フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをGmailに送付する

■概要

フォームからのお問い合わせ後、都度見積書を作成してメールで送付する作業は件数が増えると大きな手間になりませんか？また、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーにGoogle スプレッドシートで見積書を自動作成しGmailでの送付という一連の流れを自動化できるため、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由での問い合わせ対応で見積書を作成している営業担当者
• 見積書の作成から送付までの一連の作業を手作業で行い、負担を感じている方
• 見積書送付業務のヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答内容を基に見積書作成とメール送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な見積書を迅速に顧客へ届けられるようになります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、見積書作成に必要な情報を入力するフォームを作成します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を自動で作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された見積書PDFを添付して任意の宛先にメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、事前に用意した見積書テンプレートに対し、フォームで受け取った情報を変数として埋め込む設定が可能です。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に顧客名などの情報を変数として差し込むこともできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。