■概要
経費精算システム「TOKIUM」で新しい部署を登録する際、手作業での入力や管理に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、フォームに部署情報を入力するだけでTOKIUMへの部署登録が自動で実行されます。さらに、登録した部署情報のバッチジョブを取得し、Google スプレッドシートに自動で記録するため、TOKIUMの部署登録からバッチジョブ取得までの一連の流れを効率化し、管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TOKIUMでの部署登録を手作業で行っており、工数を削減したい経理・総務担当者の方
- フォームで受け付けた情報をもとに、TOKIUMへの部署登録を自動化したいと考えている方
- 部署のバッチジョブ取得やスプレッドシートへの記録を自動化し、管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけに、TOKIUMへの部署登録からバッチジョブ取得までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、部署情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TOKIUMとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでTOKIUMの「部署を登録」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
- さらに、オペレーションでTOKIUMの「部署登録のバッチジョブを取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した部署情報を指定のスプレッドシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、部署登録に必要な情報（部署名など）を回答項目として自由に設定してください。
- TOKIUMへの部署登録オペレーションでは、フォームで取得した値を引用して、登録内容を任意に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートへの記録オペレーションでは、出力先となる任意のスプレッドシートIDやシート名などを設定してください。
■注意事項
- TOKIUM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
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