「特定のメールが届くたびにその内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記する作業、自動化できないかな…」
「顧客からの問い合わせメールをGoogle スプレッドシートで管理しているが、コピペ作業に追われて返信が遅れてしまう…」
このように、メールの内容をGoogle スプレッドシートに書き出す業務に時間や手間を取られていませんか？
もし受信したメールの本文を自動で要約し、指定したGoogle スプレッドシートの行に書き出す仕組みがあれば面倒な転記作業や入力ミスから解放されますね。
その結果、顧客対応や分析といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
メールで受信した情報をスプレッドシートに書き出す業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう。
メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、受信メールの重要ポイントを自動的に抽出し、Google スプレッドシートに整理する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、メール本文の要約をAIが自動で行い、その内容をスプレッドシートに追加することで、情報の整理と共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のメールを日常的に受信し、内容を整理したい方
・メールの要約作業に時間を割かれているビジネスパーソン
・情報共有を効率化し、チーム全体でデータを活用したいリーダー
・Google スプレッドシートを活用して業務管理を行いたい方
・AIを活用した業務自動化に興味があるIT担当者
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールの内容をAIで要約しスプレッドシートに書き出すフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの
登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、要約設定、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、受信メールの重要ポイントを自動的に抽出し、Google スプレッドシートに整理する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、メール本文の要約をAIが自動で行い、その内容をスプレッドシートに追加することで、情報の整理と共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のメールを日常的に受信し、内容を整理したい方
・メールの要約作業に時間を割かれているビジネスパーソン
・情報共有を効率化し、チーム全体でデータを活用したいリーダー
・Google スプレッドシートを活用して業務管理を行いたい方
・AIを活用した業務自動化に興味があるIT担当者
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
連携方法は以下のナビをご覧ください！GmailはGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、受信メールの重要ポイントを自動的に抽出し、Google スプレッドシートに整理する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、メール本文の要約をAIが自動で行い、その内容をスプレッドシートに追加することで、情報の整理と共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のメールを日常的に受信し、内容を整理したい方
・メールの要約作業に時間を割かれているビジネスパーソン
・情報共有を効率化し、チーム全体でデータを活用したいリーダー
・Google スプレッドシートを活用して業務管理を行いたい方
・AIを活用した業務自動化に興味があるIT担当者
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動するためのキーワードを設定しましょう。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はGmail の検索を絞り込むをご参照ください。
続けて、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含むテストメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「ECサイト」というワードが入った長文メールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：要約設定
※「要約する」の設定方法もご参照ください。
先ほど取得したメール本文をAIで要約します。「要約する」をクリック。
要約アクションは以下のような種類がありますので、用途に合わせて選択しましょう。
それぞれ()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量にご注意ください。
要約対象のテキストには、Gmailから取得した「本文」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のメール本文を反映できます。
次に、要約結果の文字数を入力しましょう。今回は500字以内に設定しました。
また、以下のように要約の条件を指定することも可能です。
今回は要約だけでなく、差出人の会社名・部署名・氏名も抽出するよう指示しました。
最後に出力する言語を任意で入力し、テストしてください。
成功したら保存しましょう。AIがGmailのメール本文を要約してくれました！
ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定
※以下の2記事も併せてご確認ください。
先ほど要約した内容をGoogle スプレッドシートに自動で書き出す設定をします。
まず準備として、書き出すためのシートを用意しましょう。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択しましょう。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する項目を選択してください。
以下のようにGmailの要約機能から取得した値を選択すると、メール情報や要約結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしましょう。
成功したら保存してください。
用意したシートにメール情報と要約結果が自動で追記されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する方法でした！
Gmailを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、Gmailに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
たとえば、Gmailの受信内容をAsanaタスク化、AIによるスケジュール管理、履歴書OCRからの契約書自動作成に活用できます。
またSalesforce、kintone、Zendeskからの情報で定型メールを自動送信します。
これにより、メール処理、タスク連携、文書作成を自動化し、メール対応の効率と品質を向上させます。
Boxに契約書がアップロードされたら、内容を自動でチェックしてGmailで通知する
