「Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、Notionのカレンダーやデータベースに手作業で情報を転記している…」「ミーティングの日時変更やキャンセルがあった際、Notion側の情報も都度修正するのが面倒で、更新漏れも心配…」このように、ZoomとNotion間でのスケジュール情報の同期に、課題を感じていませんか？
もし、Zoomでミーティングが作成・更新されたら、その情報が自動でNotionの指定の場所に反映される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、最新のスケジュールを常に正確に把握しつつ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々のスケジュール管理業務を大幅に効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomで作成されたミーティング情報をNotionに自動で追加し、スケジュール管理を効率化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomでミーティングが作成されたら、Notionにスケジュールを追加する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、その情報を手作業でNotionのスケジュール表やデータベースに転記するのは手間がかかり、入力ミスや共有漏れも気になるところではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成された際に、自動でNotionへスケジュール情報が追加されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとNotionを利用し、ミーティングのスケジュール管理を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記の手間を省き、入力ミスや漏れをなくしたいチームリーダーの方
- 定型的なスケジュール登録作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、自動でNotionに必要な情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティング情報の転記ミスや、Notionへの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoom機能を選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションとしてZoom機能の「ミーティングの詳細情報を取得」アクションを設定し、作成されたミーティングの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションとしてNotion機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したミーティング情報をNotionの指定したデータベースに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを正常に動作させるためには、Zoomアカウント側で、YoomからのWebhookイベントを受信するための設定を行う必要があります。
- Notionのオペレーションでは、ミーティング情報を追加する先のデータベースや、各項目にどの情報を紐付けるかを任意で設定してください。
ZoomとNotionを連携する様々な自動化の方法
ZoomとNotion間で発生するミーティング情報の連携作業を自動化することで、スケジュール管理の手間を削減し、常に最新の情報をチームで共有できるようになります。
ここでは、Yoomに用意されている具体的な自動化テンプレートをいくつか紹介していきます。
これにより、手作業による転記ミスを防ぎ、会議の準備や日々のタスク管理をよりスムーズに行えるため、気になる内容があればぜひクリックしてみてくださいね！
Zoomのミーティング情報をNotionに自動で登録・更新する
Zoomでミーティングが新しく作成されたり、既存のミーティングが削除された際に、その情報をNotionのデータベースやカレンダーに自動的に登録したり、該当スケジュールを更新したりする基本的な連携フローです。
手作業による情報転記や更新の手間をなくし、常に最新のスケジュールをNotionで一元管理できるようになります！
Zoomでミーティングが作成されたら、Notionにスケジュールを追加する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、その情報を手作業でNotionのスケジュール表やデータベースに転記するのは手間がかかり、入力ミスや共有漏れも気になるところではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成された際に、自動でNotionへスケジュール情報が追加されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとNotionを利用し、ミーティングのスケジュール管理を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記の手間を省き、入力ミスや漏れをなくしたいチームリーダーの方
- 定型的なスケジュール登録作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、自動でNotionに必要な情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティング情報の転記ミスや、Notionへの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoom機能を選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションとしてZoom機能の「ミーティングの詳細情報を取得」アクションを設定し、作成されたミーティングの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションとしてNotion機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したミーティング情報をNotionの指定したデータベースに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを正常に動作させるためには、Zoomアカウント側で、YoomからのWebhookイベントを受信するための設定を行う必要があります。
- Notionのオペレーションでは、ミーティング情報を追加する先のデータベースや、各項目にどの情報を紐付けるかを任意で設定してください。
特定条件のZoomミーティング情報をNotionに自動で登録する
例えば、特定の参加者が含まれるミーティングや、特定のキーワードが件名に含まれるミーティングなど、あらかじめ設定した条件に合致する場合にのみ、そのミーティング情報をNotionのスケジュールに自動で追加するフローです。
重要な会議や特定のプロジェクトに関連するミーティングだけを選択的にNotionで管理したい場合に役立ち、情報の整理と可視性を高められるでしょう！
Zoomで特定のミーティングが作成されたら、Notionにスケジュールを追加する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングを設定するたびに、その情報をNotionに手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスや共有漏れの原因にもなりがちです。また、定例ミーティングの登録作業が、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定のミーティングが作成されたことをトリガーに、Notionのデータベースへ自動でスケジュールが追加されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで作成したミーティング情報を、都度Notionに手入力している方
- 複数アプリ間での情報転記作業による、入力ミスや共有漏れをなくしたい方
