Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGoogle Driveに格納する

■概要

Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、手作業で見積書を作成しGoogle Driveへ格納する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をトリガーに、見積書の自動作成からGoogle Driveへの格納までを一気通貫で自動化し、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで見積もり依頼を受け、手作業で書類を作成している営業・事務担当者の方
• 情報の転記ミスや格納漏れをなくし、見積書の発行業務を標準化したいチームリーダーの方
• 見積書発行のプロセスを効率化し、顧客へのスピーディーな対応を実現したい事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの情報送信を起点に見積書作成から格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや計算間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、フォームの送信内容を元に見積書を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、作成された見積書ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームは、見積書の作成に必要な情報を収集できるよう任意の内容で設定してください。
• 見積書のテンプレートとして利用するGoogle スプレッドシートのレイアウトやフォームから転記する項目を任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。