■概要
TOKIUMに請求書が登録された際、担当者が気づかずに対応が遅延することはないでしょうか。都度システムを確認する手作業は手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、TOKIUMへの請求書登録をトリガーとして、指定の宛先にGmailで自動通知を送信するものです。TOKIUMのAPIを活用した連携により、請求書処理の迅速化と確認漏れの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- TOKIUMでの請求書処理を担当し、確認漏れや対応遅れに課題を感じている方
- TOKIUMとGmailをAPI連携し、手作業による確認業務を効率化したいと考えている方
- 請求書に関連する一連の業務フローを自動化し、迅速な対応体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- TOKIUMに請求書が登録されると自動でGmailに通知が届くため、これまで手動で確認していた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うことで、担当者による確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な処理を後押しします。
■フローボットの流れ
- はじめに、TOKIUMとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTOKIUMを選択し、「請求書が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで通知したい宛先やメール内容を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を受け取りたい担当者のメールアドレスを宛先に任意で設定してください。個人のアドレスだけでなく、部署のメーリングリストなどを指定することも可能です。
- メールの件名や本文も自由に編集できます。件名に「【要確認】TOKIUMに新規請求書登録」といった文言を入れるなど、受信者がすぐに内容を把握できるような工夫が可能です。
■注意事項
- TOKIUM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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