- チーム内のスケジュール管理を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動でNotionにスケジュールが追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、会議の日時やタイトルの入力間違い、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するミーティングのみ後続の処理に進むよう設定します。
- オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得したIDを基にミーティングの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得したミーティング情報を基にNotionのデータベースへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定で、Notionに登録したいミーティングの条件を任意で指定してください。
- Zoomの「ミーティングの詳細情報を取得」アクションで、トリガーからアウトプットされたミーティングIDを正しく指定してください。
- Notionのアクションで、連携するデータベースを指定し、更新したいレコードの条件や内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでミーティングが作成されたらNotionにスケジュールを自動追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoomで新しいミーティングが作成された際に、その情報をNotionのデータベースに自動でアイテムとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
- ZoomとNotionをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- Zoomトリガーの設定とNotionのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Zoomでミーティングが作成されたら、Notionにスケジュールを追加する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、その情報を手作業でNotionのスケジュール表やデータベースに転記するのは手間がかかり、入力ミスや共有漏れも気になるところではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成された際に、自動でNotionへスケジュール情報が追加されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとNotionを利用し、ミーティングのスケジュール管理を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記の手間を省き、入力ミスや漏れをなくしたいチームリーダーの方
- 定型的なスケジュール登録作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、自動でNotionに必要な情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティング情報の転記ミスや、Notionへの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoom機能を選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションとしてZoom機能の「ミーティングの詳細情報を取得」アクションを設定し、作成されたミーティングの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションとしてNotion機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したミーティング情報をNotionの指定したデータベースに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを正常に動作させるためには、Zoomアカウント側で、YoomからのWebhookイベントを受信するための設定を行う必要があります。
- Notionのオペレーションでは、ミーティング情報を追加する先のデータベースや、各項目にどの情報を紐付けるかを任意で設定してください。
ステップ1：ZoomとNotionをマイアプリに連携する
まず、自動化に必要なZoomとNotionをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Zoomをクリックします。
(2)「Zoom（OAuth）の新規登録」画面から、Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。
Client IDとClient secretの取得方法は以下のサイトをご参照ください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくは以下もチェックしてみてください。
Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点
(3)次にNotionの連携を行います。
同様にYoomの新規接続一覧からNotionをクリックします。
アクセスをリクエスト画像から、「ページを選択する」をクリックします。
(3)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにZoomとNotionが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Zoomでミーティングが作成されたら、Notionにスケジュールを追加する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、その情報を手作業でNotionのスケジュール表やデータベースに転記するのは手間がかかり、入力ミスや共有漏れも気になるところではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成された際に、自動でNotionへスケジュール情報が追加されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとNotionを利用し、ミーティングのスケジュール管理を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記の手間を省き、入力ミスや漏れをなくしたいチームリーダーの方
- 定型的なスケジュール登録作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、自動でNotionに必要な情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティング情報の転記ミスや、Notionへの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoom機能を選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションとしてZoom機能の「ミーティングの詳細情報を取得」アクションを設定し、作成されたミーティングの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションとしてNotion機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したミーティング情報をNotionの指定したデータベースに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを正常に動作させるためには、Zoomアカウント側で、YoomからのWebhookイベントを受信するための設定を行う必要があります。
- Notionのオペレーションでは、ミーティング情報を追加する先のデータベースや、各項目にどの情報を紐付けるかを任意で設定してください。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：Zoomトリガーの設定
(1)Zoomにミーティングが作成された際の設定をしていきましょう！
アプリトリガーの「ミーティングが作成されたら（Webhook）」をクリックします。
