Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する

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■概要

従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
  • 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
  • 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
  3. 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
  4. 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
  • 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
  • Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類(閲覧者、編集者など)や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。

■注意事項

  • Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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