TOKIUMで経費が登録されたら、Gmailで通知する

■概要

TOKIUMで経費が登録された際、関係者への通知や確認依頼に手間がかかっていませんか。手作業での連絡は、対応漏れや精算業務の遅延につながることもあります。このワークフローを活用すれば、TOKIUMでの経費登録をトリガーに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。TOKIUMのAPIを利用した連携により、経費申請の見落としを防ぎ、確認フローを円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• TOKIUMで登録された経費の確認漏れや、それに伴う精算業務の遅延を解消したい経理担当者の方
• 部下からの経費申請を迅速に把握し、承認プロセスをスムーズにしたいと考えているマネージャーの方
• TOKIUMのAPIなどを活用し、経費精算に関連する一連の業務を自動化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• TOKIUMで経費が登録されると即座に関係者へメールが自動送信されるため、確認依頼にかかる手間と時間を削減できます。
• システムが自動で通知を行うことで、手動での連絡による伝達漏れや申請の見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、TOKIUMとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTOKIUMを選択し、「経費が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、件名や本文、通知したい宛先などを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先として個人のメールアドレスだけでなく、経理部などのメーリングリストを宛先に設定することも可能です。

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■注意事項

• TOKIUM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。