【ノーコードで実現】見積書を簡単作成し自動でPDF化する方法

見積書PDFを自動で作成しチャットツールで通知する

フォームへの回答があると、見積書PDFを自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールに通知・共有します。
これにより社内での確認フローがスムーズになり、営業担当者や関連部署との連携を迅速に行えるようになりますよ！
見積もり依頼への対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率アップに貢献します。

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見積書PDFを自動で作成しストレージサービスに保存する

フォームからの情報に基づき見積書PDFを作成し、DropboxやBoxなどのオンラインストレージに自動で保存します。
作成された見積書を一元管理できるため、後からの検索や参照が容易になるはずです！
ファイルサーバーへの手動アップロードの手間を省き、整理されたファイル管理体制を構築するのに役立ちます。

フォーム回答から見積書PDFを自動作成しGmailで送付するフローを作ってみよう

今回は書類作成機能の活用方法をGmailと組み合わせて紹介していきます！
ここでは、例として「フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する」フローの作成手順を解説します。
Yoomを使えば、このような一連の作業をノーコードで自動化できます。
このフローではYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

フローの作成方法

大まかな流れは以下の通りです。

• GoogleスプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フォームのトリガー設定とGoogleスプレッドシートとGmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録の流れ

Yoomのマイアプリページから、GoogleスプレッドシートとGmailを連携します。
一度連携すれば、他のフローでも利用できます。

【事前準備 Googleスプレッドシート】
このフローは、情報を基にGoogleスプレッドシートで見積書を作成するため、Googleスプレッドシートの見積書を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Googleスプレッドシート・Gmailの場合】
GoogleスプレッドシートまたはGmailを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：フォームに回答があったら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー　見積書作成フォーム」をクリックしてみましょう！

2) 回答フォームを作成します。
今回は、見積書番号・発行日・会社名（顧客）・担当者（顧客）・住所（顧客）・電話番号（顧客）・メールアドレス（顧客）などを回答してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて質問を編集してみてください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができますよ。

フォームトリガーの設定方法

回答フォームを完了した際に表示される、完了ページの内容の設定も可能です。
※完了ページのプレビューは次のページで確認できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

3)「取得した値」はこの後のフローで回答のサンプルとして表示されます。
ここではすでに入力してあるので、内容を確認して「保存」してください。
もし、新しく質問を増やす場合や質問内容を修正した場合は「○○（質問内容）の回答」と入力してください。

ステップ4：見積書を作成するアクションを設定

1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。

雛形書類の連携はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、事前に用意した見積書のIDを選択してください。

出力ファイル名にはぜひ見積書作成フォームで取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

‍3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した見積書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」には出力ファイル名と同様に見積書作成フォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。

入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。

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ステップ5：メールを送るアクションを設定

1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
宛先や本文には見積書作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。

取得ファイルが「取得した値」「発行した書類」になっていることを確認して、「次へ」をクリックします。

メール内容を確認して、「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。

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これで【フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する】というフローが完成です。

ステップ6：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

書類作成に関連するその他のテンプレート事例紹介

Yoomでは、見積書作成以外にも様々な書類作成業務を自動化するテンプレートをご用意しています。
ここでは、「書類作成」に関連する自動化テンプレートの一部をご紹介しますね！

まとめ

見積書の作成は、正確性とスピードが求められる重要な業務ですが、手作業では時間と労力がかかり、ミスのリスクも伴いがちです...
今回ご紹介したように、フォーム入力などをトリガーに見積書PDFを自動生成し、メールやチャット、ストレージへ連携する仕組みを構築することで、これらの課題を解決するのに役立ちます！

Yoomのようなノーコードツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、日々の定型的な書類作成業務を簡単に自動化できます。
見積書作成にかかっていた時間を削減できるだけでなく、ヒューマンエラーを防ぎ、より迅速で正確な顧客対応を実現できますよ！
これにより、<span class="mark-yellow">営業担当者はよりコアな業務に集中できるようになるはずです。</span>

Yoomには、今回ご紹介した以外にも様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
ぜひ、これらのテンプレートを活用して、あなたの会社の業務効率化を進めてみませんか？
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