TOKIUMとYoomの連携イメージ
【TOKIUM API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。
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フローボット活用術

2025-10-23

【TOKIUM API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

s.kinjo
s.kinjo

■概要

TOKIUMに請求書が登録された際、担当者が気づかずに対応が遅延することはないでしょうか。都度システムを確認する手作業は手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、TOKIUMへの請求書登録をトリガーとして、指定の宛先にGmailで自動通知を送信するものです。TOKIUMのAPIを活用した連携により、請求書処理の迅速化と確認漏れの防止に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • TOKIUMでの請求書処理を担当し、確認漏れや対応遅れに課題を感じている方
  • TOKIUMとGmailをAPI連携し、手作業による確認業務を効率化したいと考えている方
  • 請求書に関連する一連の業務フローを自動化し、迅速な対応体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • TOKIUMに請求書が登録されると自動でGmailに通知が届くため、これまで手動で確認していた時間を短縮できます。
  • システムが自動で通知を行うことで、担当者による確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な処理を後押しします。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、TOKIUMとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでTOKIUMを選択し、「請求書が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで通知したい宛先やメール内容を設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を受け取りたい担当者のメールアドレスを宛先に任意で設定してください。個人のアドレスだけでなく、部署のメーリングリストなどを指定することも可能です。
  • メールの件名や本文も自由に編集できます。件名に「【要確認】TOKIUMに新規請求書登録」といった文言を入れるなど、受信者がすぐに内容を把握できるような工夫が可能です。

注意事項

  • TOKIUM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

TOKIUMを使った請求書処理や経費精算などの業務を、より効率化したいと考えたことはありませんか?これらの業務を自動化するには一般的にAPIを活用しますが、「プログラミングの知識が必要なのか…」と、特に専門知識を持つ担当者がいない場合には、そのハードルの高さから導入を諦めてしまうこともあるでしょう。

そこで本記事では、TOKIUM APIの基礎知識に加え、プログラミングを行わずにTOKIUMと様々なアプリケーションを連携させる具体的な方法を、実際の活用事例を交えながらご紹介します。
この記事を読めば、これまで手作業に費やしていた時間のかかる定型業務から解放され、ミスのない正確な業務フローを構築できるようになりますので、日々の業務効率化に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

とにかく早くTOKIUMのAPIを利用したい方へ

YoomにはTOKIUM APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください!

TOKIUM APIとは

TOKIUM APIはTOKIUMと外部アプリ(Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど)を繋げてデータの受け渡しを行い、TOKIUMを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface)の略語です。

インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、TOKIUM APIの場合は「TOKIUM」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。

また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。

  • 取得:APIを経由して、データを取得することができます。
  • 追加:APIを経由して、データを追加することができます。
  • 更新:APIを経由して、データを更新することができます。
  • 削除:APIを経由して、データを削除することができます。

TOKIUM APIでできること

TOKIUM APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください!

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにTOKIUM APIを使った自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください!

1. 請求書が登録された際に通知する

TOKIUM APIを活用し、請求書の登録をアクションの起点として利用することで、担当部署や承認者へGmailなどで自動的に通知を送ることができるため、支払いや承認の遅延を防ぎ、経理業務の迅速化に繋がります。


■概要

TOKIUMに請求書が登録された際、担当者が気づかずに対応が遅延することはないでしょうか。都度システムを確認する手作業は手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、TOKIUMへの請求書登録をトリガーとして、指定の宛先にGmailで自動通知を送信するものです。TOKIUMのAPIを活用した連携により、請求書処理の迅速化と確認漏れの防止に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • TOKIUMでの請求書処理を担当し、確認漏れや対応遅れに課題を感じている方
  • TOKIUMとGmailをAPI連携し、手作業による確認業務を効率化したいと考えている方
  • 請求書に関連する一連の業務フローを自動化し、迅速な対応体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • TOKIUMに請求書が登録されると自動でGmailに通知が届くため、これまで手動で確認していた時間を短縮できます。
  • システムが自動で通知を行うことで、担当者による確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な処理を後押しします。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、TOKIUMとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでTOKIUMを選択し、「請求書が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで通知したい宛先やメール内容を設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を受け取りたい担当者のメールアドレスを宛先に任意で設定してください。個人のアドレスだけでなく、部署のメーリングリストなどを指定することも可能です。
  • メールの件名や本文も自由に編集できます。件名に「【要確認】TOKIUMに新規請求書登録」といった文言を入れるなど、受信者がすぐに内容を把握できるような工夫が可能です。

