GoogleフォームでPDFが送信されたら、オンラインツールでWordファイルに変換してSlackで共有する

■概要

PDFで受け取ったファイルをWordで編集したい場合に、都度オンラインの変換ツールを探して手作業で対応していませんか。この一連の作業は些細なようで時間や手間がかかるため、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにPDFが送信されると、RPAがオンラインツールを自動で操作しPDFをWordに変換、Slackへ共有までを自動化できるため、ファイル変換から共有までにかかる手間を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインのツールを利用し、PDFをWordに変換する作業を手作業で行っている方
• Googleフォームでファイルを受け取る機会が多く、変換や共有作業に課題を感じている方
• ファイル形式の変換作業を自動化し、業務の抜け漏れや共有忘れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFをWordへ変換するオンラインツールでの作業から共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたPDFファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サイトでPDFをWordに変換する操作を行います。
5. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを設定し、ファイル名を整えます。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、変換後のWordファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、対象のフォームIDを任意で設定できます。また、ファイル情報だけでなく、フォームの回答内容を取得して後続の処理で活用することも可能です。
• RPA機能では、PDFをWordに変換するために利用するオンラインツールのURLや、ブラウザ上での具体的なクリックや入力といった操作内容を自由に設定できます。
• データ変換機能を利用して、変換後のWordファイルの名前を「【変換済】元のファイル名」のように、任意のルールで変更することが可能です。
• Slackへの通知では、ファイルを送信するチャンネルを自由に指定できるほか、本文にフォームの回答内容を変数として埋め込むなど柔軟なカスタマイズができます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。