■概要
お客様からの問い合わせフォームへの回答後、手作業で見積書を作成し、ストレージに保存する作業に手間を感じていませんか？
この一連の定型業務は、入力ミスや保存漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに見積書を自動で作成し、Dropboxへの保存までを完結できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせに応じて、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
- 見積書作成から保存までの一連のプロセスで発生する、転記ミスや保存漏れを防ぎたい方
- 見積書作成のような定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答があると自動で見積書が作成・保存されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、作成した見積書の保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、「見積書作成フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された見積書を指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する見積書作成フォームの質問項目は、実際の業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、使用する見積書の雛形や、フォームの回答内容を反映させたい箇所（置換後の文字列）を任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロードアクションでは、ファイルを保存するフォルダのパスや、ファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
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