(2)タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、Zoomの管理画面で設定を行なってください。
ZoomのWebhook登録方法
下へ進み、特定のホストが主催するミーティングをトリガーとしたい場合はホストIDを入力します。
入力が終わったら、Zoomでミーティングを作成しましょう。
その後フローボットに戻り「テスト」をクリック、成功したら下部にある「保存する」をクリックします。
「取得した値」にZoomの情報が反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：ミーティングの情報を取得する
(1)次に、Zoomと連携して、ミーティングの詳細情報を取得します。
「ミーティングの詳細情報を取得」をクリックします。
(2)タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「API接続設定」画面から、ミーティングIDを取得した値から選択します。
入力が終わったらテストをクリックしましょう。
テストに成功すると、Zoomのミーティング情報が取得できます。
「保存する」をクリックして、次の工程へ進みましょう！
ステップ5：Notionにレコードを追加する
(1)次に、Notionと連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
下へ進み、データベースIDを候補から選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値を取得した値を使って入力します。
取得した値を使うことで、都度変更することなくZoomの情報を引用することができますよ！
全体的に設定すると下記のようになります。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Zoomでミーティングが作成されたら、Notionのスケジュールに追加されているかを確認してみてくださいね！
ZoomとNotionを使ったその他の自動化例
ZoomやNotionのAPIを活用することで、簡単に自動化することができます。また、Yoomでは、業務を効率化する便利なテンプレートを多数提供しています。
業務に合わせて、さらに便利な自動化を探してみてください！
Zoomを使った便利な自動化例
ミーティングが終了したらSlackやDropboxにデータ連携したり、他ツールの情報をもとに会議URLを作成できます。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・部門ごとにツールのアカウント情報を登録している企業
・外出先でもシートの編集を行なっている営業担当
2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方
・Web上での集団面接を行なっている人事担当者
・セミナーの企画運営を行うカスタマーサービス部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはアクセス権限を付与することができるため、業務情報の安全性を高く保ことができるツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を、改めてZoomのウェビナー登録者に追加するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手作業による入力ミスや、データの消失を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに情報が登録されたら、登録内容を基に自動でZoomにも登録するため、手作業を省くことができます。
また引用した内容を使用して登録を行うことで、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
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■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
Zoomのウェビナーが終了したら、HubSpotで参加者情報をコンタクトに登録する
試してみる
■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加者リストをHubSpotへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなりがちです。このワークフローを活用すると、ウェビナー終了をきっかけに参加者情報をHubSpotへ自動で登録できます。これにより、手作業による負担やミスを解消して、より迅速なフォローアップ活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを定期的に開催し、参加者管理を効率化したいマーケティング担当者の方
- HubSpotへのリード情報登録を手作業で行っており、工数削減を目指しているご担当者の方
- ウェビナー後の迅速なアプローチで、商談化率の向上を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後に参加者情報が自動で登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- システムが情報を正確に連携するため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの質を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのZoomアカウントとHubSpotアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナーの参加者情報を取得する」アクションを設定します。
- 取得した複数の参加者情報に対して処理を行うため、オペレーションで「繰り返し処理」を設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でHubSpotの「コンタクトを作成」アクションを設定し、参加者一人ひとりの情報をHubSpotに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのウェビナー登録フォームで収集する参加者情報（氏名、会社名、役職など）の項目は、任意でカスタマイズが可能です。
- HubSpotにコンタクトを登録する際、Zoomから取得したどの情報をHubSpotのどのコンタクトプロパティに割り当てるか、任意で設定してください。
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
Notionを使った便利な自動化例
他ツールの情報をもとにNotionにページ作成・レコード追加したり、Notionのステータス更新をDiscordに通知したりできます。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
- メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
- 問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信するだけでNotionに情報が自動で追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、入力間違いや重要な情報の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信メール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文から「会社名」「担当者名」「問い合わせ内容」など、どのような情報を抽出するかを任意で設定してください。
- Notionの「レコードを追加する」では、追加するデータベースや各項目に設定する値を任意で設定できます。固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーに予定が登録されたら、Notionにレコードを追加
