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「組織変更のたびに、コラボフローのグループ情報を手作業で削除するのが大変…」
「退職者アカウントの整理で、関連グループの削除漏れがないか毎回不安になる…」
このように、コラボフローの定期的なメンテナンス業務、特にグループ情報の削除作業に手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、リストに基づいてコラボフローのグループ情報を定期的に一括削除できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、削除漏れや間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、より重要なシステム管理業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！とにかく早く試したい方へ
Yoomにはコラボフローのグループ情報を一括で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
コラボフローのグループ情報を一括削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にGoogleスプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローのグループ情報を一括削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[コラボフロー]/[Google スプレッドシート]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：コラボフローとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
1.コラボフローのマイアプリ登録にはAPIキーが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得してください。詳しい取得方法はコラボフローのREST API クイックスタートからご確認ください。
2..右上の検索窓からコラボフローを検索してください。
3.コラボフローを選択できたら、アカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
あらかじめ平日の９時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定にすることもできます。
希望にあわせて設定してください。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：複数のレコードを取得するアクション設定
フローに戻り、「複数のレコードを取得する」のアイコンをクリックします。
なお、今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを使用します。
事前に対象となるGoogle スプレッドシートを準備しておいてください。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
まず、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を入力します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
設定できたら、「次へ」をクリック。
取得したいレコードの条件を設定します。
条件の内容は業務フローにあわせてカスタマイズしてください。
今回は、Google スプレッドシートでステータスを削除にしたグループをコラボフローでも削除することを想定し、「ステータス 等しい 削除」と設定にしました。
設定ができたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、取得した値にGoogle スプレッドシートで取得した情報が追加されます。
この取得した値はのちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5：同じ処理を繰り返すアクション設定
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、繰り返しグループコードを取得したいので、以下のように設定しました。
設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：コラボフローのグループを削除する設定
フローに戻り、「グループ情報の削除」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
なお、今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←繰り返し処理のアウトプットを設定してください」など矢印以降の補足は削除して設定してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
コラボフローを確認します。
「資源部」が削除されています。
ステップ7：レコードを更新する設定
フローに戻り、「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるのでステップ４で連携したスプレッドシートを候補から選択してください。
更新したいレコードは先ほどまで「削除」だったステータスを「削除済み」に変更したいので、以下のように設定しました。
変更を加えたくない場合は空白のまま「テスト」をクリックします。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
Google スプレッドシートを確認すると、ステータスが「削除済み」に変更されています。
実際のフロー稼働時は、ステータスが削除に該当した部門分、コラボフローから削除され、Google スプレッドシートのステータスも更新されます。
ステップ8：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
お疲れさまでした。
これでフローは完了です！
申請が行われたり、承認が完了したら、タスクを自動追加、チャットツールへ通知、帳票を出力しクラウドストレージに自動アップロード、レコードを更新します。
また、外部システムでの情報更新やユーザー登録をトリガーに、ワークフローシステムへ申請したり、ユーザー情報を自動登録することも可能です。
申請から後続タスクへの連携をスムーズにし、文書管理や情報転記の手間を解消します。
まとめ
コラボフローのグループ情報削除を自動化することで、これまで手作業で行っていたグループ情報の棚卸しや削除作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、情報システム担当者は面倒な定型業務から解放され、より戦略的なシステム企画やセキュリティ対策といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のツールも起点にすることはできますか？
A：
はい、できます。
今回はフローを修正する場合は、Google スプレッドシートのアクションを削除し、「+」からご利用のアプリを追加・連携してください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：削除処理が失敗した場合、通知を受け取れますか？
A：
はい、Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。
設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
Q：削除対象グループにユーザーが所属している場合、どうなりますか？
A：
削除対象グループにユーザーが所属している場合でも、グループごとすべて削除対象となります。
ご承知おきの上、フローをご活用ください。
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