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「特定のメールが届くたびにその内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記する作業、自動化できないかな…」
「顧客からの問い合わせメールをGoogle スプレッドシートで管理しているが、コピペ作業に追われて返信が遅れてしまう…」
このように、メールの内容をGoogle スプレッドシートに書き出す業務に時間や手間を取られていませんか？
もし受信したメールの本文を自動で要約し、指定したGoogle スプレッドシートの行に書き出す仕組みがあれば面倒な転記作業や入力ミスから解放されますね。
その結果、顧客対応や分析といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
■概要
日々受信する大量のメールの中から、重要な情報を手作業で確認し、その内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、Google スプレッドシートに整理・追加する一連の流れを自動化できます。これにより、メールの確認・転記作業にかかる時間を削減し、重要な情報を見逃すリスクを減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
日々受信する大量のメールの中から、重要な情報を手作業で確認し、その内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、Google スプレッドシートに整理・追加する一連の流れを自動化できます。これにより、メールの確認・転記作業にかかる時間を削減し、重要な情報を見逃すリスクを減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
連携方法は以下のナビをご覧ください！GmailはGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
■概要
日々受信する大量のメールの中から、重要な情報を手作業で確認し、その内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、Google スプレッドシートに整理・追加する一連の流れを自動化できます。これにより、メールの確認・転記作業にかかる時間を削減し、重要な情報を見逃すリスクを減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動するためのキーワードを設定しましょう。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はGmail の検索を絞り込むをご参照ください。
続けて、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含むテストメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「ECサイト」というワードが入った長文メールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※「要約する」の設定方法もご参照ください。
先ほど取得したメール本文をAIで要約します。「要約する」をクリック。
要約アクションは以下のような種類がありますので、用途に合わせて選択しましょう。
それぞれ()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量にご注意ください。
要約対象のテキストには、Gmailから取得した「本文」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のメール本文を反映できます。
また、以下のように要約の条件を指定することも可能です。
今回は要約だけでなく、差出人の会社名・部署名・氏名も抽出するよう指示しました。
最後に出力する言語を任意で入力し、テストしてください。
成功したら保存しましょう。AIがGmailのメール本文を要約してくれました！
※以下の2記事も併せてご確認ください。
先ほど要約した内容をGoogle スプレッドシートに自動で書き出す設定をします。
まず準備として、書き出すためのシートを用意しましょう。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択しましょう。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
以下のようにGmailの要約機能から取得した値を選択すると、メール情報や要約結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしましょう。
成功したら保存してください。
用意したシートにメール情報と要約結果が自動で追記されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する方法でした！
Gmailを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、Gmailに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
たとえば、Gmailの受信内容をAsanaタスク化、AIによるスケジュール管理、履歴書OCRからの契約書自動作成に活用できます。
またSalesforce、kintone、Zendeskからの情報で定型メールを自動送信します。
これにより、メール処理、タスク連携、文書作成を自動化し、メール対応の効率と品質を向上させます。
■概要
Boxに契約書などの重要書類がアップロードされるたびに、手作業で内容を確認し関係者にメールで通知する業務は、手間がかかり確認漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをトリガーにAIが契約書の内容を自動でチェック、その結果をGmailで指定した宛先に通知する一連の流れを自動化できるため、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで日々受信する多くの予定に関するメール。それらを一つひとつ確認し、Googleカレンダーへ正確に登録・調整するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。時には対応漏れやダブルブッキングといったミスも発生しかねません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Googleカレンダーの既存予定をAIが考慮してスケジュールを賢く管理し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加してSlackに通知するフローです。
Asanaへ追加するタスクの設定など、設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Gmail、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Gmailで送信された年末調整の書類をOCRで読み取り、必須項目が記載されていなければ通知する」ワークフローは、年末調整の手続きを効率化する業務ワークフローです。
年末調整の書類管理は、多くの企業にとって煩雑な作業となりがちです。
特にGmailを利用して書類を受け取る場合、手動での確認作業に時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、送信された書類を自動でOCR処理し、必要な項目が抜けていないかをチェック。
万が一不足があれば即座に通知するため、効率的かつ正確な年末調整業務が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
◼️概要
SalesforceとGmailを連携し、YoomのChrome拡張機能を利用して、Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを1Clickで起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
定型メールの内容を自由に変更してご利用ください。
サービス資料などの添付ファイルも併せて送付することが可能です。
◼️注意事項
・Gmail、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・YoomのChrome拡張機能をインストールしてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
Yoomデータベースからデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。
送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.GmailとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.Gmailの「メールを送る」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先、件名、メール本文などのメール情報を設定してください。
4.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
5.指定された情報をもとにGmailでメールが送信されます。
◼️注意事項
・Gmailアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zendeskで顧客からの問い合わせチケットが作成されるたびに、内容を確認し、回答を作成してGmailで返信する作業は、時間と手間がかかる業務ではないでしょうか。特に問い合わせ件数が多い場合、迅速な対応が難しくなり、顧客満足度の低下に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Zendeskでのチケット作成をトリガーに、AIが自動で回答文案を作成し、Gmail経由で返信するまでのプロセスを自動化でき、これらの課題解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、Gmailでメールを送付するフローです。
kintoneのレコード登録と同時に自動的にGmailでメールが送付されるので、アラートのような活用や共有フローとしてもご活用いただけます。
■注意事項
・kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
受信した履歴書をAIで読み取り、自動で業務委託契約書を作成しGmailを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.複数の業務委託契約を締結する必要のある方
・Webデザイナーなどを業務委託契約している企業の担当者
・採用の決定権を持つ人事部や採用部門の上席者
2. AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
3.Googleスプレッドシートを業務に活用している方
・デジタルツールを活用してデータ管理を行なっている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・履歴書を受信したら一連の流れを全て自動で行うので、手入力の手間を省き業務の効率を大幅に向上させることができます。
・履歴書のデータをAIが自動で解析してくれるので、書類作成側の入力ミスが起こりません。
・間に分岐や承認を依頼するオペレーションを追加することで、採用から業務委託契約までの一連の流れを自動化することも可能です。（分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。）
■注意事項
・GoogleスプレッドシートとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・使用しているGoogleドキュメントの雛形は下記を参考にしてください。（閲覧のみ、使用する場合はコピーして使用してください）
https://docs.google.com/document/d/1f3SFWz4zkSNe85MRFWTgFN4CX0bMicazCH2U2O7qdCo/edit?usp=sharing
■概要
毎日指定の時間に自動的にGmail経由でメールを送信するフローボットです。
リマインドの自動送信などにご活用ください。
■注意事項
・メールの宛先や内容を自由に変更してご利用ください。
・起動タイミングは自由に設定いただけます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォーム から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：キーワード以外の条件でメールを絞り込めますか？
A：
ラベルでも絞り込むことができます。
連携アカウントとアクションを選択する画面で「特定のラベルのメールを受信したら」に変更してください。
Q：メールの添付ファイルをGoogle Driveに自動で保存できますか？
A：
「ファイルをアップロードする」アクションを追加することで可能です。
「ファイルの添付方法」は「取得した値を使用」のまま、「ファイル」は「添付ファイル1」を選択しテストしてください。
Q：メールの差出人の情報を、要約とは別の列に書き出せますか？
A：
テキスト抽出設定を追加することで可能です。「抽出したい項目」をカンマ区切りで入力すると、その項目数だけ値を取得できます。
※AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。
