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見積書の作成は、多くの企業にとって欠かせない業務プロセスの一つですが、手作業で行うには時間と手間がかかるのが悩みの種ですよね…
特に、顧客ごとに内容を調整したり、急ぎの案件が重なったりすると、担当者の負担は増すばかりです。
さらに、手入力による計算ミスや記載漏れは、企業の信用にも関わる可能性があります。
こうした課題を解決するために、見積書作成プロセスを自動化する動きに関心が高まっています！
自動化ツールを活用すれば、フォームに入力された情報をもとに、見積書PDFを自動で生成し、指定のメールアドレスやチャットツール、ストレージサービスへスムーズに送付・保存できます。
これにより、作成時間の短縮はもちろん、ヒューマンエラーの削減、そして迅速な顧客対応が実現できますよ！
この記事では、プログラミングの知識がなくても、簡単な設定で見積書作成から送付・保存までの一連の流れを自動化する方法について、具体的な手順や活用例を交えながら詳しく解説します。
この記事を読めば、面倒な見積書作成から解放され、コア業務に集中するためのヒントが見つかるはずです！
とにかく早く試したい方へ
「フォームに入力された情報をもとに見積書PDFを自動作成し、指定のツールへ送付・保存する」そんな業務フローの自動化をYoomならすぐに試せます！
見積書作成の手間を省きたい方は要チェックです。
以下のテンプレートを使って、今すぐ自動化を体験してみましょう！
■概要 フォームからのお問い合わせ後、都度見積書を作成してメールで送付する作業は件数が増えると大きな手間になりませんか？また、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのミスも起こりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーにGoogle スプレッドシートで見積書を自動作成しGmailでの送付という一連の流れを自動化できるため、これらの課題を解消します。
フォーム入力をトリガーに見積書PDFを自動で作成・送付する様々な方法
Webフォームなどから受け付けた情報をもとに、見積書PDFを自動で作成し、メールやチャット、ストレージなど様々なツールへ連携できます。
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
見積書PDFを自動で作成しメールツールで送付する
このテンプレートでは、フォームに入力された顧客情報や商品情報をもとに見積書PDFを自動生成し、GmailやOutlookといったメールツールで担当者や顧客へ自動送信します。見積書作成から送付までの時間を短縮し、迅速な対応を実現できるはずです！
手動でのメール作成や添付ファイルの間違いといったミスも防げる点もメリットです。
■概要 フォームからのお問い合わせ後、都度見積書を作成してメールで送付する作業は件数が増えると大きな手間になりませんか？また、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのミスも起こりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーにGoogle スプレッドシートで見積書を自動作成しGmailでの送付という一連の流れを自動化できるため、これらの課題を解消します。
見積書PDFを自動で作成しチャットツールで通知する
フォームへの回答があると、見積書PDFを自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールに通知・共有します。
これにより社内での確認フローがスムーズになり、営業担当者や関連部署との連携を迅速に行えるようになりますよ！
見積もり依頼への対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率アップに貢献します。
■概要 Webサイトのフォームから見積依頼を受け付けた後、手作業で見積書を作成して関係者に共有するプロセスに手間を感じていませんか。特に、一件ずつの都度対応では入力ミスが発生したり、担当者の不在時に対応が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で見積書が作成され指定のDiscordチャンネルにPDFファイルが送信されるため、こうした一連の作業を効率化し迅速な対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
見積書PDFを自動で作成しストレージサービスに保存する
フォームからの情報に基づき見積書PDFを作成し、DropboxやBoxなどのオンラインストレージに自動で保存します。
作成された見積書を一元管理できるため、後からの検索や参照が容易になるはずです！
ファイルサーバーへの手動アップロードの手間を省き、整理されたファイル管理体制を構築するのに役立ちます。
■概要 お客様からの問い合わせフォームへの回答後、手作業で見積書を作成し、ストレージに保存する作業に手間を感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
この一連の定型業務は、入力ミスや保存漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに見積書を自動で作成し、Dropboxへの保存までを完結できるため、こうした課題を円滑に解消します。
フォーム回答から見積書PDFを自動作成しGmailで送付するフローを作ってみよう
今回は書類作成機能の活用方法をGmailと組み合わせて紹介していきます！
ここでは、例として「フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する」フローの作成手順を解説します。
Yoomを使えば、このような一連の作業をノーコードで自動化できます。
このフローではYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
フローの作成方法
大まかな流れは以下の通りです。
