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「送られてきたPDF、内容を編集するためにWordに変換するのが地味に面倒…」
「オンラインの変換ツールは便利だけど、ファイルをアップロードして、ダウンロードして、チームに共有して…という一連の作業に時間がかかる…」
このように、PDFファイルの変換と共有という、単純ながらも繰り返される作業に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームやメールで受け取ったPDFファイルを自動的にWordファイルへと変換し、素早くSlackなどのチャットツールでチームメンバーに共有できる仕組み</span>があれば生産性向上が期待できます！
こうした日々の細かなストレスから解放され、本来集中すべき編集作業や企画業務といったコア業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">オンラインで受け取ったPDFファイルをWordに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールで受け取ったPDFファイルを、オンラインで自動的にWordファイルへ変換し、指定のツールに連携する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。この連携により、手作業でのファイル変換や共有の手間が一切なくなり、業務のスピードが格段に向上します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GoogleフォームなどのフォームツールにPDFファイルが添付・送信されたことをきっかけに、自動でWordファイルに変換し、Slackなどのチャットツールに通知する</span>ことができます。
申請書や申込書といったPDFの受付から編集・確認作業への移行が非常にスムーズになります。
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定の条件に合致するPDFファイルを受信した際に、自動でWordファイルへ変換し、Microsoft Teamsなどのチャットツールへ共有する</span>設定も可能です。
取引先から送付される請求書や契約書などのPDFファイルも、受信後すぐに編集可能な状態でチームに共有できます。
<span class="mark-yellow">Boxなどのオンラインストレージサービスの特定フォルダにPDFファイルがアップロードされたことをトリガーとして、自動的にWordファイルへ変換し、Discordなどのチャットツールに連携する</span>ことも可能です。
チーム内で共有された資料などを素早く編集可能な形式で扱うことができ、共同作業の効率がアップします。
それではここから代表的な例として、GoogleフォームでPDFファイルが送信された際に、オンラインツールでWordファイルに自動変換し、Slackで共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、Googleフォーム、Google Drive、Slackのマイアプリ連携を行いましょう！
左メニューバーのマイアプリを選択し、右にある「新規接続」を選択します。
Googleフォームの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Googleフォームを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択しましょう。
アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogleフォームが表示されていれば連携完了です。
Google Driveの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Google Driveを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択し、Googleフォームと同様に設定を進めてください。
「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です。
Slackの場合
「新規接続」を選択すると、「アプリ一覧」が表示されます。
Slackを検索して選択しましょう。
詳しくはこちらを参考にしてください。
Slackのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
投稿先にするチャンネルを候補から任意で設定してください。
設定したら「許可する」を選択しましょう。
「マイアプリ」にSlackが表示されていたら設定完了です。
GoogleフォームでPDFファイルが送信された際に、オンラインツールでWordファイルに自動変換し、Slackで共有するフローを作っていきましょう！
バナーの「試してみる」を選択して、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
以下の赤枠内の「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
「連携アカウントとアクションを選択」を設定します。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定してください。もちろんデフォルトの「フォームに回答が送信されたら」のままでもOKです！
「Googleフォームと連携するアカウント情報」は基本的にマイアプリに登録したアカウント情報が選択されています。連携するアカウントとして問題ないか確認してください。
「トリガーアクション」には「フォームに回答が送信されたら」がデフォルトで設定されているので、変更せずに「次へ」を選択します。
「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
【注意事項】
Googleフォームの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として以下のように作成しました。
作成できたらテスト回答をしてください。この回答は後ほどのテストで使用されます！
「フォームID」を設定します。
該当のフォームURL内から取得が可能です。
設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると、「取得した値」に反映されます。
※取得した値（アウトプット）について詳しくはこちらをご覧ください。
※ここでは、先ほどのフォーム回答が反映されます。
YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。
「+取得する値を追加」を選択しましょう。
※詳しくはこちらを参考にしてください。
「fileId」と「fileName」の「+」を選択し、「追加」してください。
「取得した値」に「fileId」と「fileName」が追加されていることを確認し、「保存する」を選択しましょう。
なお、項目名を変更することも可能です。あとで使用する際にわかりやすいようにカスタマイズしてください。
