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「メールで受け取ったファイルを、毎回JUST.DBに手動でアップロードするのが面倒…」
「ファイルのダウンロード、リネーム、アップロードという一連の作業に時間がかかり、ミスも発生しがち…」
このように、JUST.DBへのファイル登録作業がルーティン化し、非効率だと感じていませんか？
もし、メールで受信した添付ファイルなどを、人の手を介さずに自動でJUST.DBの指定データベースへアップロードできる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎながら、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJUST.DBへファイルを自動でアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付ファイルをJUST.DBの指定したデータベースに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：JUST.DB／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回使用するアプリのマイアプリ連携を行っていきましょう！
【Gmailのマイアプリ連携】
【JUST.DBの事前準備とマイアプリ連携】
マイアプリ連携を行う前に、事前準備を行います。
JUST.DBにファイルをアップロードするため、JUST.DBの画面でフォルダーを作成しましょう。
今回は以下のフォルダーを作成しました。
※パネルは以下のように設定してみました。
Gmailで受信したメールの件名と添付されたファイルをアップロードする想定です。
フォルダを作成したら、API keyを紐付ける必要があります。
JUST.DBの画面で、右上のアカウント名から「運用管理画面」→「API連携設定」からAPI keyの追加を行ってください。
詳細は以下の画像の赤枠部分を参照してください。
アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしたら完了です。
※JUST.DBと連携するとできることは以下のリンクをご覧ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
最初の設定です！
ここから「Gmailで添付ファイルを受信したら、JUST.DBにファイルをアップロードする」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、Gmailの画面に移り、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※以下のメールを受信した想定で進めます。
Yoom操作画面に戻って、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「キーワード」を設定します。
先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで設定できたら「完了」をクリックしましょう。
ここでは、先ほど取得したファイルをJUST.DBでレコードを追加する設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、データベースの連携を行います。必須項目を設定しましょう。
※詳細は以下のリンクをご確認ください。
まずは、「ドメイン」を設定します。
JUST.DBのURLから対象箇所をコピーし、ペーストします。
※http://⚫︎⚫︎⚫︎/sites/homeの「⚫︎⚫︎⚫︎」の部分です。
次に、「テーブル識別名」を設定します。
右上のアカウント名→データ管理画面→オブジェクト管理→データテーブルより該当のテーブルの「識別名」を入力してください。
「テーブル定義ファイル」は、入力欄下の注釈を参照してダウンロードしたファイルを選択します。
ファイルはxlsx形式でアップロードしてください。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
※ここでアップロードするファイルは、先ほど指定した「テーブル識別名」と一致している必要があります。今回は赤枠のフォルダーを使用するため、赤枠のフォルダーを選択しました。
次の画面で、「追加するレコードの値」を設定します。
ここでは、新たに作成するレコードの値を入力します。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！
※以下のパネルを使用するため、「件名」に取得した値を挿入し、新しくレコードを作成します。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
問題なければ「完了」をクリックします。
ここで、JUST.DBの画面に移り、レコードが追加されたか確認してみましょう。
追加されましたね！
次に、JUST.DBにファイルをアップロードする設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
以下の画面が表示されたら、「ドメイン」を入力します。
入力欄下の注釈を参照して入力してくださいね。
次に、「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定します。
Gmailのトリガー設定で取得したファイルを使用するため、以下のように設定しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、画面下に取得した値が表示されます。
最後に「完了」をクリックしましょう。
最後の設定です！
画像もしくはファイルのフィールドを更新する設定を行います。
それでは、以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
まずは「ドメイン」と「テーブル識別名」を入力します。
入力欄下の注釈を参照して入力してください。
「レコードID」は、「レコードを追加する」設定で取得した値を引用して設定しましょう。
「フィールド識別名」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して入力してください。
