【ノーコードで実現】メールで受信した情報をGoogle スプレッドシートに自動で書き出す方法

「特定のメールが届くたびにその内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記する作業、自動化できないかな…」
「顧客からの問い合わせメールをGoogle スプレッドシートで管理しているが、コピペ作業に追われて返信が遅れてしまう…」

このように、メールの内容をGoogle スプレッドシートに書き出す業務に時間や手間を取られていませんか？

もし受信したメールの本文を自動で要約し、指定したGoogle スプレッドシートの行に書き出す仕組みがあれば面倒な転記作業や入力ミスから解放されますね。
その結果、顧客対応や分析といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになるでしょう。

今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはメールで受信した情報をスプレッドシートに書き出す業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう。

メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

日々受信する大量のメールの中から、重要な情報を手作業で確認し、その内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、Google スプレッドシートに整理・追加する一連の流れを自動化できます。これにより、メールの確認・転記作業にかかる時間を削減し、重要な情報を見逃すリスクを減らします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する問い合わせや報告メールの管理に時間を要している方
• メールの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、非効率を感じている方
• AIを活用して、日々の情報収集やデータ整理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信から要約、転記までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、受信したメールの本文を要約します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約結果を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の要約オペレーションでは、要約の文字数や抽出したい項目（例：要点、ネクストアクションなど）を任意でカスタム設定できます。
• Google スプレッドシートへの追加先シートは任意で設定でき、追加するレコードには固定のテキストや、トリガーで取得したメール情報、AIの要約結果などを組み合わせて入力することが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

メールの内容をAIで要約しスプレッドシートに書き出すフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定、要約設定、Google スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

日々受信する大量のメールの中から、重要な情報を手作業で確認し、その内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、Google スプレッドシートに整理・追加する一連の流れを自動化できます。これにより、メールの確認・転記作業にかかる時間を削減し、重要な情報を見逃すリスクを減らします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する問い合わせや報告メールの管理に時間を要している方
• メールの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、非効率を感じている方
• AIを活用して、日々の情報収集やデータ整理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信から要約、転記までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、受信したメールの本文を要約します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約結果を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の要約オペレーションでは、要約の文字数や抽出したい項目（例：要点、ネクストアクションなど）を任意でカスタム設定できます。
• Google スプレッドシートへの追加先シートは任意で設定でき、追加するレコードには固定のテキストや、トリガーで取得したメール情報、AIの要約結果などを組み合わせて入力することが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
連携方法は以下のナビをご覧ください！GmailはGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

日々受信する大量のメールの中から、重要な情報を手作業で確認し、その内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、Google スプレッドシートに整理・追加する一連の流れを自動化できます。これにより、メールの確認・転記作業にかかる時間を削減し、重要な情報を見逃すリスクを減らします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する問い合わせや報告メールの管理に時間を要している方
• メールの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、非効率を感じている方
• AIを活用して、日々の情報収集やデータ整理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信から要約、転記までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、受信したメールの本文を要約します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約結果を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の要約オペレーションでは、要約の文字数や抽出したい項目（例：要点、ネクストアクションなど）を任意でカスタム設定できます。
• Google スプレッドシートへの追加先シートは任意で設定でき、追加するレコードには固定のテキストや、トリガーで取得したメール情報、AIの要約結果などを組み合わせて入力することが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。

まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に、フローボットを起動するためのキーワードを設定しましょう。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。

※演算子についての詳細はGmail の検索を絞り込むをご参照ください。

続けて、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含むテストメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「ECサイト」というワードが入った長文メールを送信しました。

ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。

成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。

※取得した値とは？

トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：要約設定

※「要約する」の設定方法もご参照ください。

先ほど取得したメール本文をAIで要約します。「要約する」をクリック。

要約アクションは以下のような種類がありますので、用途に合わせて選択しましょう。
それぞれ()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量にご注意ください。

• 「タスク実行数」のカウント方法について
• 料金プランについて