以下の赤枠内の「ファイルをダウンロードする」を選択します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「連携アカウントとアクションを選択」を設定します。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定してください。もちろんデフォルトの「ファイルをダウンロードする」のままでもOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」は基本的にマイアプリ登録をしたアカウント情報が選択されています。連携するアカウントとして問題ないか確認してください。
「アクション」には「ファイルをダウンロードする」がデフォルトで設定されているので、変更せずに「次へ」を選択します。
「API接続設定」を行います。
「ファイルID」を設定しましょう。先ほど追加した「fileId」を使用します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功したら「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「ブラウザを操作する」を選択します。
【注意事項】
こちらからChrome拡張機能の「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」を追加します。
右上にある「Google Chromeの設定」の「拡張機能」から「拡張機能を管理」を選択しましょう。
「Yoomブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の「詳細」を選択します。
「シークレット モードでの実行を許可する」をオンにしましょう。
「ブラウザ操作の詳細設定」を行います。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「ブラウザを操作する」のままでもOKです。
こちらを参考に設定していきます。
「1.URLにアクセス」では、「対象のURL」を任意で設定できます。
今回は操作例として、ilovepdfを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
設定できたら「保存する」を選択しましょう。
他のアクションはテンプレートにより設定されています。
「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、「取得した値」に反映されます。
「取得した値」がWord のファイル形式になっています。
「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「正規表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除）」を選択します。
「操作条件の設定」を行います。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「正規表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除）」のままでもOKです。
「変換タイプ」はデフォルトで「正規表現によるデータの置換」が設定されています。
「置換対象」を設定しましょう。ステップ3で取得した「fileName」を使用します。
「置換箇所を正規表現で指定」は任意で設定できます。詳しくはこちらをご覧ください。設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「ファイル名の変換」を選択します。
「操作条件の設定」を行います。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「ファイル名の変換」のままでもOKです。
「変換タイプ」には「ファイル名の変換」が、「ファイル名変換対象の値」には「Wordファイル」がデフォルトで設定されています。
「変更後のファイル名」を設定します。「取得した値」を使用できます。
「ファイル名変換後の取得した値の項目名」をわかりやすいように任意で設定してください。もちろんデフォルトの「ファイル名変換後のファイル」のままでもOKです。
この値を他のオペレーションで利用することができます。
設定できたら「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「ファイルを送る」を選択します。
「連携アカウントとアクションを選択」を設定します。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「ファイルを送る」のままでもOKです。
「Slackと連携するアカウント情報」は基本的にマイアプリ登録をしたアカウント情報が選択されています。連携するアカウントとして問題ないか確認してください。
「アクション」には「ファイルを送る」がデフォルトで設定されているので、変更せずに「次へ」を選択します。
「API接続設定」を行います。
「チャンネルIDもしくはメンバーID」を候補から選択します。
ちなみに事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてくださいね！
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 | Yoomヘルプセンター
Slackに送信する「メッセージ」を設定しましょう。
今回は例として以下のように設定しました。
「ファイルの添付方法」には「取得した値を使用する」が、「ファイル」には「ファイル名変換後のファイル」がデフォルトで設定されています。
すべての設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Slackには以下のメッセージが届きました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Yoomでは、Slackと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、Googleフォームに送信されたPDFファイルをOCRで読み取り、その情報をSlackに通知する設定が可能です。
これにより、手作業で情報を抽出する手間が省け、チーム内でスムーズに情報共有ができます。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
PDFをWordに変換する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、変換ツールへのアップロード、変換後のダウンロード、そしてチームへの共有といった一連の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、受け取ったPDFの内容をすぐに編集・活用できる体制が整い、よりスピーディーな業務進行が実現するでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし日々の繰り返し業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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