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とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したメールの内容をAIで要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して通知する」ワークフローは、メールの内容を効率的に共有するための自動化プロセスです。 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して自動的に通知されるため、手動での通知作業の手間を省けます。 ■注意事項
毎日大量のメールを処理する際、重要な情報を迅速にチームへ伝える手間を軽減します。
Yoomを活用することで、Gmail、ChatGPTをシームレスに連携し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
また、ChatGPTで要約した内容が通知されるため、必要な情報を素早く確認できます。
自動化によって、手作業によるミスや漏れを防止し、情報の正確性も向上します。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
「毎日大量に届くメールの対応に追われてしまう…」
「長文のメールを読むだけで時間がかかり、本来の業務が進まない…」
このように、日々のメール処理業務に多くの時間を費やし、非効率だと感じていませんか？
もし、受信したメールの内容をChatGPTが自動で要約したり、問い合わせ内容を解析して担当者に振り分けたりできる仕組みがあれば、メール対応にかかる時間を削減し、より生産的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
そもそも「ChatGPTでメール作成・返信」をするメリットとは？
メール業務を効率化するために、ChatGPTとノーコードツールを組み合わせることで、業務の自動化が可能になります。例えば、受信したメールの内容をChatGPTで要約し、SlackやChatworkなどのチャットツールに自動で通知することができます。これにより、重要な情報を見逃さず、チーム内で迅速に共有できます。
しかし、これらの自動化には注意点もあります。例えば、メールの解析や要約において、ChatGPTの認識精度に限界があるため、誤った解釈が生じる可能性があります。また、ノーコードツールの連携には設定ミスや誤動作が起こるリスクもあるため、定期的なチェックが必要です。
とはいえ、Yoomのようなツールを使えば、これらのプロセスを簡単に管理でき、複数のアプリケーションをスムーズに連携させることができます。
メールとChatGPTを連携する方法
日々受信する大量のメールをChatGPTと連携させることで、内容の要約や解析、転送などを自動化できます。
ここでは、具体的な自動化のテンプレートを紹介しますので、あなたの業務に近いものがないか、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールの内容をChatGPTで処理し、チャットツールに通知する
受信したメールの内容をChatGPTで要約し、その結果をSlackやChatworkなどのチャットツールに自動で通知することで、チーム内での情報共有を迅速化し、重要なメールの見落としを防ぎます。
■概要 「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して通知する」ワークフローは、メールの内容を効率的に共有するための自動化プロセスです。 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して自動的に通知されるため、手動での通知作業の手間を省けます。 ■注意事項
毎日大量のメールを処理する際、重要な情報を迅速にチームへ伝える手間を軽減します。
Yoomを活用することで、Gmail、ChatGPTをシームレスに連携し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
また、ChatGPTで要約した内容が通知されるため、必要な情報を素早く確認できます。
自動化によって、手作業によるミスや漏れを防止し、情報の正確性も向上します。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
メールの内容をChatGPTで処理し、データベースに記録する
受信したメールをChatGPTで要約・整理し、Google スプレッドシートなどのデータベースに自動で記録することで、問い合わせ管理や顧客情報の蓄積を効率化し、手作業による転記ミスをなくすことができます。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
メールの内容をChatGPTで解析し、担当者に自動で転送する
受信したメールの内容をChatGPTが解析して適切な担当者を判断し、自動で転送することで、問い合わせの一次対応を自動化し、担当者への割り振りをスムーズに行えます。
■概要 Gmailに届くお問い合わせなどを一件ずつ確認し、内容を把握して担当者に転送する作業は手間がかかるのではないでしょうか。ChatGPTをメール業務に活用しようとしても、手作業での連携では効率化に限界を感じることもあります。このワークフローを活用すれば、GmailとChatGPTを連携させ、特定のメール受信から内容の自動解析、担当者への転送までを自動化できるため、こうしたメール対応に関する課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
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そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
メールアプリとChatGPTを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をChatGPTで要約し、通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して通知する」ワークフローは、メールの内容を効率的に共有するための自動化プロセスです。 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して自動的に通知されるため、手動での通知作業の手間を省けます。 ■注意事項
毎日大量のメールを処理する際、重要な情報を迅速にチームへ伝える手間を軽減します。
Yoomを活用することで、Gmail、ChatGPTをシームレスに連携し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
