【プログラミング不要】コラボフローのグループ情報を一括で削除する方法

「組織変更のたびに、コラボフローのグループ情報を手作業で削除するのが大変…」

「退職者アカウントの整理で、関連グループの削除漏れがないか毎回不安になる…」

このように、コラボフローの定期的なメンテナンス業務、特にグループ情報の削除作業に手間や心理的な負担を感じていませんか？

もし、リストに基づいてコラボフローのグループ情報を定期的に一括削除できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、削除漏れや間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、より重要なシステム管理業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはコラボフローのグループ情報を一括で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

定期的にGoogleスプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローのグループ情報を一括削除する

試してみる

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‍■概要

コラボフローのグループ情報を定期的に棚卸しする際、手作業での削除に手間がかかっていたり、誤った情報を削除してしまうリスクを感じてはいないでしょうか。特に管理するグループ数が多い場合、その作業は大きな負担となります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、スケジュールに合わせてコラボフローのグループ情報を自動で一括削除できます。手作業による手間やミスをなくし、正確なアカウント管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローの管理者で、定期的なグループ情報の棚卸し業務に課題を感じている方
• 情報システム部門などで、手作業でのコラボフローのグループ削除を効率化したい方
• Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、グループ情報を整理したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で処理が実行されるため、コラボフローのグループを削除する手作業の時間を削減できます。
• リストに基づいて処理が実行されるため、手作業による削除漏れや誤ったグループを削除するなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
3. オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、削除対象のグループ情報が記載されたシートを指定します。
4. 次に、繰り返し処理機能を追加し、3で取得したレコード情報を一つずつ処理するように設定します。
5. 繰り返し処理の中で、コラボフローの「グループ情報の削除」アクションを設定し、削除対象のグループを指定します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したレコードに削除済みである旨などを記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時を毎月や毎週など、業務に合わせて自由に設定してください。
• Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象のスプレッドシートやシートを任意のものに変更できます。
• 繰り返し処理機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得したどの情報を元に処理を行うかを変数として設定可能です。
• コラボフローでグループ情報を削除する際、削除対象を特定するIDなどを、スプレッドシートから取得した情報をもとに任意に設定できます。
• 処理完了後に更新するGoogle スプレッドシートでは、対象のスプレッドシート、シート、更新するセルなどを任意に指定可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
  

詳細を見る 試してみる

コラボフローのグループ情報を一括削除するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、定期的にGoogleスプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローのグループ情報を一括削除するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：[コラボフロー]/[Google スプレッドシート]

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• コラボフローとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• コラボフローのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

定期的にGoogleスプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローのグループ情報を一括削除する

試してみる

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‍■概要

コラボフローのグループ情報を定期的に棚卸しする際、手作業での削除に手間がかかっていたり、誤った情報を削除してしまうリスクを感じてはいないでしょうか。特に管理するグループ数が多い場合、その作業は大きな負担となります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、スケジュールに合わせてコラボフローのグループ情報を自動で一括削除できます。手作業による手間やミスをなくし、正確なアカウント管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローの管理者で、定期的なグループ情報の棚卸し業務に課題を感じている方
• 情報システム部門などで、手作業でのコラボフローのグループ削除を効率化したい方
• Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、グループ情報を整理したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で処理が実行されるため、コラボフローのグループを削除する手作業の時間を削減できます。
• リストに基づいて処理が実行されるため、手作業による削除漏れや誤ったグループを削除するなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
3. オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、削除対象のグループ情報が記載されたシートを指定します。
4. 次に、繰り返し処理機能を追加し、3で取得したレコード情報を一つずつ処理するように設定します。
5. 繰り返し処理の中で、コラボフローの「グループ情報の削除」アクションを設定し、削除対象のグループを指定します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したレコードに削除済みである旨などを記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時を毎月や毎週など、業務に合わせて自由に設定してください。
• Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象のスプレッドシートやシートを任意のものに変更できます。
• 繰り返し処理機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得したどの情報を元に処理を行うかを変数として設定可能です。
• コラボフローでグループ情報を削除する際、削除対象を特定するIDなどを、スプレッドシートから取得した情報をもとに任意に設定できます。
• 処理完了後に更新するGoogle スプレッドシートでは、対象のスプレッドシート、シート、更新するセルなどを任意に指定可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
  

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ステップ1：コラボフローとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

