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「メールで受け取ったファイルを、毎回JUST.DBに手動でアップロードするのが面倒…」
「ファイルのダウンロード、リネーム、アップロードという一連の作業に時間がかかり、ミスも発生しがち…」
このように、JUST.DBへのファイル登録作業がルーティン化し、非効率だと感じていませんか？
もし、メールで受信した添付ファイルなどを、人の手を介さずに自動でJUST.DBの指定データベースへアップロードできる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎながら、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJUST.DBへファイルを自動でアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付ファイルをJUST.DBの指定したデータベースに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：JUST.DB／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回使用するアプリのマイアプリ連携を行っていきましょう！
【Gmailのマイアプリ連携】
【JUST.DBの事前準備とマイアプリ連携】
マイアプリ連携を行う前に、事前準備を行います。
JUST.DBにファイルをアップロードするため、JUST.DBの画面でフォルダーを作成しましょう。
今回は以下のフォルダーを作成しました。
※パネルは以下のように設定してみました。
Gmailで受信したメールの件名と添付されたファイルをアップロードする想定です。
フォルダを作成したら、API keyを紐付ける必要があります。
JUST.DBの画面で、右上のアカウント名から「運用管理画面」→「API連携設定」からAPI keyの追加を行ってください。
詳細は以下の画像の赤枠部分を参照してください。
アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしたら完了です。
※JUST.DBと連携するとできることは以下のリンクをご覧ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
最初の設定です！
ここから「Gmailで添付ファイルを受信したら、JUST.DBにファイルをアップロードする」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、Gmailの画面に移り、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※以下のメールを受信した想定で進めます。
Yoom操作画面に戻って、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「キーワード」を設定します。
先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで設定できたら「完了」をクリックしましょう。
ここでは、先ほど取得したファイルをJUST.DBでレコードを追加する設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、データベースの連携を行います。必須項目を設定しましょう。
※詳細は以下のリンクをご確認ください。
まずは、「ドメイン」を設定します。
JUST.DBのURLから対象箇所をコピーし、ペーストします。
※http://⚫︎⚫︎⚫︎/sites/homeの「⚫︎⚫︎⚫︎」の部分です。
次に、「テーブル識別名」を設定します。
右上のアカウント名→データ管理画面→オブジェクト管理→データテーブルより該当のテーブルの「識別名」を入力してください。
「テーブル定義ファイル」は、入力欄下の注釈を参照してダウンロードしたファイルを選択します。
ファイルはxlsx形式でアップロードしてください。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
※ここでアップロードするファイルは、先ほど指定した「テーブル識別名」と一致している必要があります。今回は赤枠のフォルダーを使用するため、赤枠のフォルダーを選択しました。
次の画面で、「追加するレコードの値」を設定します。
ここでは、新たに作成するレコードの値を入力します。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！
※以下のパネルを使用するため、「件名」に取得した値を挿入し、新しくレコードを作成します。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
問題なければ「完了」をクリックします。
ここで、JUST.DBの画面に移り、レコードが追加されたか確認してみましょう。
追加されましたね！
次に、JUST.DBにファイルをアップロードする設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
以下の画面が表示されたら、「ドメイン」を入力します。
入力欄下の注釈を参照して入力してくださいね。
次に、「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定します。
Gmailのトリガー設定で取得したファイルを使用するため、以下のように設定しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、画面下に取得した値が表示されます。
最後に「完了」をクリックしましょう。
最後の設定です！
画像もしくはファイルのフィールドを更新する設定を行います。
それでは、以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
まずは「ドメイン」と「テーブル識別名」を入力します。
入力欄下の注釈を参照して入力してください。
「レコードID」は、「レコードを追加する」設定で取得した値を引用して設定しましょう。
「フィールド識別名」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して入力してください。
「ファイルID」は「ファイルのアップロード」で取得した値を引用してください。
「ファイル名」はトリガーで取得した値を引用してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功と表示されたら「完了」をクリックします。
最後にJUST.DBにファイルがアップロードされたか確認してみましょう。
無事にアップロードされましたね！
以上で、「Gmailで添付ファイルを受信したら、JUST.DBにファイルをアップロードする」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
JUST.DBのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
JUST.DBにレコードが登録されたことをトリガーに、Google Driveへフォルダを自動作成したり、Slackなどのチャットツールへ即座に通知を飛ばしたりできます。また、HubSpotやBASEなどの外部サービスから届く注文・回答情報をJUST.DBに自動集約するだけでなく、OCRで読み取った名刺情報をそのままレコード登録することも可能です。さらに、定期的にJUST.DBのレコードからフィードバック情報を取得し、AIで要約した結果を報告するなど、データの蓄積から利活用までを一貫して自動化し、業務の質を向上させることができます。
JUST.DBへのファイルアップロードを自動化することで、メールで受信した添付ファイルを手動で保存・アップロードする手間を削減し、ヒューマンエラーのない迅速な情報共有を実現できます。
これにより、担当者は単純なファイル管理業務から解放され、データベースに蓄積された情報を活用するといった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイルのアップロードに失敗したらどうなりますか？
A：
アップロードに失敗した場合は、フローボットはエラーになり停止します。
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：Gmail以外のアプリからも自動化できますか？
A：
はい、可能です。OutlookやSlackなど社内でお使いのツールと連携することが可能です。
Yoomと連携できるアプリは以下をご確認ください。
Q：アップロードできるファイルに制限はありますか？
A：
JUST.DBでは、アップロードできるファイルにはサイズと形式に制限があります。
ファイルサイズには上限があり、通常は数MBから数GB程度です。
また、サポートされているファイル形式（例：CSV、JSON、SQLファイル）以外のファイルはアップロードできません。
さらに、セキュリティ上の理由から、実行可能なスクリプトファイルや危険なコンテンツを含むファイルはアップロードが禁止されています。
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