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「Wrikeのタスク情報を確認して、その内容を他のツールに転記したり関係者に報告したりする作業が面倒…」
「タスクのステータスが変わるたびに手動で更新内容を追跡して、チームに共有するのは手間がかかるし、漏れも心配…」
プロジェクト管理ツールであるWrikeを使ったタスク情報の共有や連携作業に、非効率さを感じていませんか？
もし、Wrikeでタスクが更新されたタイミングで、その情報を自動的に取得し、Slackなどのチャットツールに通知したり、他のツールにデータを連携できる仕組みがあればどうでしょう。
今まで抱えていた悩みから解放されるだけでなく、重要な戦略業務に集中できる時間を生み出すことにも繋がるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない方法です。
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう！
YoomにはWrikeのタスク情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Wrikeのタスクが特定のステータスに更新されたら、AIで内容を要約してSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、アプリごとの連携方法について解説していきます！
Wrikeのアプリを検索するとログインページが表示されるので「メールアドレス」か「会社ID」を入力します。
「パスワード」を入力したら「ログイン」ボタンを押します。
これでWrikeの連携は完了です！
Slackの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から設定作業を再開してください。）
「タスクが作成・更新されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOK！
②アクション：デフォルトで「タスクが作成・更新されたら」が選択されているのでそのままでOK！
③Wrikeと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。
まずはテスト用にWrikeのタスクのステータスを更新しておきます！
（今回は「Deferred（延期）」のステータスに更新された場合にフローボットを起動されるように設定したいと思います！）
ステータスの変更が完了したら、Yoomの画面に戻ります。
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔に設定するのがオススメです！
※料金プランごとの最短起動間隔はこちらでご確認ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、先ほどテスト用に更新したWrikeのデータが反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
「取得した値」の表示された項目は今後の設定時に使用していきます！
詳しくはアウトプットについてをご参照ください。
「分岐条件」をクリックします。
このステップでは、特定のステータスのタスクだけが通知されるようにピックアップします！
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
プラン毎の詳細情報は以下のページをご確認ください。
分岐の設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
それでは実際に設定していきます！
下の画像の通りに設定できればOKです。
（すでに項目が反映されていれば、内容を確認するだけで大丈夫です。）
次に「分岐条件」を設定します。
今回は「Deferred（延期）」にステータスが更新された場合のみ連携したいので、画像の通り設定します。
設定が完了したら、「完了」をクリックします。
「タスク情報を取得」をクリックします。
ステップ3同様に、連携するアカウントが正しく反映されているかなどを確認します。
「タスクID」をステップ3で取得した値から設定しましょう。
手入力をすると、フローボットが起動する度に同じタスクIDばかりが反映されてしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「タスクが作成・更新されたら」を表示
③「タスクのID」を選択
テストをクリックして、Wrikeのデータが反映されていることを確認できたら「完了」をクリックします。
「テキストを生成」をクリックします。
このステップでは、生成AIを利用してSlackへの通知用のテキストを生成します！
「プロンプト」を設定しましょう。
プロンプトの文字数によって消費するタスクが異なるので注意してください。
デフォルトでプロンプト例が設定されているので、ぜひ参考にしながら設定してください。
Wrikeのデータを反映させたい時は「取得した値」を埋め込む必要があります。
手入力した内容は「固定値」となり埋め込んだ値は「変数値」となるので、下の画像のように組み合わせて設定しましょう！
もし、入力した以外の言語で出力したい場合は「言語」の欄に入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト結果として、Slackに通知したい内容が表示されていればOKです！
内容を確認して問題なければ「完了」をクリックします。
（もし、イメージと異なる内容が表示されていれば、再度プロンプトを調整しましょう。）
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
先ほどのステップ同様に連携するアカウント情報などが正しいか確認をします。
「投稿先のチャンネルID」を設定します。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので、通知先のチャンネルを選んでください！
次に「メッセージ」を設定します。
デフォルトでメッセージ例が設定されているので、そのまま使用してもOKです。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功したら、実際に通知ができているかSlackを確認しましょう。
通知が届いていたら、Yoomの画面に戻って「完了」をクリックします。
ステップ8：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Wrikeのタスクが特定のステータスに更新されたら、AI要約してSlack通知する連携手順になります！
WrikeのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Wrikeを活用すれば、タスクが登録された際にGoogle カレンダーへ期日を反映したり、Zoho CRMやTodoistへ自動でタスクを作成したりできます。また、タスクの作成に合わせてGoogle ChatやGmailで関係者へ通知を飛ばすほか、Wrikeでのタスク完了をトリガーにZendeskのチケットステータスを更新することも可能です。さらに、Outlookでのメール受信やWix、Jotformの回答内容、Trelloのカード作成をきっかけにWrikeへタスクを自動起票するなど、あらゆるツールと連携してプロジェクト管理を効率化できます。
■概要