【コラボフロー】

1.コラボフローのマイアプリ登録にはAPIキーが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得してください。詳しい取得方法はコラボフローのREST API クイックスタートからご確認ください。

2..右上の検索窓からコラボフローを検索してください。

3.コラボフローを選択できたら、アカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」します。

Google スプレッドシート

Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。

 

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下のバナーの「試してみる」をクリックします。

定期的にGoogleスプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローのグループ情報を一括削除する

試してみる

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‍■概要

コラボフローのグループ情報を定期的に棚卸しする際、手作業での削除に手間がかかっていたり、誤った情報を削除してしまうリスクを感じてはいないでしょうか。特に管理するグループ数が多い場合、その作業は大きな負担となります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、スケジュールに合わせてコラボフローのグループ情報を自動で一括削除できます。手作業による手間やミスをなくし、正確なアカウント管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローの管理者で、定期的なグループ情報の棚卸し業務に課題を感じている方
• 情報システム部門などで、手作業でのコラボフローのグループ削除を効率化したい方
• Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、グループ情報を整理したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で処理が実行されるため、コラボフローのグループを削除する手作業の時間を削減できます。
• リストに基づいて処理が実行されるため、手作業による削除漏れや誤ったグループを削除するなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
3. オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、削除対象のグループ情報が記載されたシートを指定します。
4. 次に、繰り返し処理機能を追加し、3で取得したレコード情報を一つずつ処理するように設定します。
5. 繰り返し処理の中で、コラボフローの「グループ情報の削除」アクションを設定し、削除対象のグループを指定します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したレコードに削除済みである旨などを記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時を毎月や毎週など、業務に合わせて自由に設定してください。
• Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象のスプレッドシートやシートを任意のものに変更できます。
• 繰り返し処理機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得したどの情報を元に処理を行うかを変数として設定可能です。
• コラボフローでグループ情報を削除する際、削除対象を特定するIDなどを、スプレッドシートから取得した情報をもとに任意に設定できます。
• 処理完了後に更新するGoogle スプレッドシートでは、対象のスプレッドシート、シート、更新するセルなどを任意に指定可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
  

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：スケジュールトリガー設定

まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！

あらかじめ平日の９時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定にすることもできます。
希望にあわせて設定してください。

• スケジュールトリガーの設定方法

入力が完了したら、「完了」をクリックします。

ステップ4：複数のレコードを取得するアクション設定

フローに戻り、「複数のレコードを取得する」のアイコンをクリックします。

なお、今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを使用します。
事前に対象となるGoogle スプレッドシートを準備しておいてください。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
まず、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を入力します。

スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。

テーブル範囲は以下のように設定しました。
設定できたら、「次へ」をクリック。

• Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義

取得したいレコードの条件を設定します。
条件の内容は業務フローにあわせてカスタマイズしてください。
今回は、Google スプレッドシートでステータスを削除にしたグループをコラボフローでも削除することを想定し、「ステータス 等しい 削除」と設定にしました。

設定ができたら、「テスト」をクリック。

テストに成功すると、取得した値にGoogle スプレッドシートで取得した情報が追加されます。
この取得した値はのちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。

ステップ5：同じ処理を繰り返すアクション設定

フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。

• ↩️「同じ処理を繰り返す」の設定方法

※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。

チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。

オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、繰り返しグループコードを取得したいので、以下のように設定しました。

設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。

ステップ6：コラボフローのグループを削除する設定

フローに戻り、「グループ情報の削除」のアイコンをクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。

• インスタンス名は赤線の説明を参考に入力してください。
• グループコードは取得した値から設定します。

取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
なお、今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←繰り返し処理のアウトプットを設定してください」など矢印以降の補足は削除して設定してください。

「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。

コラボフローを確認します。

「資源部」が削除されています。

ステップ7：レコードを更新する設定

フローに戻り、「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるのでステップ４で連携したスプレッドシートを候補から選択してください。

更新したいレコードは先ほどまで「削除」だったステータスを「削除済み」に変更したいので、以下のように設定しました。
変更を加えたくない場合は空白のまま「テスト」をクリックします。

「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。

Google スプレッドシートを確認すると、ステータスが「削除済み」に変更されています。
実際のフロー稼働時は、ステータスが削除に該当した部門分、コラボフローから削除され、Google スプレッドシートのステータスも更新されます。