受信した履歴書をAIで読み取り、自動で業務委託契約書を作成しGmailを送付する
受信した履歴書をAIで読み取り、自動で業務委託契約書を作成しGmailを送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleドキュメント
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
業務委託の採用が増えるにつれて、履歴書の確認や契約書の作成、送付といった一連の業務に追われていませんか？特に、履歴書から契約書へ情報を転記する作業は、ミスが許されないため多くの時間と注意を要する業務です。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した履歴書をAIが自動で読み取り、その情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成し、メールで自動送付するまでの一連の流れを自動化し、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 履歴書の確認から契約書作成、送付までの採用業務に手間を感じている人事担当者の方
- GmailとGoogleドキュメントを用いて、手作業で応募者とのやり取りや契約管理を行っている方
- AIを活用して履歴書の読み取りを自動化し、契約書作成のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 履歴書の情報読み取りから契約書の自動作成、Gmailでの送付までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- AI(OCR)が情報を正確に抽出するため、手作業による履歴書からの情報転記ミスや契約書内容の誤りを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、履歴書が送付されるメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信した履歴書の添付ファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して応募者に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、使用する履歴書のフォーマットに合わせて、氏名や住所など抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する契約書の雛形テンプレートや、発行する書類のタイトル、保存先のフォルダなどを任意で設定できます。
- Gmailでメールを送付するアクションでは、送信先の任意設定はもちろん、件名や本文にOCRで読み取った氏名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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