注意事項

  • TOKIUM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

2.経費が登録された際に通知する

TOKIUMでの経費登録をトリガーとして設定することで、経費申請が行われた際に即座に経理担当者へ自動で通知を送れるため、精算業務の確認漏れや対応の遅れを防ぎ、スムーズな経費処理を実現します。


■概要

TOKIUMで経費が登録された際、関係者への通知や確認依頼に手間がかかっていませんか。手作業での連絡は、対応漏れや精算業務の遅延につながることもあります。このワークフローを活用すれば、TOKIUMでの経費登録をトリガーに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。TOKIUMのAPIを利用した連携により、経費申請の見落としを防ぎ、確認フローを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • TOKIUMで登録された経費の確認漏れや、それに伴う精算業務の遅延を解消したい経理担当者の方
  • 部下からの経費申請を迅速に把握し、承認プロセスをスムーズにしたいと考えているマネージャーの方
  • TOKIUMのAPIなどを活用し、経費精算に関連する一連の業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • TOKIUMで経費が登録されると即座に関係者へメールが自動送信されるため、確認依頼にかかる手間と時間を削減できます。
  • システムが自動で通知を行うことで、手動での連絡による伝達漏れや申請の見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、TOKIUMとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでTOKIUMを選択し、「経費が登録されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、件名や本文、通知したい宛先などを指定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先として個人のメールアドレスだけでなく、経理部などのメーリングリストを宛先に設定することも可能です。

注意事項

  • TOKIUM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

3. 取引先を自動で登録する

この取引先登録アクションを自動化フローの中に組み込むことで、例えばCRMで新規顧客が登録されたタイミングでTOKIUMにも自動で取引先を作成できるため、手作業での二重入力をなくし、データの一貫性を保ちます。


■概要

HubSpotに新しい会社情報を登録した後、TOKIUMにも手作業で取引先情報を入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、HubSpotで会社が作成されるとTOKIUMに取引先を自動で登録するため、TOKIUMのAPI連携のように手作業をなくし、正確かつ迅速な情報登録を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotとTOKIUMの両方を利用し、取引先の二重入力に手間を感じている方
  • 手作業による転記ミスをなくし、データ入力の正確性を向上させたいと考えている方
  • TOKIUMのAPIなどを活用した業務自動化に関心があり、具体的な方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotに会社情報が作成されると自動でTOKIUMに取引先が登録され、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
  • システム間で情報が自動連携されるため、手作業による会社情報の入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとTOKIUMをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでTOKIUMを選択し、「取引先の登録」アクションを設定し、HubSpotから取得した会社情報を紐付けます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • TOKIUMで取引先を登録するアクションにおいて、任意の登録番号を設定することが可能です。

注意事項

  • HubSpot、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。 

■フローの中で設定できるアクション(フローボットオペレーション)

  • 従業員を登録
  • 従業員を更新
  • 従業員を検索
  • 承認フローを従業員に割り当てる
  • 経費を検索
  • 経費申請・精算申請を検索
  • 経費申請・精算申請を取得
  • 請求書情報を取得
  • 取引先を検索
  • 取引先を更新
  • 請求書を検索
  • 請求書の証憑画像を取得
  • 経費情報を取得
  • プロジェクトを検索
  • プロジェクトを登録
  • プロジェクトを更新
  • プロジェクトの役職に従業員を割り当てる

TOKIUM APIの利用料金と注意点

TOKIUMのAPIを利用するには、法人向けの有料プラン契約が必要となり、現在、公式な無料プランは提供されていません。

料金は利用するサービスやプランによって異なり、月額11,000円(税込)からのプランも存在します。別途初期費用として330,000円(税込)程度からかかる場合がありますが、正確な金額については必ず見積もりを取得してご確認ください。

※APIを利用する上での注意点は以下の通りです。

  • 法人契約が必須:APIの利用は法人契約が前提であり、個人や個人事業主での利用はできません。
  • レート制限:APIリクエストの上限数(レート制限)に関する公式な情報は公開されておらず、契約内容によって異なる可能性があるため、利用前に直接確認することをおすすめします。
  • 利用規約の遵守:APIを利用する際は、TOKIUMが定める利用規約を遵守する必要があり、特に個人情報の取り扱いやデータ管理に関する規定には注意しましょう。

※詳細はTOKIUMのサービスサイトをご確認ください。

※2025年07月14日時点の情報です。

実際に連携してみた!

ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してTOKIUM APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます!
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

TOKIUM APIとの連携方法

はじめにTOKIUM APIとYoomを連携する方法を紹介します。
まずTOKIUMのマイアプリ登録を行いましょう。

1.Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からTOKIUMを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。

2.入力欄にTOKIUMと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

表示された画面で、注釈を参考に必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

これでTOKIUM APIとの連携は完了です。

今回は「TOKIUMで請求書が登録されたら、Gmailに通知する」という実際のフローボットも作成していきます!

作成の流れは大きく分けて以下です。

  • Gmailをマイアプリ連携
  • 該当のテンプレートをコピー
  • TOKIUMのトリガー設定およびGmailのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

■概要

TOKIUMに請求書が登録された際、担当者が気づかずに対応が遅延することはないでしょうか。都度システムを確認する手作業は手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、TOKIUMへの請求書登録をトリガーとして、指定の宛先にGmailで自動通知を送信するものです。TOKIUMのAPIを活用した連携により、請求書処理の迅速化と確認漏れの防止に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • TOKIUMでの請求書処理を担当し、確認漏れや対応遅れに課題を感じている方
  • TOKIUMとGmailをAPI連携し、手作業による確認業務を効率化したいと考えている方
  • 請求書に関連する一連の業務フローを自動化し、迅速な対応体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • TOKIUMに請求書が登録されると自動でGmailに通知が届くため、これまで手動で確認していた時間を短縮できます。
  • システムが自動で通知を行うことで、担当者による確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な処理を後押しします。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、TOKIUMとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでTOKIUMを選択し、「請求書が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで通知したい宛先やメール内容を設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を受け取りたい担当者のメールアドレスを宛先に任意で設定してください。個人のアドレスだけでなく、部署のメーリングリストなどを指定することも可能です。
  • メールの件名や本文も自由に編集できます。件名に「【要確認】TOKIUMに新規請求書登録」といった文言を入れるなど、受信者がすぐに内容を把握できるような工夫が可能です。

注意事項

  • TOKIUM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ステップ1:GmailとYoomの連携

Gmailも先程のTOKIUMと同様、マイアプリメニューからアプリを検索しクリックしてください。

1.Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。

2.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。

Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です!

ステップ2:テンプレートをコピーする

ここからいよいよフローを作っていきます!簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。


■概要

TOKIUMに請求書が登録された際、担当者が気づかずに対応が遅延することはないでしょうか。都度システムを確認する手作業は手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、TOKIUMへの請求書登録をトリガーとして、指定の宛先にGmailで自動通知を送信するものです。TOKIUMのAPIを活用した連携により、請求書処理の迅速化と確認漏れの防止に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • TOKIUMでの請求書処理を担当し、確認漏れや対応遅れに課題を感じている方
  • TOKIUMとGmailをAPI連携し、手作業による確認業務を効率化したいと考えている方
  • 請求書に関連する一連の業務フローを自動化し、迅速な対応体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • TOKIUMに請求書が登録されると自動でGmailに通知が届くため、これまで手動で確認していた時間を短縮できます。
  • システムが自動で通知を行うことで、担当者による確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な処理を後押しします。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、TOKIUMとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでTOKIUMを選択し、「請求書が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで通知したい宛先やメール内容を設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を受け取りたい担当者のメールアドレスを宛先に任意で設定してください。個人のアドレスだけでなく、部署のメーリングリストなどを指定することも可能です。
  • メールの件名や本文も自由に編集できます。件名に「【要確認】TOKIUMに新規請求書登録」といった文言を入れるなど、受信者がすぐに内容を把握できるような工夫が可能です。

注意事項

  • TOKIUM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:TOKIUMのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります!まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「請求書が登録されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

4.実際にTOKIUMでテスト用の請求書を登録し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。

テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。

ステップ4:Gmailに通知する設定

1.あっという間に最後の設定項目です!これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、下にスクロールしましょう。

3.続いて、入力欄下の注釈を参考に用途に合わせて入力お願いします!

  • 「From」→未設定の場合はGmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
    ※候補が表示されない場合は再度マイアプリ連携を実施してください。
  • 「To」→送信先のメールアドレスを入力します。

4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう!

  • 「件名」→任意の件名を入力
  • 「本文」→任意の内容とアウトプットから選択可能です。

※「本文」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、帳票ごとの内容に合わせて自動通知できます。

今回はテスト用で以下のような内容を入力しました!

5.設定完了後に、「次へ」に進み「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Gmailに通知が届いているか確認しましょう!

6.確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です!
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

以上が、TOKIUM APIの連携方法とそれを活用した実際のフローボット作成方法でした!

TOKIUM APIを活用した自動化の例

今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、TOKIUMを使った業務フローを自動化しましょう!

1. TOKIUMでのアクションをトリガーに、通知やデータ登録・保存を自動化する

TOKIUM APIと外部アプリケーションのAPIを利用すれば、TOKIUMで経費や請求書、従業員情報が登録された際に、自動で外部アプリケーションへ情報を通知・登録・保存することが可能です。
例えば、メッセージツールと連携すれば、経費申請や請求書が登録されたことをスピーディーに通知できます。


■概要

Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.取引先情報の管理をしている方

・Google スプレッドシートに取引先情報を日常的に追加している方

・管理業務でGoogle スプレッドシートを活用している方

2.業務でTOKIUMを利用している方

・TOKIUMへの取引先情報の追加を手動で行っている方

・Google スプレッドシートとTOKIUMの連携を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

取引先情報の管理において複数のツールを利用する場合、手動による情報入力が手間だと感じているかもしれません。
また、手動による情報入力は入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで取引先が追加されるとTOKIUMに自動で追加することができます。
TOKIUMへの取引先の登録が自動化されることで、後続作業をスムーズに進めることができ、業務の効率化を図ることが可能です。

また、手動によるヒューマンエラーの発生を防止することができるため、正確なデータ管理をすることができます。

■注意事項

・Google スプレッドシート、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

経費精算の申請は都度発生するため、承認者への通知や内容の確認に手間を感じている方もいるのではないでしょうか。特に申請の見落としや確認の遅れは、精算業務全体の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、TOKIUMへの経費登録をきっかけに、指定した相手へLINE公式アカウントから自動で通知を送ることができ、確認漏れなどの課題を解消し、経費精算プロセスを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • TOKIUMでの経費申請の見落としを防ぎ、承認作業を効率化したい経理・総務担当の方
  • 外出先などからでも、経費申請の状況をLINEで手軽に確認したいマネージャーや役職者の方
  • 経費精算のプロセスを自動化し、社内全体の業務効率を改善したいと考えている責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • TOKIUMに経費が登録されると自動でLINE公式アカウントに通知が届くため、確認漏れや承認の遅延を防ぎ、精算業務を円滑に進めることができます。
  • 経費申請のたびに手動で通知を送ったり、システムを確認したりする手間が不要になり、本来のコア業務に集中する時間を確保できます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、TOKIUMとLINE公式アカウントをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでTOKIUMを選択し、「経費が登録されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「マルチキャストメッセージを送る」アクションを設定し、経費登録の情報を特定の相手に通知します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • LINE公式アカウントでメッセージを送るアクションでは、通知先を任意のユーザーやグループに設定することが可能です。
  • 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得した申請者名や金額などの情報を埋め込んで送信することもできます。

■注意事項

  • TOKIUM、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

TOKIUMで経費が登録されたらSlackに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.TOKIUMを利用する社員

・経費精算の申請状況をリアルタイムで把握したい方

・経費精算の申請がされたら迅速にSlackで通知を受け取りたい方

2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者

・新しい経費精算申請をリアルタイムで把握して迅速な承認作業を行いたい方

・申請の通知をSlackで受け取り確認漏れを防ぎたい方

3.経営者・管理者

・社員の経費使用状況を把握して経費管理に役立てたい方

・特定の条件(高額な経費など)を満たす経費精算申請があった場合にSlack上で通知を受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費登録のたびにSlackで手動通知を行うのは、非効率的でミスも発生しやすい作業です。

