Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する

■概要

重要なクライアントからのメールやシステムアラートなど、すぐに確認したい連絡を見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google Chatへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体での迅速な情報共有と対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する重要なお知らせや問い合わせの見落としを防止したい方
• Google Chatを活用して、チームへの情報共有をよりスピーディーに行いたい方
• メールの内容を手作業で転記して通知する手間を省き、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動で通知が作成されるため、都度手動で確認し連絡する手間や時間を短縮できます。
• 通知のし忘れや内容の転記ミスといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいラベルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいスペースやメッセージ内容を構成することで設定は完了です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへ送信するメッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者、本文の一部といった情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容を作成することが可能です。

■注意事項

・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336