【ノーコードで実現】Gmailの添付ファイルをGoogle Driveへ自動アップロードする方法

Gmailの添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードし通知する

<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動的にGoogle Driveの指定フォルダに保存したり、保存完了後にTelegramなどのチャットツールで通知を受け取ったりする</span>基本的な連携フローです。

手作業によるファイル保存の手間を大幅に削減し、重要なファイルの確実なバックアップと関係者への迅速な情報共有を実現できます！

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードするフローを作ってみよう

それではここから、代表的な例として<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールに添付されているファイルをGoogle Driveの指定フォルダへ自動でアップロードするフロー</span>を解説していきます！　

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携

今回使用するGmailとGoogle DriveをYoomのマイアプリに登録します。
事前にマイアプリ登録を行うと、自動化の設定がスムーズに行えます。

1．Gmailのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

マイアプリにGmailが表示されます。

2．Google Driveのマイアプリ登録

「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。

以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。

マイアプリにGoogle Driveが表示されれば登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるGmailの受信設定

Gmailでメールを受信したことを、自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし、設定を進めましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。

ラベルを作成していない場合はここで作成をして、再度アプリ連携をしてください。

入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。

この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：分岐フローの確認

メールに添付ファイルがあった場合、Google Driveに保存するフローに分岐させるための設定の確認を行いましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう。

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 
有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけます。

分岐条件を指定する画面が表示されるので、内容を確認します。

この画面では、メールで添付ファイルを受信した場合に、次のフローに進むようテンプレートで設定されています。
「保存する」をクリックし、次の設定へ進みましょう。

ステップ5：ファイルをアップロードする

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

API接続設定が表示されるので、画面の指示に従って入力してください。

格納先のフォルダIDは以下の画面のように候補からクリックしましょう。

ファイル名は任意で設定できます。
今回はメールから取得した値の「From」を設定しました。

ファイルの添付方法は以下の設定のままで問題ないです。
（メールの添付ファイルをそのままアップロードする設定のため。）

設定後「テスト」をクリックし、実際にGoogle Driveに保存されているか確認しましょう。
テスト成功したらYoomの画面に戻り「保存する」をクリックします。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

GmailとGoogle Driveを活用したその他の自動化テンプレート事例

GmailとGoogle Driveを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。

ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

Gmailを使った自動化例

Gmailに届いたメールの情報をもとに、Slack通知や自動返信、他ツールとの連携が簡単に実現できます。

たとえば、特定条件に合致したメールをSlackで共有したり、問い合わせ内容に対して自動返信を行うなど、手作業で対応していた業務がYoomのテンプレートで一気に効率化できます。

メールの見逃しや対応漏れを防ぎ、スピーディーな情報共有を実現したい方におすすめです。

Google Driveの自動化例

Google Driveとの連携により、ファイルの格納・権限管理・請求書の自動保存などを一括で自動化できます。SalesforceやGoogleフォーム、Zoomなどと組み合わせれば、フォルダ作成からレコーディング保存、文書発行までをノーコードでスムーズに実行可能。

ファイル整理や共有の手間を大きく削減できるので、情報管理にかかる負担を減らしたい方に特におすすめです。

まとめ

GmailとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた添付ファイルのダウンロード、フォルダへの移動、名前の変更といった一連の作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる保存ミスや情報漏洩のリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑なファイル管理業務から解放され、分析や企画といったより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。

もしGmailとGoogle Drive間のファイル連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！