また、ChatGPTで要約した内容が通知されるため、必要な情報を素早く確認できます。
自動化によって、手作業によるミスや漏れを防止し、情報の正確性も向上します。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1：Gmail、ChatGPT、Slackをマイアプリ連携
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するChatGPTとSlackは動画内で説明されているので、一緒に設定を進めていきましょう。
それではここからSlackのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Gmailを検索し、クリックしてください。
「sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGmailのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
■概要 「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して通知する」ワークフローは、メールの内容を効率的に共有するための自動化プロセスです。 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して自動的に通知されるため、手動での通知作業の手間を省けます。 ■注意事項
毎日大量のメールを処理する際、重要な情報を迅速にチームへ伝える手間を軽減します。
Yoomを活用することで、Gmail、ChatGPTをシームレスに連携し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
また、ChatGPTで要約した内容が通知されるため、必要な情報を素早く確認できます。
自動化によって、手作業によるミスや漏れを防止し、情報の正確性も向上します。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
【事前準備】
テスト用にGmailに以下のようなメールを送信しておきます。
このメールのテキストを要約し、Slackに通知する流れです。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードを入力します。
今回は「お問い合わせ」というキーワードに一致したメールを絞り込むように設定しました。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ChatGPTで要約する
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、ChatGPTでテキストを要約する設定を行います。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
料金についてはこちらもご参照下さい。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
メッセージ内容を入力します。
はじめにChatGPTに要約の指示文を入力し、前項で取得した値から「本文」を選択します。
取得した値を使用することで、テキストが固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい値が反映されます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、ChatGPTが要約した返答内容が作成されていますね！
確認し「保存する」をクリックします。
ステップ5：チャンネルにメッセージを送信する
次に3つ目の工程をクリックします。
Slackに送信するメッセージを設定します。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルIDを選択します。
フィールドをクリックし、候補の中からチャンネルを選択してください。
ちなみに事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」からでYoomを追加しておきましょう。
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 | Yoomヘルプセンター
メッセージに、実際にSlackに送信したいメッセージの型を作成します。
前項で取得した値から、ChatGPTで要約した「返答内容」などを追加することができます。
取得した値を使用することで、内容が固定化されず、フローボットが起動する度に、新しい内容を通知することができます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されSlack側にも通知が送信されました！
確認し「保存する」をクリックします。
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Gmailで受信したメールの内容をChatGPTで要約し、通知する方法は以上です。
ChatGPTを活用したその他の自動化例
ChatGPTを組み合わせれば、回答内容の仕分けや要約、返信文の作成などを自動化できます。日々の問い合わせ対応やデータ整理にかかる負担を軽減し、業務の効率化や情報共有のスムーズ化に役立ちます。
■概要 毎日指定の時間にAsanaで期日が前日までのタスクを取得して、Chatworkの特定のチャンネルに通知するフローです。 Chatworkの通知先のチャンネルや通知内容は自由に変更してご利用ください。 また、自分だけのDMに送信する事も可能です。 ■注意事項 ・Asana、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。 ・GPTでChatworkに送信するためのテキストを生成しているため、多少テキストの内容が変動する場合があります。 ・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。 ■概要 Googleフォームから届くお問い合わせへの返信文作成に、毎回時間を要していませんか。内容を把握し、適切な文章を作成する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を元にChatGPTが返信文案を自動で作成し、Slackに通知します。これにより、問い合わせ対応の初動を効率化し、担当者の作業負荷を軽減できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、ChatGPTを使い回答内容の種別を切り分けGoogleスプレッドシートに情報を追加します。 フォームの回答内容に合わせた判別とデータの蓄積を一元化することができます。 ■事前準備 ・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。 ※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779 ・事前に応募情報を蓄積するスプレッドシートを用意します。 ※実際に使用している蓄積用のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bluRKYuqY7oMyXdaQN3HezyanrlLJaYzryrUg-lS4pk/edit#gid=0 ■作成方法 ①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。 ・各質問項目：フォーム用に、名前や連絡先、質問内容等、必要な項目を設定します。 ・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。 ※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267 ②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからChatGPTを選択して以下設定し、テスト・保存します。 ・アクション：会話します。 ・メッセージ内容：①で取得した問い合わせ内容などのテキストを埋め込み、以下のような判定を指示します。 ・ロール：ChatGPTの回答ロールを選択してください。 ※基本はユーザーの設定 ・temperature：0～2未満の値で指定します。0.8のように高い値はランダム性が増し、0.2のように低い値はより集中的かつ決定論的にします。 ・最大トークン数：生成される回答に許可されるトークンの最大数です。デフォルトでは、4096トークンとなります。 ・モデル：ChatGPTのAIモデルを選択します。 ※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ※{{問い合わせ内容}}：この文章を確認して、営業に関する内容であれば「営業」、質問に関する内容であれば「質問」スパムのような内容であれば「スパムの可能性」という判断してください。 ③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。 ・実行アクション：レコードを追加します。 ・スプレッドシートID：欄をクリックし、候補から事前に用意したスプレッドシートを選択します。 ・スプレッドシートのタブ名：欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。 ・テーブル範囲：列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Eと設定しています。 ・追加するレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットや②で取得した判定結果を埋め込みます。 ※Googleスプレッドシートのテーブル範囲の定義についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465 ■注意事項 ・ChatGPT/OpenAIのAPI使用は有料です。お使いのOpenAIのプランによっては使用できない可能性があるので、事前にプランをご確認ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8687581 ■概要 フォーム回答が行われたら、ChatGPTを使い回答内容の種別を切り分け、kintoneのレコードに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方 ・ChatGPTを利用して情報検索やデータ分析などの手間を省力したい方 ・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者 2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・フォーム回答が行われたら、ChatGPTが種別ごとにkintoneのレコードに登録するため、手作業の手間を省き業務を効率化することができます。 ・フォーム回答の内容に合わせた判別とデータの蓄積を一元化することができます。 ■注意事項 ・ChatGPT、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ◼️概要 受信したメールの内容をChatGPTを用いて要約し、指定のSlackチャンネルに送信します。 ◼️設定方法 1.Slack、ChatGPTそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携） 2.ChatGPTのオペレーションで、連携アカウントなどの設定を行ってください。 3.Slackのオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。 4.メールトリガー設定したメールアドレス宛にメールが届くとフローボットが起動します。 ◼️注意事項 ・ChatGPT、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。 ・Slackの投稿先のチャンネルIDやChatGPTへの指示内容を任意の値に置き換えてご利用ください。 ・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
メールとChatGPTを連携させることで、これまで手作業で行っていた内容の確認や要約、振り分けといった一連の作業を自動化し、時間短縮とヒューマンエラーの防止を実現できます。
これにより、あなたは大量のメール処理から解放され、顧客対応の質向上や戦略立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ChatGPTへの指示（プロンプト）は細かく設定できますか？
A：今回の例では箇条書きで要約する指示をしましたが、他の指示文を入れて実行することもできます。
Q：Gmail以外のメールサービスでも連携できますか？
A：Gmail以外にも、社内でお使いのメールツールと連携可能です。
連携できるAPIツールの詳細はこちらからご参照ください。
Q：ChatGPTがうまく処理できなかった場合どうなりますか？
A：要約に失敗した場合は、連携時にエラーメッセージが表示されます。
要約に失敗する原因としては、アプリ連携がうまくいっていない可能性があるのでChatGPTのアプリ連携を再度ご確認ください。
また、今回紹介した連携はOpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要がありますので併せてご確認ください。