■概要 フォームからのお問い合わせ後、都度見積書を作成してメールで送付する作業は件数が増えると大きな手間になりませんか？また、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのミスも起こりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーにGoogle スプレッドシートで見積書を自動作成しGmailでの送付という一連の流れを自動化できるため、これらの課題を解消します。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
Yoomのマイアプリページから、GoogleスプレッドシートとGmailを連携します。
一度連携すれば、他のフローでも利用できます。
【事前準備 Googleスプレッドシート】
このフローは、情報を基にGoogleスプレッドシートで見積書を作成するため、Googleスプレッドシートの見積書を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleスプレッドシート・Gmailの場合】
GoogleスプレッドシートまたはGmailを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要 フォームからのお問い合わせ後、都度見積書を作成してメールで送付する作業は件数が増えると大きな手間になりませんか？また、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのミスも起こりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーにGoogle スプレッドシートで見積書を自動作成しGmailでの送付という一連の流れを自動化できるため、これらの課題を解消します。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：フォームに回答があったら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー 見積書作成フォーム」をクリックしてみましょう！
2) 回答フォームを作成します。
今回は、見積書番号・発行日・会社名（顧客）・担当者（顧客）・住所（顧客）・電話番号（顧客）・メールアドレス（顧客）などを回答してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて質問を編集してみてください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができますよ。
回答フォームを完了した際に表示される、完了ページの内容の設定も可能です。
※完了ページのプレビューは次のページで確認できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3)「取得した値」はこの後のフローで回答のサンプルとして表示されます。
ここではすでに入力してあるので、内容を確認して「保存」してください。
もし、新しく質問を増やす場合や質問内容を修正した場合は「○○（質問内容）の回答」と入力してください。
ステップ4：見積書を作成するアクションを設定
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。
雛形書類の連携はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、事前に用意した見積書のIDを選択してください。
出力ファイル名にはぜひ見積書作成フォームで取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した見積書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」には出力ファイル名と同様に見積書作成フォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
ステップ5：メールを送るアクションを設定
1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
宛先や本文には見積書作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
取得ファイルが「取得した値」「発行した書類」になっていることを確認して、「次へ」をクリックします。
メール内容を確認して、「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。
これで【フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する】というフローが完成です。
ステップ6：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
書類作成に関連するその他のテンプレート事例紹介
Yoomでは、見積書作成以外にも様々な書類作成業務を自動化するテンプレートをご用意しています。
ここでは、「書類作成」に関連する自動化テンプレートの一部をご紹介しますね！
■概要 Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、手作業で見積書を作成しGoogle Driveへ格納する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をトリガーに、見積書の自動作成からGoogle Driveへの格納までを一気通貫で自動化し、これらの課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 ■このテンプレートを使うメリット ■概要 Salesforceに新しい取引先を登録した後、手作業で契約書を作成し、関係者に通知する業務は手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクが伴います。