlack上でスピーディーに共有して迅速な対応を促したい方
・WrikeとSlackの情報連携を強化してプロジェクト管理におけるコミュニケーションを円滑化したい方
2.Wrikeを主に利用するプロジェクトマネージャー
・Slackの気軽にコミュニケーションできる環境を通してタスクに関する情報共有をスムーズに行いたい方
・チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握できるようにしたい方
3.Slackを主に利用するチームメンバー
・Wrikeで登録されたタスクをSlack上で確認したい方
・WrikeとSlackを連携することで情報共有の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Wrikeはプロジェクト管理に役立つツールです。
しかしながら、Slackと併用する場合においてタスク登録のたびに情報を手動でSlack通知するのはミスも起こりやすいです。
このフローを使用することで、Wrikeでタスクが登録されると自動的にSlackへタスク内容を通知します。
これにより、プロジェクトメンバーはWrikeとSlackの両方を見る必要がなくなり常に最新の情報に把握することができます。
また、手動転記の手間と人的なミスを軽減することで業務効率の向上を図ることができます。
■注意事項
・Wrike、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Wrikeと他のツールを連携してタスク更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク情報の転記や更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、チームメンバーはより生産性の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：タスク更新後、Slackにも通知できますか？
A：
はい、可能です。フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、SlackやMicrosoft Teamsなどの新規のオペレーションを追加することで、通知を受け取ることが可能です。詳しくは以下のヘルプページをご覧ください。
基本的なフローボットの作成方法
Q：Notion以外のツールとも連携できますか？
A：
はい、できます！GoogleスプレッドシートやAirtableなど他のデータベースツールを利用してWrikeと連携することも可能です。もっと様々なテンプレートを試したいという方は以下のページを見てみてくださいね！
Wrikeのテンプレート一覧
Q：連携エラーに気づく方法はありますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
Slack・Chatworkへの通知設定
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
エラーの対応方法
