Boxに契約書がアップロードされたら、内容を自動でチェックしてGmailで通知する

■概要

Boxに契約書などの重要書類がアップロードされるたびに、手作業で内容を確認し関係者にメールで通知する業務は、手間がかかり確認漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをトリガーにAIが契約書の内容を自動でチェック、その結果をGmailで指定した宛先に通知する一連の流れを自動化できるため、これらの課題を解決に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGmailを利用し、契約書管理や関連通知業務を手作業で行っている方
• 契約書の内容チェックや通知作成における時間的な負担やミスを減らしたい方
• 定型的な確認・通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードから内容チェック、Gmailでの通知までが自動化されるため、手作業による業務時間を短縮し、作業効率の向上に繋がります。
• AIによる自動チェックと定型化された通知により、確認漏れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の安定化が図れます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた契約書ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから契約内容に関するテキスト情報を抽出します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに契約内容のチェックポイントや通知用のメール本文を生成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された内容を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約金額や契約期間など、特に確認したい項目を追加で抽出するように設定をカスタムすることが可能です。
• AI機能「テキストを生成する」では、契約内容の要約や注意点を促す文章など、特定の指示（プロンプト）を固定値として入力したり、前段のオペレーションで取得したファイル名や抽出項目を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。
• Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるだけでなく、メールの件名や本文に固定の文言を入れたり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として活用したりするカスタムが可能です。

■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924