このフローを導入すれば、TOKIUMに経費が登録されるとSlackに自動的に通知が送信されます。これにより、担当者は経費登録を即座に把握することができて申請内容の確認対応を迅速に行うことができます。また手作業による通知作業が不要になることで業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスク軽減にも繋がります。

■注意事項

・TOKIUM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

TOKIUMで経費が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.TOKIUMを利用する社員

・経費精算の申請状況をリアルタイムで把握したい方

・経費精算の申請が承認されたら迅速にGoogle Chatで通知を受け取りたい方

2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者

・新しい経費精算申請を速やかに把握して迅速な承認作業を行いたい方

・承認・却下の通知をGoogle Chatで受け取り確認漏れを防ぎたい方

3.経営者・管理者

・社員の経費使用状況を把握して経費管理に役立てたい方

・特定の条件(高額な経費など)を満たす経費精算申請があった場合にGoogle Chatで通知を受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは経費管理の効率化と透明性を高めるツールですが、経費登録のたびにGoogle Chatで手動通知を行うのは情報共有の遅れや対応の遅延を引き起こし、チーム全体の生産性を低下させる可能性があります。

このフローを導入することで、TOKIUMでの経費登録をトリガーにGoogle Chatへの通知が自動化されて、経費関連の情報が直ぐにチーム全体へ共有を行い迅速な承認や確認などが可能となり業務効率の改善になります。

■注意事項

・TOKIUM、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336


■概要

TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

1.TOKIUMを利用して請求書管理を行っている企業

・登録された請求書を手動で管理シートに転記するのが煩わしいと感じている経理担当者

・請求書の管理を迅速かつ正確に行い、時間を節約したいと考えている方

2.Google スプレッドシートを日常的に利用している方

・Google スプレッドシートを活用してデータ管理を行っており、他のツールからのデータを自動で取り込みたいデータ管理者

・Google スプレッドシートを活用してデータの一元管理を実現し、業務効率を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを使うことで、手動での請求書登録が不要になります。
これにより、作業時間の削減と効率化が図れます。
特に大量の請求書を扱う場合、ひとつひとつ手入力する手間が省けるため、その分作業の効率化が実現します。

また、手動入力によるヒューマンエラーのリスクも減少し、データの正確性が保たれるでしょう。
このフローを導入することで、経理作業の精度とスピードが向上し、全体として業務の信頼性が高まります。

■注意事項

・TOKIUMとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

また、ファイルのアップロードといったオペレーションを自動化するテンプレートも、業務効率化に強く貢献します。TOKIUMに登録された請求書ファイルを、お使いのオンラインストレージに自動でアップロード・保管。これにより、手動でのファイル整理やバックアップ作業から解放され、より重要な業務に集中できます。


■概要

TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.TOKIUMを利用する経理担当者

・TOKIUMに登録された請求書をBoxにも自動で取り込みたい方

2.TOKIUMを主に利用する担当者

・TOKIUMの請求書情報をBoxに連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方

3.Boxを主に利用する担当者

・TOKIUMで受け取った請求書をBoxに自動で取り込みたい方

■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールでBoxはクラウド上でファイルを保管・共有できるサービスです。

TOKIUMとBoxを連携することにより、請求書データをBoxに一元管理することができ、請求書の検索やアクセスが容易になり必要な時にすぐに取り出すことが可能になります。

■注意事項

・TOKIUM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

TOKIUMに請求書が登録されたら、OneDriveに請求書ファイルをアップロードするフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.TOKIUMとOneDriveの両方を利用する経理担当者

・TOKIUMに登録された請求書をOneDriveにも自動で保存したい方

・請求書ファイルをTOKIUMとOneDrive間で手動で同期する手間を削減したい方

・OneDriveで請求書情報を一元管理したい方

・請求書処理の効率化を図って入力ミスを減らしたい方

2.TOKIUMを主に利用する担当者

・TOKIUMの請求書情報をOneDriveに連携させることにより請求書管理をより便利にしたい方

3.OneDriveを主に利用する担当者

・TOKIUMで受け取った請求書をOneDriveに自動でアップロードしたい方

■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは請求書処理を自動化する優れたツールですが登録された請求書をOneDriveに手動でアップロードするのは、手間と労力がかってしまいます。