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している会議や打ち合わせの予定を、議事録やタスク管理のためにNotionへ都度手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、情報の登録漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が登録されるだけでNotionのデータベースへ自動でレコードが追加され、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとNotionを併用し、予定情報を手作業で転記している方
- 会議や打ち合わせの情報をNotionで管理しており、登録の手間を削減したい方
- 手作業による情報登録の漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が追加されると自動でNotionにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、入力内容の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を担保します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の情報を元にレコードを追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、対象としたいカレンダーIDを指定できるほか、起動間隔や特定のキーワードを含む予定のみを対象とするなどの条件設定が可能です。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースIDを指定し、どの項目にカレンダーのどの情報（件名、日時など）を反映させるか自由に設定できます。
■注意事項
- Googleカレンダー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報の一元管理をしたい方
・顧客情報、アンケート結果、イベント参加者情報など、Googleフォームで収集した様々な情報をNotionの個別のページとして自動で作成し、管理したい方
・Notionのページを情報集約の場として活用し、チームメンバーと共有したい方
2.GoogleフォームとNotionを連携させて業務効率化を図りたい方
・手作業でのデータ転記をなくし、時間の節約をしたい方
・回答内容に基づいて、Notionでタスクを作成したり、関連情報を紐づけたりしたい方
3.マーケティング担当者、営業担当者、人事担当者、プロジェクトマネージャーなど
・Googleフォームを活用して情報収集を行い、Notionで情報を管理・活用している方々
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答をNotionデータベースに自動で転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。
・Notionのデータベース機能と連携することで、作成されたページをデータベース化し、回答データを分析したり、業務に活用することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Notionで特定のステータスに更新されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトの進捗を、更新のたびにDiscordでチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での通知は、漏れや遅延が発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのページが特定のステータスに更新された際に、自動でDiscordの指定チャンネルへ通知できます。これにより、リアルタイムでの情報共有を実現し、コミュニケーションロスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでのステータス更新を手作業でDiscordに通知しており、非効率を感じている方
- プロジェクトの進捗共有を自動化し、チーム内の情報伝達を円滑にしたいマネージャーの方
- 手作業による報告漏れや遅延を防ぎ、リアルタイムな情報共有体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionでのステータス更新をトリガーに自動でDiscordへ通知するため、これまで報告に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による通知漏れや、誤ったチャンネルへの投稿といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、「繰り返し条件」を設定し、特定のステータスに更新された場合のみ通知処理が実行されるように条件を指定します。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」を設定し、指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 繰り返し条件のオペレーションでは、「完了」や「レビュー依頼」など、通知をトリガーしたいNotionの特定のステータスを任意で設定してください。
- Discordへのメッセージ送信アクションでは、通知を送るチャンネルを指定できます。また、本文には固定テキストのほか、Notionから取得したタスク名や担当者などの情報を変数として埋め込み、動的な通知を作成することが可能です。
■注意事項
- NotionとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zendeskにチケットが作成されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせチケットの情報を、情報共有や分析のためにNotionのデータベースへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskに新しいチケットが作成された際に、チケット情報を自動でNotionのデータベースにレコードとして追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとNotionを利用し、問い合わせ情報の転記作業に手間を感じている方
- 手作業での情報連携による入力ミスや、対応漏れなどの課題を解消したいと考えている方
- 顧客からの問い合わせ情報を一元管理し、チームでの情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskにチケットが作成されると自動でNotionにレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや情報の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したチケット情報を連携するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskを連携する際に、お使いの環境のサブドメインを任意で設定してください。
- Notionにレコードを追加するオペレーションでは、連携先のデータベースや各フィールドに設定する値を任意で設定できます。Zendeskから取得したチケットの件名や内容、担当者情報などをNotionの各項目に自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- Zendesk、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ZoomとNotionのスケジュール管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたミーティング情報の転記や更新作業の負担を減らし、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーも未然に防ぐことができます。
これにより、担当者は煩雑なスケジュール調整業務から解放され、会議の準備や本来集中すべきコア業務により多くの時間とエネルギーを注げる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にZoomとNotionを連携するフローなどを構築できます。
もし日々のスケジュール管理の効率化やチームの情報共有の円滑化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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