GmailでPDFを受信したら、オンラインツールでWordファイルに変換してMicrosoft Teamsで共有する

■概要

メールで受信したPDFファイルを手作業でWordに変換し、関係者に共有する定型業務に手間を感じていませんか。特に、オンラインの変換ツールを利用する場合、ダウンロードやアップロード、通知といった一連の操作が重なり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、GmailでのPDF受信をトリガーに、オンラインツールでのファイル変換からMicrosoft Teamsでの共有までを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインツールを利用したPDFからWordへの変換作業を頻繁に行っている方
• Gmailで受信したファイルの管理や共有を効率化したいと考えている方
• 手作業によるファイル変換や共有時のミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFの受信からWordへの変換、関係者への共有までが自動で完結するため、手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、ファイルの取り違えや変換漏れ、共有ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. オペレーションのRPA機能で、任意のオンライン変換サイトにアクセスし、PDFをWordに変換するブラウザ操作を設定します。
5. オペレーションのデータ変換機能で、ファイル名を任意のルールに沿って変更します。
6. オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで変換後のWordファイルを保存します。
7. オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、指定したチャネルでファイルを共有します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• RPA機能では、普段利用しているオンライン変換サイトへのアクセスや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
• OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意のものに指定可能です。
• Microsoft Teamsへの通知・ファイル送信では、送信先のチャネルを自由に設定でき、本文には前のステップで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• Gmail、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。