Jotformで収集したアンケートや問い合わせの回答を、都度Wrikeに転記してタスク管理をしていませんか？手作業での情報入力は時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容をもとにWrikeのタスクが自動で作成されるため、こうした手間やミスを解消し、迅速な対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Outlookで受信した依頼メールなどを、手作業でWrikeにタスクとして登録していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが内容を解析しWrikeへ自動でタスクを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
TrelloとWrikeを併用してプロジェクト管理を進める中で、ツール間の情報連携に手間を感じていませんか。特に、Trelloで作成したカードをWrikeにタスクとして手作業で転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードが作成されると自動でWrikeにタスクが生成されるため、こうした連携作業の課題を解消し、タスク管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wixのフォームから寄せられるお問い合わせや資料請求などの情報を、都度Wrikeに手動でタスク登録していませんか？この転記作業は時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信された際に、その内容をもとにWrikeへタスクを自動で作成できます。手作業によるタスク登録の手間をなくし、迅速かつ正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、本来の業務を圧迫するだけでなく、通知の漏れや遅延といったミスを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成されると、Gmailから関係者へ自動で通知メールが送信されるため、タスク共有の迅速化と効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeで新しいタスクが作成されるたびに、手作業でGoogle Chatへ通知していませんか？この作業は、タスクが増えるほど手間がかかり、通知漏れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Wrikeでのタスク作成をトリガーに、タスク情報をGoogle Chatへ自動で通知できるため、情報共有の迅速化と工数削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・チケットでタスク管理し進捗状況の管理を行う方
・顧客情報の一元管理を行う方
2.Wrikeを活用してプロジェクト管理を行う方
・プロジェクトの一連の流れを可視化し、チームの連携を強化している方
・階層構造でのタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポートに関する情報を一元管理することで、業務の効率化を図ることのできるツールです。
Wrikeで管理するタスクと情報を関連づけることで、より顧客対応の速度を加速させることができます。
しかし、Wrikeで完了したタスクをZendeskに毎回手動で反映させるのは手間がかかり、貴重な時間を浪費することになります。
このフローを使用することでWrikeでのタスク完了を自動でZendeskに反映し、手作業の手間を省き作業にかかる時間を短縮します。
タスク完了が即座にZendeskに反映されることでチームへの情報共有も素早くでき、業務の効率化につながります。
■注意事項
・ Zendesk、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・ Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Wrikeでプロジェクト全体のタスクを管理し、Todoistで個人のタスクを管理しているものの、それぞれのツールに情報を手作業で入力するのは手間ではないでしょうか。
この二重入力は、入力漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成された際に、自動でTodoistにもタスクが作成されるため、タスク管理の課題を解消し、業務の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを管理しつつ、顧客管理のためにZoho CRMにも同じ情報を手入力していませんか？
こうした二重入力の手間や、転記ミスによる情報の不整合は業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、Wrikeで新しいタスクが作成されると、自動でZoho CRMにもタスクを作成でき、よりスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wrikeを利用して業務を進めている方
・タスク管理をWrikeで行っている方
・Wrikeでプロジェクト管理を行うマネージャー層の方
2. スケジュールの共有でGoogleカレンダーを利用している方
・タスクの期日の共有をGoogleカレンダーで行っているチーム
・メンバーのスケジュールをGoogleカレンダーで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはリモートワークのメンバーとも手軽にスケジュールの共有ができるのがメリットです。
しかし、Googleカレンダーへの登録漏れがあるとメンバー間の認識に齟齬が発生する場合もあり、タスク見落としのリスクがあります。
このフローでは、Wrikeで登録されたタスクの期日を自動でGoogleカレンダーに登録するため、Googleカレンダーへの登録漏れを防止することができます。
Googleカレンダーへの手動作業におけるヒューマンエラーを防止することで、スケジュールの信頼性が向上し、プロジェクト管理の正確性を高めることが可能です。
また、タスクの対応漏れの心配も無くなるため、業務を効率的に進めることができます。
■注意事項
・Wrike、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
いかがでしたか？
Wrikeのタスク取得を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの進捗確認やチームへの共有作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐこともできます。
最新の状況を把握できることで今まで以上にスムーズな連携が可能となり、結果的にコア業務への集中環境が整うかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して効率化を体験してみてください！
Q：複数のステータスを条件に分岐できますか？
A：
はい、可能です。
例えば「完了」と「中止」どちらも通知することもできます。
ステップ4の分岐条件を設定する際に「分岐条件」を追加することができるので、通知したいステータス条件を設定してください。
Q：Slack以外だと、どんなツールに連携できますか？
A：
Gmailへの通知やNotionへの追加なども可能です。
Yoomでは数多くのアプリと連携ができるので、用途に合わせて自由にフローボットを作成することができます。
連携可能なアプリについては、連携アプリ一覧からご確認ください。
なお、テンプレート以外のフローボットを作成したい場合は、基本的なフローボットの作成方法から確認できます。
Q：もし連携が失敗した場合、どうすればいいですか？
A：
フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認し、対処を行ってください。
詳しくはエラー時の対応方法についてから確認可能です。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
