■概要
日々の業務でGmailに届く大量のメール、その中から特定の添付ファイルを探し出し、手作業でGoogle Driveにアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。重要なファイルであっても、忙しさの中でつい後回しになったり、保存を忘れてしまったりすることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信するだけで、添付ファイルを自動的にGoogle Driveへアップロードするプロセスを構築でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定の添付ファイルをGoogle Driveで整理・管理している方
- 添付ファイルの保存作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方
- ファイルの保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされるため、これまで手作業で行っていたファイル保存の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードやアップロードが不要になるため、保存忘れや誤操作といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールが届いた際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定します。ここで、添付ファイルの有無に基づいて、後続の処理を分岐させることが可能です。
- さらに、追加の分岐機能を設定し、件名や本文などのより詳細な条件で処理を分けます。
- 最後に、条件に合致した場合、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、添付ファイルを指定のフォルダに自動で保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールのラベルを任意で指定してください。これにより、特定のプロジェクトや送信者からのメールのみを対象にするなど、柔軟な設定が可能です。
- 分岐機能の設定では、Gmailで受信したメールの情報（件名、本文、送信者など）や添付ファイルの有無を基に、後続のGoogle Driveへのアップロード処理を行うかどうか、またどのフォルダに保存するかなどの条件を自由に設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれをYoomと連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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