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「毎日大量に届くメールの対応に追われてしまう…」
「長文のメールを読むだけで時間がかかり、本来の業務が進まない…」
このように、日々のメール処理業務に多くの時間を費やし、非効率だと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">受信したメールの内容をChatGPTが自動で要約したり、問い合わせ内容を解析して担当者に振り分けたりできる仕組み</span>があれば、メール対応にかかる時間を削減し、より生産的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">受信したメールの内容をAIで要約する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々受信する大量のメールをChatGPTと連携させることで、内容の要約や解析、転送などを自動化できます。
ここでは、具体的な自動化のテンプレートを紹介しますので、あなたの業務に近いものがないか、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">受信したメールの内容をChatGPTで要約し、その結果をSlackやChatworkなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことで、チーム内での情報共有を迅速化し、重要なメールの見落としを防ぎます。
<span class="mark-yellow">受信したメールをChatGPTで要約・整理し、Google スプレッドシートなどのデータベースに自動で記録する</span>ことで、問い合わせ管理や顧客情報の蓄積を効率化し、手作業による転記ミスをなくすことができます。
<span class="mark-yellow">受信したメールの内容をChatGPTが解析して適切な担当者を判断し、自動で転送する</span>ことで、問い合わせの一次対応を自動化し、担当者への割り振りをスムーズに行えます。
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をChatGPTで要約し、通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するChatGPTとSlackは動画内で説明されているので、一緒に設定を進めていきましょう。
それではここからSlackのマイアプリ登録方法を解説します。
マイアプリから「新規接続」を押した後、Gmailを検索し、クリックしてください。
「sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGmailのマイアプリ登録は完了です。
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
【事前準備】
テスト用にGmailに以下のようなメールを送信しておきます。
このメールのテキストを要約し、Slackに通知する流れです。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードを入力します。
今回は「お問い合わせ」というキーワードに一致したメールを絞り込むように設定しました。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、ChatGPTでテキストを要約する設定を行います。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
料金についてはこちらもご参照下さい。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
メッセージ内容を入力します。
はじめにChatGPTに要約の指示文を入力し、前項で取得した値から「本文」を選択します。
取得した値を使用することで、テキストが固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい値が反映されます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、ChatGPTが要約した返答内容が作成されていますね！
確認し「保存する」をクリックします。
次に3つ目の工程をクリックします。
Slackに送信するメッセージを設定します。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルIDを選択します。
フィールドをクリックし、候補の中からチャンネルを選択してください。
ちなみに事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」からでYoomを追加しておきましょう。
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 | Yoomヘルプセンター
メッセージに、実際にSlackに送信したいメッセージの型を作成します。
前項で取得した値から、ChatGPTで要約した「返答内容」などを追加することができます。
取得した値を使用することで、内容が固定化されず、フローボットが起動する度に、新しい内容を通知することができます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されSlack側にも通知が送信されました！
確認し「保存する」をクリックします。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Gmailで受信したメールの内容をChatGPTで要約し、通知する方法は以上です。
ChatGPTを組み合わせれば、回答内容の仕分けや要約、返信文の作成などを自動化できます。日々の問い合わせ対応やデータ整理にかかる負担を軽減し、業務の効率化や情報共有のスムーズ化に役立ちます。
メールとChatGPTを連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた内容の確認や要約、振り分けといった一連の作業を自動化し、時間短縮とヒューマンエラーの防止を実現できます。</span>
これにより、あなたは大量のメール処理から解放され、顧客対応の質向上や戦略立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ChatGPTへの指示（プロンプト）は細かく設定できますか？
A：今回の例では箇条書きで要約する指示をしましたが、他の指示文を入れて実行することもできます。
Q：Gmail以外のメールサービスでも連携できますか？
A：Gmail以外にも、社内でお使いのメールツールと連携可能です。
連携できるAPIツールの詳細はこちらからご参照ください。
Q：ChatGPTがうまく処理できなかった場合どうなりますか？
A：要約に失敗した場合は、連携時にエラーメッセージが表示されます。
要約に失敗する原因としては、アプリ連携がうまくいっていない可能性があるのでChatGPTのアプリ連携を再度ご確認ください。
また、今回紹介した連携はOpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要がありますので併せてご確認ください。
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