「メールで受け取ったファイルを、毎回JUST.DBに手動でアップロードするのが面倒…」
「ファイルのダウンロード、リネーム、アップロードという一連の作業に時間がかかり、ミスも発生しがち…」
このように、JUST.DBへのファイル登録作業がルーティン化し、非効率だと感じていませんか？
もし、メールで受信した添付ファイルなどを、人の手を介さずに自動でJUST.DBの指定データベースへアップロードできる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎながら、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJUST.DBへファイルを自動でアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで添付ファイルを受信したら、JUST.DBにファイルをアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信したメールの添付ファイルを、都度手動でJUST.DBへアップロードしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れや間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、JUST.DBへのファイルアップロードが自動で完了するため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのファイルをJUST.DBで管理している方
- 手作業によるJUST.DBへのファイルアップロードに手間や課題を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルがJUST.DBに自動でアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、ファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJUST.DBの「レコードを追加する」アクションを設定し、メール情報をもとに新しいレコードを作成します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、メールの添付ファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「画像またはファイルのフィールドを更新」アクションを設定し、先ほど作成したレコードにアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、特定の取引先名や「請求書」といった件名に含まれる単語を指定できます。
- JUST.DBの各オペレーション設定では、ファイルをアップロードしたいデータベースのドメインやテーブル識別名を、ご利用の環境に合わせて設定してください。
■注意事項
- Gmail、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Gmailの添付ファイルをJUST.DBに自動アップロードするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付ファイルをJUST.DBの指定したデータベースに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：JUST.DB／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとJUST.DBのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とJUST.DBのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで添付ファイルを受信したら、JUST.DBにファイルをアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信したメールの添付ファイルを、都度手動でJUST.DBへアップロードしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れや間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、JUST.DBへのファイルアップロードが自動で完了するため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのファイルをJUST.DBで管理している方
- 手作業によるJUST.DBへのファイルアップロードに手間や課題を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルがJUST.DBに自動でアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、ファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJUST.DBの「レコードを追加する」アクションを設定し、メール情報をもとに新しいレコードを作成します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、メールの添付ファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「画像またはファイルのフィールドを更新」アクションを設定し、先ほど作成したレコードにアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、特定の取引先名や「請求書」といった件名に含まれる単語を指定できます。
- JUST.DBの各オペレーション設定では、ファイルをアップロードしたいデータベースのドメインやテーブル識別名を、ご利用の環境に合わせて設定してください。
■注意事項
- Gmail、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：GmailとJUST.DBをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回使用するアプリのマイアプリ連携を行っていきましょう！
【Gmailのマイアプリ連携】
【JUST.DBの事前準備とマイアプリ連携】
マイアプリ連携を行う前に、事前準備を行います。
JUST.DBにファイルをアップロードするため、JUST.DBの画面でフォルダーを作成しましょう。
今回は以下のフォルダーを作成しました。
※パネルは以下のように設定してみました。
Gmailで受信したメールの件名と添付されたファイルをアップロードする想定です。
フォルダを作成したら、API keyを紐付ける必要があります。
JUST.DBの画面で、右上のアカウント名から「運用管理画面」→「API連携設定」からAPI keyの追加を行ってください。
詳細は以下の画像の赤枠部分を参照してください。
アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしたら完了です。
※JUST.DBと連携するとできることは以下のリンクをご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailで添付ファイルを受信したら、JUST.DBにファイルをアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信したメールの添付ファイルを、都度手動でJUST.DBへアップロードしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れや間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、JUST.DBへのファイルアップロードが自動で完了するため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのファイルをJUST.DBで管理している方
- 手作業によるJUST.DBへのファイルアップロードに手間や課題を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルがJUST.DBに自動でアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、ファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJUST.DBの「レコードを追加する」アクションを設定し、メール情報をもとに新しいレコードを作成します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、メールの添付ファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「画像またはファイルのフィールドを更新」アクションを設定し、先ほど作成したレコードにアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、特定の取引先名や「請求書」といった件名に含まれる単語を指定できます。
- JUST.DBの各オペレーション設定では、ファイルをアップロードしたいデータベースのドメインやテーブル識別名を、ご利用の環境に合わせて設定してください。
■注意事項
- Gmail、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailで添付ファイルを受信したら、JUST.DBにファイルをアップロードする」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、Gmailの画面に移り、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※以下のメールを受信した想定で進めます。
Yoom操作画面に戻って、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
