Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したらChatGPTで要約し、Google スプレッドシートに追加する

■概要

日々大量に受信するメールの中から、重要な情報を手動で確認し、内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTが自動で要約し、Google スプレッドシートへ情報を蓄積します。GmailとChatGPTを連携させることで、情報収集や管理に関する手作業を効率化し、重要な情報の見逃しを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの情報収集や内容確認を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
• Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、チームのナレッジとして活用したい方
• 重要なメールの情報をGoogle スプレッドシートに手動で転記しており、手間を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信をトリガーにChatGPTが要約し、転記までを自動で行うため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記や要約で発生しがちな、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール本文を要約するよう「テキストを生成」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、要約結果を指定のシートに追記するよう「レコードを追加する」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、プロンプトを自由にカスタマイズでき、Gmailで受信したメールの件名や本文などを変数として活用することも可能です
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、情報を記録したいスプレッドシートやシート、テーブルの範囲などを任意で指定してください

■注意事項

• Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
  そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。