Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGoogle Driveに格納する
Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGoogle Driveに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、手作業で見積書を作成しGoogle Driveへ格納する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をトリガーに、見積書の自動作成からGoogle Driveへの格納までを一気通貫で自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで見積もり依頼を受け、手作業で書類を作成している営業・事務担当者の方
- 情報の転記ミスや格納漏れをなくし、見積書の発行業務を標準化したいチームリーダーの方
- 見積書発行のプロセスを効率化し、顧客へのスピーディーな対応を実現したい事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの情報送信を起点に見積書作成から格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや計算間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、フォームの送信内容を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、作成された見積書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、見積書の作成に必要な情報を収集できるよう任意の内容で設定してください。
- 見積書のテンプレートとして利用するGoogle スプレッドシートのレイアウトやフォームから転記する項目を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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行が追加されたら
行が更新されたら
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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特定の回答情報を取得
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フォームの質問を取得
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フォームの設問タイトルや説明を更新する
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
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フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
回答の一覧を取得特定の回答情報を取得回答の一覧を取得（回答期間を指定）フォームの質問を取得フォームのタイトルや説明を更新するフォームの設問タイトルや説明を更新する新しいフォームを作成フォームの公開設定を更新フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力行を追加する
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
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