特に、スピーディーな対応が求められる場面では、これらの作業がボトルネックになることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの取引先登録を起点として、Googleドキュメントでの契約書発行とTelegramへの通知までを自動化し、これらの課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 「Notionにページが作成されたら、契約書を発行してOneDriveに格納する」ワークフローを利用すると、契約書の発行と保管がスムーズになります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Notionにページが作成されると、自動的に契約書が発行されOneDriveに格納されるフローには多くの利点があります。 また、契約書の管理が透明になり、情報の一元管理によって業務が一段と円滑に進行するでしょう。 ■概要 フォームに回答された情報をもとに、契約書の雛形を使って書類発行後、クラウドサインにてその書類を送付します。 承認依頼を設け、Wチェックを入れることで未然にエラーを防ぐことも可能です。 ■事前準備 スプレッドシートやドキュメントにて、契約書等書類の雛形を事前にご用意いただきます。 ※今回はドキュメントを使った例を紹介します。 ■設定方法 ①トリガーからフォームトリガーを選択します。 ②契約書の作成に必要な質問項目を設定します。 ※例：相手先企業名、お名前、住所、連絡先、契約内容 etc ※フォームトリガーの設定方法はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/7973076 ③次の画面で、サンプルとしてデモのデータを入力して保存します。 ④トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからドキュメントを選択します。 ⑤事前に用意した契約書雛形のドキュメントIDを候補から選択し、書類発行後にPDFを格納するGoogleドライブのフォルダIDおよびファイル名を設定して次に進みます。 ⑥置換対象の文字列を取得を押し、置換対象の文字列一覧を表示したあと、それぞれに③のフォームサンプルで回答された値を対応した欄にアウトプット入力し、テストを行ったあと正しくPDFが発行されていれば保存します。 ※書類発行の設定詳細はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ⑦＋マークを押し、承認を依頼するオペレーションを選択します。 ⑧任意の承認者を選択後、メッセージ欄に発行した書類のアウトプット等を埋め込み、確認できるように設定して保存します。 ⑨＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、書類を作成アクションを押します。 ⑩次のページで必須項目含め、必要項目を入力し、テスト・保存します。 ⑪＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、書類にファイルを添付アクションを押します。 ⑫次のページで書類IDには⑩で取得した書類IDを埋め込み、ファイルは⑥で発行したファイルを設定しテスト・保存します。 ⑬＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、宛先を追加アクションを押します。 ⑭次のページで③のフォームサンプルで取得した宛先情報を埋め込み、テスト・保存します。 ⑮＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、書類を送信・リマインドアクションを押します。 ⑯次のページで書類IDには⑩で取得した書類IDを埋めこみ、保存します。 ※テストを行うと実際に送付が行われるためご注意ください。 ■注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・Googleドキュメントやクラウドサインの設定情報は任意の値に置き換えてご利用ください。 ・トリガーを除くオペレーション数が5つ以上の場合、フリープランでは実際に起動させることができません。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「Microsoft Teamsに特定条件のメッセージが投稿されたら、書類を作成しMicrosoft SharePointに保存する」フローは、コミュニケーションの中で重要な情報を自動的に整理・保管する業務ワークフローです。
このフローを導入すれば、情報の整理整頓がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
作成されたNotionのページをトリガーに、OneDriveに自動でファイルを保存します。
まず、契約書の発行が迅速に行われるため、無駄な待ち時間が排除され、業務の流れがスムーズになります。
これにより、重要な契約作業の滞りが減り、効率が向上します。
さらに、手動での契約書発行作業が不要になるため、ミスのリスクが軽減され、正確性が保たれます。
まとめ
見積書の作成は、正確性とスピードが求められる重要な業務ですが、手作業では時間と労力がかかり、ミスのリスクも伴いがちです...
今回ご紹介したように、フォーム入力などをトリガーに見積書PDFを自動生成し、メールやチャット、ストレージへ連携する仕組みを構築することで、これらの課題を解決するのに役立ちます！
Yoomのようなノーコードツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、日々の定型的な書類作成業務を簡単に自動化できます。
見積書作成にかかっていた時間を削減できるだけでなく、ヒューマンエラーを防ぎ、より迅速で正確な顧客対応を実現できますよ！
これにより、営業担当者はよりコアな業務に集中できるようになるはずです。
Yoomには、今回ご紹介した以外にも様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
ぜひ、これらのテンプレートを活用して、あなたの会社の業務効率化を進めてみませんか？
まずは無料プランから、その効果を体験してみてください！