「ファイルID」は「ファイルのアップロード」で取得した値を引用してください。
「ファイル名」はトリガーで取得した値を引用してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功と表示されたら「完了」をクリックします。
最後にJUST.DBにファイルがアップロードされたか確認してみましょう。
無事にアップロードされましたね！
以上で、「Gmailで添付ファイルを受信したら、JUST.DBにファイルをアップロードする」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
JUST.DBのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
JUST.DBにレコードが登録されたことをトリガーに、Google Driveへフォルダを自動作成したり、Slackなどのチャットツールへ即座に通知を飛ばしたりできます。また、HubSpotやBASEなどの外部サービスから届く注文・回答情報をJUST.DBに自動集約するだけでなく、OCRで読み取った名刺情報をそのままレコード登録することも可能です。さらに、定期的にJUST.DBのレコードからフィードバック情報を取得し、AIで要約した結果を報告するなど、データの蓄積から利活用までを一貫して自動化し、業務の質を向上させることができます。
■概要
BASEで注文が発生したらJUST.DBに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・ECサイト運営に活用し自社商品の販売を行う方
・顧客や在庫情報を登録、管理する方
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データを集計し分析を行う方
・管理する商品や、顧客情報と合わせて帳票情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイト運営を円滑に行うために活用できるツールです。
同時にJUST.DBでも情報を管理することで情報の分析をし、より細かいマーケティング施策を行うことができます。
しかしBASEの注文情報を毎回JUST.DBに手作業で追加するのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用すると、BASEで注文が発生したことをトリガーに自動でJUST.DBにデータ追加を行います。
入力作業を自動化することで、入力ミスや作業漏れを未然に防ぐことができます。
また入力にかかっていた時間をコア業務に充てることで業務全体が活性化し、生産性の向上につながります。
■注意事項
・BASE、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらJUST.DBの情報を更新するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約業務を担当している方
・企業の営業部門の方
・Docusignで書類の送付や承認プロセスの効率化を図っている方
2.JUST.DBでデータ管理を行う方
・Docusignのエンベロープのデータを蓄積している方
・他のツールのデータを効率的に連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
Docusignは契約業務をペーパーレスで行うことができ、業務運営をスムーズにすることができます。
しかし、JUST.DBで契約情報を管理している場合、Docusignにおける契約完了を毎回把握して更新するのは非効率的です。
このフローは、Docusignで契約が完了すると自動でJUST.DBの情報を更新できるため、JUST.DBへの更新作業を効率化します。
JUST.DBへの更新が自動化されることで、データが常に最新化されるため、管理業務の効率化を図ることが可能です。
また、手動による更新作業も不要となるため、更新漏れや入力ミスを防止することもできます。
■注意事項
・DocuSign、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBでレコードが更新されたらkintoneのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理やレコードの共有を頻繁に行う必要がある方
・データベース管理者やシステム管理者
・チームリーダーやプロジェクトマネージャー
・営業やカスタマーサポートの担当者
2.手動でのレコード更新や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
・データ更新や情報共有の作業を効率化したい担当者
3.JUST.DBとkintoneを日常的に活用している方
・JUST.DBを使用してデータ管理を行っているユーザー
・kintoneを利用してチーム内の情報共有やプロジェクト管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手作業の負担が減り、担当者がより重要な業務に集中できるようになります。
・自動化されることにより、データが一貫して迅速に共有されるためチーム全体の情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・JUST.DB、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
JUST.DBで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBを活用して管理業務を行う方
・JUST.DBで従業員情報のデータベースを構築している方
・日常的にJUST.DBへのデータ追加や更新を担当している方
2.オフィスステーションを利用して業務を進めている方
・オフィスステーションで従業員情報の一元管理をしている方
・オフィスステーションへの従業員情報の登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションを導入することで、各種手続きの効率化や計算ミスによるリスクを低減することができます。
しかし、従業員情報をJUST.DBと併用して管理している場合、手動によるデータ入力は時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、JUST.DBに従業員情報が登録されるとオフィスステーションへの追加を自動化することができます。