試してみる
■概要
「Boxに契約書がアップロードされたら、内容を自動でチェックしてGmailで通知する」ワークフローは、契約書の確認作業を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書の管理量が多く、見落としや遅延のリスクを感じる法務担当者の方
・OCRやAIを活用して契約レビューを自動化し、効率アップを図りたいIT部門の方
・Boxで契約書を一元管理しているが、目視チェックの手間を減らしたい総務部門の方
・法務のフローを自動化し、業務改善に取り組む経営者・管理職の方
■注意事項
・Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで予定メールを受信したら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する
試してみる
■概要
「Gmailで予定メールを受信したら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する」ワークフローは、受信したメールから自動的に予定を抽出し、Googleカレンダーに反映させる業務ワークフローです。
日々のメール管理とスケジュール調整をAIがサポートすることで、手間を大幅に軽減し、効率的なスケジュール管理を実現します。
これにより、重要な予定を見逃すことなく、スムーズな業務運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する予定関連のメールが多く、手動でのスケジュール管理に時間を取られているビジネスパーソン
・Googleカレンダーを活用しているが、予定の入力漏れや重複を防ぎたい方
・AIを活用して業務の効率化を図りたいと考えているIT担当者やチームリーダー
・メールから自動的に情報を抽出し、スケジュールを整理したい中小企業の経営者
・スケジュール管理を一元化し、より効果的な時間管理を目指すフリーランスの方
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する
試してみる
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加してSlackに通知するフローです。
Gmailで送信された年末調整の書類をOCRで読み取り、必須項目が記載されていなければ通知する
試してみる
■概要
「Gmailで送信された年末調整の書類をOCRで読み取り、必須項目が記載されていなければ通知する」ワークフローは、年末調整の手続きを効率化する業務ワークフローです。
年末調整の書類管理は、多くの企業にとって煩雑な作業となりがちです。
特にGmailを利用して書類を受け取る場合、手動での確認作業に時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、送信された書類を自動でOCR処理し、必要な項目が抜けていないかをチェック。
万が一不足があれば即座に通知するため、効率的かつ正確な年末調整業務が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・年末調整業務にGmailを活用している人事・経理担当者の方
・書類の手動チェックに時間や労力をかけている企業のチームリーダー
・OCRや自動通知を導入して業務のミスを減らしたい経営者の方
・年末調整のプロセスを効率化し、業務の自動化を検討している企業の方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・移動コマンド、分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
試してみる
Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
特定のレコードの情報を用いて、Gmail経由でメールを送信します。
Zendeskでチケットが作成されたら、自動で回答を作成してGmailで返信する
試してみる
■概要
「Zendeskでチケットが作成されたら、自動で回答を作成してGmailで返信する」ワークフローは、カスタマーサポート 自動化をスマートに実現します。
新着チケットをYoomのフローボットが検知すると、AIが回答文を自動生成します。Gmail経由でお客様にすばやく返信し、対応時間と手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskでの問い合わせ対応が増え、毎回手動で返信するのが煩雑だと感じているカスタマーサポート担当者の方
・AIを活用して返信品質を安定させつつ、カスタマーサポート 自動化を図りたいチームリーダーの方
・Gmailをメインに使いつつ、Yoomの業務ワークフローで他のアプリ連携もまとめて効率化したい方
■注意事項
・Zendesk、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneにレコードが登録されたらGmailでメールを送る
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、Gmailでメールを送付するフローです。
受信した履歴書をAIで読み取り、自動で業務委託契約書を作成しGmailを送付する
試してみる
受信した履歴書をAIで内容を読み取り、自動で業務委託契約書を作成しGmailを送付するフローです。
毎日指定の時間に自動的にGmail経由でメールを送信するフローボットです。メールの宛先や内容を自由に変更してご利用ください。
まとめ
メールで受信した情報をGoogle スプレッドシートへ自動で書き出すことで、
これまで手作業で行っていた面倒な転記作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。問い合わせ管理やデータ集計の属人化を防げるほか、スピーディーな情報共有も可能になるでしょう。
これにより、迅速で正確な対応や分析といったコア業務に集中できる環境が整いますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォーム から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：キーワード以外の条件でメールを絞り込めますか？
A：
ラベルでも絞り込むことができます。
連携アカウントとアクションを選択する画面で「特定のラベルのメールを受信したら」に変更してください。
Q：メールの添付ファイルをGoogle Driveに自動で保存できますか？
A：
「ファイルをアップロードする」アクションを追加することで可能です。
まず「格納先のフォルダID」をテキストボックス下部の説明通りに入力しましょう。
「ファイル名」にはGmailから取得した「添付ファイル1」の値を設定します。
「ファイルの添付方法」は「取得した値を使用」のまま、「ファイル」は「添付ファイル1」を選択しテストしてください。
Google Driveの指定フォルダにGmailの添付ファイルが格納されました！
Q：メールの差出人の情報を、要約とは別の列に書き出せますか？
A：
テキスト抽出設定を追加することで可能です。「抽出したい項目」をカンマ区切りで入力すると、その項目数だけ値を取得できます。
※AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。
用意したシートに新たな項目用のヘッダーを追加し、Google スプレッドシートのアクション設定でこれらの値を設定しましょう。
差出人の情報が別の列に追記されました！
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