BoxにPDFがアップロードされたら、オンラインツールでWordファイルに変換してDiscordで共有する

■概要

契約書や共有された資料など、PDFファイルを編集するためにWordファイルへ変換したい場面はありませんか。オンラインツールを使えば変換は可能ですが、都度ファイルをアップロードし、変換後にダウンロード、そして関係者へ共有する一連の作業は手間がかかるものです。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、オンラインでPDFをWordに変換する作業を自動化し、こうした手作業による非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインの変換ツールを使い、手作業でPDFをWordに変換している方
• Boxで受け取ったファイルを、変換後にDiscordでチームに共有する業務がある方
• 定型的なファイル変換作業を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFをWordに変換し、Discordで共有する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 手動でのファイル操作が不要になることで、変換ファイルの取り違えや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、任意のオンライン変換ツール上でファイルをアップロードしWordファイルに変換、ダウンロードする操作を記録します
5. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを設定し、ファイル名を任意のルールに沿って変更します
6. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、変換したWordファイルを指定のチャンネルに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガーでは、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意で設定できます
• RPA機能では、普段利用しているオンライン変換ツールのサイトにアクセスし、ファイルアップロードからダウンロードまでの一連のブラウザ操作を自由に記録、設定することが可能です
• データ変換機能を利用し、変換後のWordファイルに特定の接頭辞を付け加えるなど、ファイル名を任意のルールで変更することができます
• Discordへのファイル送信は、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、ファイル名といった動的な情報を含んだメッセージを添えて共有することも可能です

■注意事項

• Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。