Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、ChatGPTで内容を解析し担当者に転送する

■概要

Gmailに届くお問い合わせなどを一件ずつ確認し、内容を把握して担当者に転送する作業は手間がかかるのではないでしょうか。ChatGPTをメール業務に活用しようとしても、手作業での連携では効率化に限界を感じることもあります。このワークフローを活用すれば、GmailとChatGPTを連携させ、特定のメール受信から内容の自動解析、担当者への転送までを自動化できるため、こうしたメール対応に関する課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く大量の問い合わせメールの振り分けに課題を感じているカスタマーサポート担当の方
• ChatGPTを活用してメール内容を解析し、リードの割り振りなどを自動化したい営業チームの方
• GmailとChatGPTを連携させ、手作業によるメール転送業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメールを受信した際にChatGPTが内容を解析し自動転送するため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます
• 担当者への転送漏れや、内容の伝え間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します
2. トリガーにGmailを設定し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択します
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメールの内容を解析・要約させます
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを担当者宛に転送します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「お問い合わせ」や「見積依頼」など、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
• ChatGPTのプロンプトは自由にカスタマイズが可能です。前段のトリガーで取得したメール本文などの情報を変数として活用し、業務内容に合わせた指示を設定できます
• 転送先のGmail設定では、宛先や件名、メッセージ内容を任意で設定できます。ChatGPTの解析結果を変数として本文に含めるなど、柔軟な通知が可能です

■注意事項

• Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
  そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。