■概要
Gmailで受信したメールの添付ファイルを、都度手動でJUST.DBへアップロードしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れや間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、JUST.DBへのファイルアップロードが自動で完了するため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのファイルをJUST.DBで管理している方
- 手作業によるJUST.DBへのファイルアップロードに手間や課題を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルがJUST.DBに自動でアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、ファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJUST.DBの「レコードを追加する」アクションを設定し、メール情報をもとに新しいレコードを作成します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、メールの添付ファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「画像またはファイルのフィールドを更新」アクションを設定し、先ほど作成したレコードにアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、特定の取引先名や「請求書」といった件名に含まれる単語を指定できます。
- JUST.DBの各オペレーション設定では、ファイルをアップロードしたいデータベースのドメインやテーブル識別名を、ご利用の環境に合わせて設定してください。
■注意事項
- Gmail、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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