■概要
契約書の作成から送付までの一連の業務には、手作業が多く発生し、時間や手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による情報の転記ミスや送付先の間違いは、ビジネスにおいて大きなリスクとなり得ます。
このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、契約書の自動作成からクラウドサインでの送付までを円滑に進めることができ、これらの課題を解消し、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 契約書の作成から送付までの一連の業務を、手作業で行っている法務や営業担当者の方
- クラウドサインを利用しており、書類の送付プロセスをより効率化したいと考えている方
- 手作業による契約内容の転記ミスや、送付漏れといったヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの入力情報をもとに契約書の作成から送付までを自動化できるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、入力ミスや誤送信などのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、契約書作成に必要な情報を入力するフォームを設定します。
- オペレーションで、Googleドキュメントのテンプレートをもとに契約書を発行するアクションを設定します。
- 続けて、発行した契約書の内容を確認するための承認依頼アクションを設定します。
- 承認後、クラウドサインで書類を新規作成し、発行した契約書ファイルを添付します。
- フォームで受け取った情報をもとに宛先を登録し、クラウドサインから書類を送信するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、契約書作成に必要な情報（会社名、契約金額、日付など）を収集するため、質問項目を任意で設定してください。
- 契約書を発行するオペレーションでは、自社で用意したGoogleドキュメントの雛形ファイルを任意で設定してください。
- クラウドサインで作成する書類のタイトルは、フォームで受け取った会社名などの情報をもとに任意で設定できます。
■注意事項
- Googleドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
