定期的にGoogleスプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローのグループ情報を一括削除する

‍■概要

コラボフローのグループ情報を定期的に棚卸しする際、手作業での削除に手間がかかっていたり、誤った情報を削除してしまうリスクを感じてはいないでしょうか。特に管理するグループ数が多い場合、その作業は大きな負担となります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、スケジュールに合わせてコラボフローのグループ情報を自動で一括削除できます。手作業による手間やミスをなくし、正確なアカウント管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローの管理者で、定期的なグループ情報の棚卸し業務に課題を感じている方
• 情報システム部門などで、手作業でのコラボフローのグループ削除を効率化したい方
• Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、グループ情報を整理したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で処理が実行されるため、コラボフローのグループを削除する手作業の時間を削減できます。
• リストに基づいて処理が実行されるため、手作業による削除漏れや誤ったグループを削除するなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
3. オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、削除対象のグループ情報が記載されたシートを指定します。
4. 次に、繰り返し処理機能を追加し、3で取得したレコード情報を一つずつ処理するように設定します。
5. 繰り返し処理の中で、コラボフローの「グループ情報の削除」アクションを設定し、削除対象のグループを指定します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したレコードに削除済みである旨などを記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時を毎月や毎週など、業務に合わせて自由に設定してください。
• Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象のスプレッドシートやシートを任意のものに変更できます。
• 繰り返し処理機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得したどの情報を元に処理を行うかを変数として設定可能です。
• コラボフローでグループ情報を削除する際、削除対象を特定するIDなどを、スプレッドシートから取得した情報をもとに任意に設定できます。
• 処理完了後に更新するGoogle スプレッドシートでは、対象のスプレッドシート、シート、更新するセルなどを任意に指定可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。