オフィスステーションへの情報追加をシームレスに行えるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の追加を通知することができ、チーム間の情報共有をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・JUST.DB、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
JUST.DBで新しいレコードが作成される度に、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースに頻繁に新しいレコードを追加する必要がある方
2.リアルタイムでの通知を求めている方
3.JUST.DBとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規レコードの作成をすぐに把握できるため、チーム全体でのリアクションや迅速な対応が可能です。
・Slackを活用することで、チーム内での情報共有と議論を促進し、意思決定プロセスを迅速化します。
■注意事項
・JUST.DB、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBで登録された情報をBubbleに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理部門の方
・JUST.DBで業務データの管理や分析を行う方
・JUST.DBのデータを他のツールにも連携している方
2.業務アプリの構築を行う方
・社内ツールやアプリ開発でBubbleを利用している方
・Bubbleへのデータ連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Bubbleはプログラミングの知識がなくてもアプリ開発を行うことができるプラットフォームです。
しかし、アプリ開発におけるデータをJUST.DBで管理している場合、Bubbleへの手動による追加作業は時間がかかり生産性が低下する恐れがあります。
このフローは、JUST.DBに登録された情報を自動でBubbleに追加できるため、手動によるBubbleへの追加作業を効率化します。
手動作業が効率化されることで、作業時間の短縮を図ることができ、アプリ開発を集中して進めることが可能です。
また、手動によるBubbleへの入力作業が自動化されることでデータの入力ミスや誤入力を防止でき、情報連携が正確になります。
■注意事項
・JUST.DB、BubbleのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手作業の負担が減り、担当者がより重要な業務に集中できるようになります。
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
HubSpotのフォームで獲得した見込み顧客情報を、手作業でJUST.DBに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると、その内容が自動でJUST.DBに登録されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消し、迅速で正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報をデジタル化し、顧客管理や営業活動を効率化したいビジネスパーソン
・営業担当者
・人事担当者
・マーケティング担当者
2.業務効率化やデータ活用を推進するIT担当者
・名刺情報の入力作業を自動化し、人的リソースを削減したい方
・名刺情報をデータベース化し、社内で共有・活用できる環境を構築したい方
・OCR技術を活用して、名刺情報の読み取り精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・OCR技術による高精度な文字認識で、手入力によるミスを防止し、データの信頼性を向上させます。
・名刺管理システムの導入コストや運用コストを削減できます。
■注意事項
・JUST.DBとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
JUST.DBに蓄積された顧客からのフィードバックや日報など、複数のレコードを定期的に確認し、内容を把握するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでJUST.DBから複数のレコードを自動で取得し、その内容をAIが要約した上でSlackへ通知することが可能になり、日々の情報収集や分析業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
JUST.DBへのファイルアップロードを自動化することで、メールで受信した添付ファイルを手動で保存・アップロードする手間を削減し、ヒューマンエラーのない迅速な情報共有を実現できます。
これにより、担当者は単純なファイル管理業務から解放され、データベースに蓄積された情報を活用するといった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイルのアップロードに失敗したらどうなりますか？
A：
アップロードに失敗した場合は、フローボットはエラーになり停止します。
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：Gmail以外のアプリからも自動化できますか？
A：
はい、可能です。OutlookやSlackなど社内でお使いのツールと連携することが可能です。
Yoomと連携できるアプリは以下をご確認ください。
Q：アップロードできるファイルに制限はありますか？
A：
JUST.DBでは、アップロードできるファイルにはサイズと形式に制限があります。
ファイルサイズには上限があり、通常は数MBから数GB程度です。
また、サポートされているファイル形式（例：CSV、JSON、SQLファイル）以外のファイルはアップロードできません。
さらに、セキュリティ上の理由から、実行可能なスクリプトファイルや危険なコンテンツを含むファイルはアップロードが禁止されています。
