Zendeskでチケットが作成されたら、自動で回答を作成してGmailで返信する

■概要

Zendeskで顧客からの問い合わせチケットが作成されるたびに、内容を確認し、回答を作成してGmailで返信する作業は、時間と手間がかかる業務ではないでしょうか。特に問い合わせ件数が多い場合、迅速な対応が難しくなり、顧客満足度の低下に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Zendeskでのチケット作成をトリガーに、AIが自動で回答文案を作成し、Gmail経由で返信するまでのプロセスを自動化でき、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZendeskとGmailを利用し、顧客対応の効率化を目指すカスタマーサポート担当者の方
• 手作業での問い合わせ対応に多くの時間を費やしており、業務負荷の軽減を求める方
• AIを活用して、より迅速かつ質の高い顧客コミュニケーションを実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskへのチケット作成からGmailでの返信までの一連の作業が自動化されるため、手作業による対応時間を短縮し、他の重要業務に注力できます。
• 定型的な返信業務を自動化することで、担当者による対応のばらつきや、メール作成時の誤字脱字といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Zendeskのチケット情報をもとに回答文案を作成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含めて、適切な宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でテキストを生成するアクションにおいて、より的確な回答文案を生成できるよう、Zendeskのチケット内容（件名、本文など）をどのようにプロンプトに組み込むかをカスタマイズしてください。
• Gmailでメールを送信するアクションにおいて、送信先のメールアドレス（チケット起票者のアドレスなど）、メールの件名、そしてAIが生成した本文に追記する署名や定型文などを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Zendesk、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます