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見積書の作成は、多くの企業にとって欠かせない業務プロセスの一つですが、手作業で行うには時間と手間がかかるのが悩みの種ですよね…
特に、顧客ごとに内容を調整したり、急ぎの案件が重なったりすると、担当者の負担は増すばかりです。
さらに、手入力による計算ミスや記載漏れは、企業の信用にも関わる可能性があります。
こうした課題を解決するために、見積書作成プロセスを自動化する動きに関心が高まっています！
自動化ツールを活用すれば、フォームに入力された情報をもとに、見積書PDFを自動で生成し、指定のメールアドレスやチャットツール、ストレージサービスへスムーズに送付・保存できます。
これにより、作成時間の短縮はもちろん、ヒューマンエラーの削減、そして迅速な顧客対応が実現できますよ！
この記事では、プログラミングの知識がなくても、簡単な設定で見積書作成から送付・保存までの一連の流れを自動化する方法について、具体的な手順や活用例を交えながら詳しく解説します。
この記事を読めば、面倒な見積書作成から解放され、コア業務に集中するためのヒントが見つかるはずです！
とにかく早く試したい方へ
「フォームに入力された情報をもとに見積書PDFを自動作成し、指定のツールへ送付・保存する」そんな業務フローの自動化をYoomならすぐに試せます！
見積書作成の手間を省きたい方は要チェックです。
以下のテンプレートを使って、今すぐ自動化を体験してみましょう！
■概要
「フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する」ワークフローは、見積書のPDF簡単作成と送信を自動化する業務ワークフローです。
お客様からのフォーム入力をトリガーに、必要な情報を基にスムーズに見積書を生成し、PDF形式でGmailに自動送信します。
これにより、手作業による作成や送付の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・お客様からの見積依頼をフォームで受け付けている営業担当の方
・見積書の作成や送付に時間を取られ、他の業務に集中できない方
・見積書のPDF簡単作成を実現したいと考えている中小企業の経営者
・Gmailを活用して迅速な見積送付を行いたい営業チームのリーダー
・業務フローの自動化に興味があり、効率化を図りたい担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フォーム入力をトリガーに見積書PDFを自動で作成・送付する様々な方法
Webフォームなどから受け付けた情報をもとに、見積書PDFを自動で作成し、メールやチャット、ストレージなど様々なツールへ連携できます。
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
見積書PDFを自動で作成しメールツールで送付する
このテンプレートでは、フォームに入力された顧客情報や商品情報をもとに見積書PDFを自動生成し、GmailやOutlookといったメールツールで担当者や顧客へ自動送信します。見積書作成から送付までの時間を短縮し、迅速な対応を実現できるはずです！
手動でのメール作成や添付ファイルの間違いといったミスも防げる点もメリットです。
■概要
「フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する」ワークフローは、見積書のPDF簡単作成と送信を自動化する業務ワークフローです。
お客様からのフォーム入力をトリガーに、必要な情報を基にスムーズに見積書を生成し、PDF形式でGmailに自動送信します。
これにより、手作業による作成や送付の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・お客様からの見積依頼をフォームで受け付けている営業担当の方
・見積書の作成や送付に時間を取られ、他の業務に集中できない方
・見積書のPDF簡単作成を実現したいと考えている中小企業の経営者
・Gmailを活用して迅速な見積送付を行いたい営業チームのリーダー
・業務フローの自動化に興味があり、効率化を図りたい担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
見積書PDFを自動で作成しチャットツールで通知する
フォームへの回答があると、見積書PDFを自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールに通知・共有します。
これにより社内での確認フローがスムーズになり、営業担当者や関連部署との連携を迅速に行えるようになりますよ！
見積もり依頼への対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率アップに貢献します。
■概要
「フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをDiscordに送付する」ワークフローは、顧客からのフォーム入力を元にスムーズに見積書を生成し、PDF形式でDiscordに自動送信する業務ワークフローです。
これにより、手動での見積書作成や送信作業を省略し、業務の効率化とミスの削減を実現します。
特に、素早い対応が求められるビジネスシーンで活用しやすい仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・顧客からのフォーム回答後、スムーズに見積書を作成したい営業担当者の方
・見積書作成やPDF化、送信作業に時間を取られている中小企業の経営者の方
・現在手動で行っている見積書作成プロセスを自動化し、業務効率を向上させたい方
・Discordを活用してチーム内で情報共有をしやすくしたい管理者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
見積書PDFを自動で作成しストレージサービスに保存する
フォームからの情報に基づき見積書PDFを作成し、DropboxやBoxなどのオンラインストレージに自動で保存します。
作成された見積書を一元管理できるため、後からの検索や参照が容易になるはずです！
ファイルサーバーへの手動アップロードの手間を省き、整理されたファイル管理体制を構築するのに役立ちます。
■概要
「フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをDropboxに保存する」
このワークフローは、見積書の作成から保存までを効率化する業務ワークフローです。
営業活動で増える見積依頼に素早く対応し、手作業の負担を軽減します。
これにより、見積書の作成プロセスがスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・見積書作成に多くの時間を割いている営業担当者の方
・手動で見積書をPDF化し、保存する作業に煩わしさを感じている方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務効率化を図りたい企業の経営者・管理者
・見積依頼の増加に対応するため、業務プロセスを自動化したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォーム回答から見積書PDFを自動作成しGmailで送付するフローを作ってみよう
今回は書類作成機能の活用方法をGmailと組み合わせて紹介していきます！
ここでは、例として「フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する」フローの作成手順を解説します。
Yoomを使えば、このような一連の作業をノーコードで自動化できます。
このフローではYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
フローの作成方法
大まかな流れは以下の通りです。
■概要
「フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する」ワークフローは、見積書のPDF簡単作成と送信を自動化する業務ワークフローです。
お客様からのフォーム入力をトリガーに、必要な情報を基にスムーズに見積書を生成し、PDF形式でGmailに自動送信します。
これにより、手作業による作成や送付の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・お客様からの見積依頼をフォームで受け付けている営業担当の方
・見積書の作成や送付に時間を取られ、他の業務に集中できない方
・見積書のPDF簡単作成を実現したいと考えている中小企業の経営者
・Gmailを活用して迅速な見積送付を行いたい営業チームのリーダー
・業務フローの自動化に興味があり、効率化を図りたい担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
Yoomのマイアプリページから、GoogleスプレッドシートとGmailを連携します。
一度連携すれば、他のフローでも利用できます。
【事前準備 Googleスプレッドシート】
このフローは、情報を基にGoogleスプレッドシートで見積書を作成するため、Googleスプレッドシートの見積書を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleスプレッドシート・Gmailの場合】
GoogleスプレッドシートまたはGmailを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
「フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する」ワークフローは、見積書のPDF簡単作成と送信を自動化する業務ワークフローです。
お客様からのフォーム入力をトリガーに、必要な情報を基にスムーズに見積書を生成し、PDF形式でGmailに自動送信します。
これにより、手作業による作成や送付の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・お客様からの見積依頼をフォームで受け付けている営業担当の方
・見積書の作成や送付に時間を取られ、他の業務に集中できない方
・見積書のPDF簡単作成を実現したいと考えている中小企業の経営者
・Gmailを活用して迅速な見積送付を行いたい営業チームのリーダー
・業務フローの自動化に興味があり、効率化を図りたい担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：フォームに回答があったら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー 見積書作成フォーム」をクリックしてみましょう！
2) 回答フォームを作成します。
今回は、見積書番号・発行日・会社名（顧客）・担当者（顧客）・住所（顧客）・電話番号（顧客）・メールアドレス（顧客）などを回答してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて質問を編集してみてください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができますよ。
回答フォームを完了した際に表示される、完了ページの内容の設定も可能です。
※完了ページのプレビューは次のページで確認できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3)「取得した値」はこの後のフローで回答のサンプルとして表示されます。
ここではすでに入力してあるので、内容を確認して「保存」してください。
もし、新しく質問を増やす場合や質問内容を修正した場合は「○○（質問内容）の回答」と入力してください。
ステップ4：見積書を作成するアクションを設定
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。
雛形書類の連携はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、事前に用意した見積書のIDを選択してください。
出力ファイル名にはぜひ見積書作成フォームで取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した見積書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」には出力ファイル名と同様に見積書作成フォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
ステップ5：メールを送るアクションを設定
1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
宛先や本文には見積書作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
取得ファイルが「取得した値」「発行した書類」になっていることを確認して、「次へ」をクリックします。
メール内容を確認して、「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。
これで【フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する】というフローが完成です。
ステップ6：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
書類作成に関連するその他のテンプレート事例紹介
Yoomでは、見積書作成以外にも様々な書類作成業務を自動化するテンプレートをご用意しています。
ここでは、「書類作成」に関連する自動化テンプレートの一部をご紹介しますね！
■概要
「Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGoogle Driveに格納する」ワークフローは、見積書作成のプロセスを自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Googleフォームのデータを基に自動で見積書を作成します。作成された見積書はGoogle Driveに自動保存されるため、データ管理もスムーズに行えます。
これにより、手動での作業時間を削減し、ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・見積書作成に時間がかかっている営業担当者の方
・GoogleフォームとGoogle Driveを活用して業務を管理している方
・手動での見積書作成にミスが多発しているチームリーダーの方
・見積書作成プロセスを自動化して業務効率を向上させたい経営者の方
・見積書作成ツールを導入して、より迅速な対応を目指している企業の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Microsoft Teamsに特定条件のメッセージが投稿されたら、書類を作成しMicrosoft SharePointに保存する」フローは、コミュニケーションの中で重要な情報を自動的に整理・保管する業務ワークフローです。
このフローを導入すれば、情報の整理整頓がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを活用して日常的にコミュニケーションを行っている企業のIT担当者
・チーム内で共有される重要な情報を効率的に管理・保存したいプロジェクトマネージャー
・情報の検索性を高め、業務の生産性を向上させたい中小企業の経営者
・Microsoft SharePointを既に導入しており、Microsoft Teamsとの連携を強化したいユーザー
・業務フローの自動化を進めるための具体的なソリューションを探しているビジネス担当者
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Salesforceの取引先オブジェクトが登録されたら、契約書を発行しTelegramに通知する」フローは、営業業務の効率化と迅速なコミュニケーションを実現する業務ワークフローです。
新しい取引先がSalesforceに登録されると、自動的に契約書が作成され、必要な情報が入力されます。
その後、契約書の発行完了をTelegramで通知することで、チーム全体がリアルタイムに状況を把握できます。
これにより、手動での書類作成や通知作業を省略し、業務のスピードアップとミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して取引先管理を行っている営業担当者の方
・契約書の作成や通知作業に時間を取られているビジネスオペレーターの方
・業務プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
・Telegramを既に業務連絡ツールとして利用している方
■注意事項
・Salesforce、Google ドキュメント、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
「Notionにページが作成されたら、契約書を発行してOneDriveに格納する」ワークフローを利用すると、契約書の発行と保管がスムーズになります。
作成されたNotionのページをトリガーに、OneDriveに自動でファイルを保存します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを利用して業務管理を行っている方
・契約書の発行や管理を迅速に行える仕組みを求めている方
・手動での契約書発行作業に時間を取られていると感じている方
・OneDriveを使用してファイルを一元管理したい方
・チームで共同作業を行う際に、契約書の保存や共有をスムーディに行いたい方
・迅速に契約書を生成・保存し、業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・NotionとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleドキュメントの雛形をもとに契約書を作成し、クラウドサインで契約書を送付します。
まとめ
見積書の作成は、正確性とスピードが求められる重要な業務ですが、手作業では時間と労力がかかり、ミスのリスクも伴いがちです...
今回ご紹介したように、フォーム入力などをトリガーに見積書PDFを自動生成し、メールやチャット、ストレージへ連携する仕組みを構築することで、これらの課題を解決するのに役立ちます！
Yoomのようなノーコードツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、日々の定型的な書類作成業務を簡単に自動化できます。
見積書作成にかかっていた時間を削減できるだけでなく、ヒューマンエラーを防ぎ、より迅速で正確な顧客対応を実現できますよ！
これにより、営業担当者はよりコアな業務に集中できるようになるはずです。
Yoomには、今回ご紹介した以外にも様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
ぜひ、これらのテンプレートを活用して、あなたの会社の業務効率化を進めてみませんか？
まずは無料プランから、その効果を体験してみてください！
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