このフローを活用すると、TOKIUMに請求書が登録されらOneDriveに請求書ファイルが自動的にアップロードされます。
これにより担当者は手作業によるアップロードの手間を省くことができ貴重な時間を他の業務に充てることで業務の効率化を図ることができます。

■注意事項

・TOKIUM、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

TOKIUMに請求書が登録されたら、Dropboxに請求書ファイルをアップロードするフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.TOKIUMを利用する経理担当者

・TOKIUMに登録された請求書をDropboxにも自動で取り込みたい方

2.TOKIUMを主に利用する担当者

・TOKIUMの請求書情報をDropboxに連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方

3.Dropboxを主に利用する担当者

・TOKIUMで受け取った請求書をDropboxに自動で取り込みたい方

■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは請求書処理を自動化する優れたツールです。
ですが処理された請求書をDropboxに手動でアップロードするのは労力かかる作業です。

このフローを導入するとTOKIUMに請求書が登録されたらDropboxに請求書ファイルが自動的にアップロードされ、手作業によるアップロードの手間を省いて貴重な時間を他の業務に充てることができます。

■注意事項

・TOKIUM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

TOKIUMに請求書が登録されたら、Google Driveに請求書ファイルをアップロードするフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.TOKIUMとGoogle Driveの両方を利用する経理担当者

・TOKIUMに登録された請求書をGoogle Driveにも自動で保存したい方

・請求書ファイルをTOKIUMとGoogle Drive間で手動で同期する手間を削減したい方

・Google Driveで請求書情報を一元管理したい方

・請求書処理の効率化を図って入力ミスを減らしたい方

2.TOKIUMを主に利用する担当者

・TOKIUMの請求書情報をGoogle Driveに連携させることにより請求書管理をより便利にしたい方

3.Google Driveを主に利用する担当者

・TOKIUMで受け取った請求書をGoogle Driveに自動でアップロードしたい方

■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールで、Google DriveはGoogleが提供するクラウドストレージサービスでファイルを保管・共有できます。

TOKIUMとGoogle Drive連携することにより、請求書データをGoogle Driveに一元管理することができ担当者は手動でアップロードする手間も省くこともできるため業務効率の改善にも繋がります。

■注意事項

・TOKIUM、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

2. 外部データを起点に、TOKIUMへの登録作業を自動化する

これまではTOKIUMからの情報発信(トリガー)を紹介していましたが、逆にTOKIUMへ情報をインプットする作業も自動化できます。
これにより、システム間の双方向の連携が実現し、より一貫性のあるデータ管理が可能になります。

例えば、取引先マスタを管理しているGoogle スプレッドシートに行を追加するだけで、その情報がTOKIUMに取引先として自動で登録されます。
二重入力の手間を完全に排除し、マスタデータの一元管理と正確性の維持に貢献。バックオフィス業務全体の生産性向上につながります。


■概要

Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.取引先情報の管理をしている方

・Google スプレッドシートに取引先情報を日常的に追加している方

・管理業務でGoogle スプレッドシートを活用している方

2.業務でTOKIUMを利用している方

・TOKIUMへの取引先情報の追加を手動で行っている方

・Google スプレッドシートとTOKIUMの連携を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

取引先情報の管理において複数のツールを利用する場合、手動による情報入力が手間だと感じているかもしれません。
また、手動による情報入力は入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで取引先が追加されるとTOKIUMに自動で追加することができます。
TOKIUMへの取引先の登録が自動化されることで、後続作業をスムーズに進めることができ、業務の効率化を図ることが可能です。

また、手動によるヒューマンエラーの発生を防止することができるため、正確なデータ管理をすることができます。

■注意事項

・Google スプレッドシート、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

まとめ

TOKIUM API連携を行うことで、これまで手作業で行っていた請求書や経費の確認、関連部署への通知といった業務が自動化され、作業時間の大幅な短縮やヒューマンエラーの防止に繋がります。
また、担当者が定型業務から解放されることで、分析や改善提案といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境も整います。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるでしょう。
もしTOKIUM関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!


Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
s.kinjo
s.kinjo
インターネットメディアやカスタマーサポート業界で働いてきました。 日ごろから効率化などの合理的な考えを軸に仕事に取り組んでいます。 Yoomを使用して、幅広い業務をスムーズに進めるための記事をお届けします。
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