Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
日々の事務作業で、メールやチャットの内容を確認してタスクに登録する、といった繰り返し作業に時間を取られていませんか？
もし、受信したメールやチャットの内容をAIが自動で解析し、必要な情報を抽出してタスク管理ツールに自動で登録できる仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはAIで解析した情報をタスク管理ツールに自動登録する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
AIを活用して様々な情報をAsanaに自動でタスク追加する方法 日常業務で発生する様々な情報をAIで解析し、タスク管理ツールであるAsanaに自動でタスクとして追加することで、作業の抜け漏れを防ぎ、業務効率を大幅に向上させることができます。ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールの内容をAIで解析しAsanaにタスクを自動追加する Gmailなどのメールツールで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、重要な情報を抽出してAsanaにタスクとして自動で追加する ことができるので、メールの見落としやタスク登録漏れを防ぎ、迅速な対応を可能になるかもしれません。
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
チャットのメッセージをAIで解析しAsanaにタスクを自動追加する Discordなどのチャットツールで受信した特定のメッセージをAIが解析し、関連するタスクをAsanaに自動で生成する ことで、チャットでの指示や依頼事項を確実にタスク化し、対応漏れの防止が可能です。
Discordで特定のメッセージを受信したらAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
ストレージ上のファイルをOCR・AI解析しAsanaにタスクを自動追加する Microsoft SharePointなどのストレージサービスに格納されたファイルをOCRでテキスト化し、その内容をAIが解析してAsanaにタスクを自動で追加する ことが可能です。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたらOCR・AI解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をAIで解析し、重要な情報を抽出してAsanaにタスクとして自動で登録する フローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法 作成の流れは大きく分けて以下です。
GmailとAsanaのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定およびAsanaのアクション設定
トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
ステップ1:GmailとAsanaのマイアプリ連携 まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Gmailのマイアプリ登録
3.入力欄にGmailと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
4.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Asanaのマイアプリ登録
5.次はAsanaをマイアプリに登録します。
以下の画面で、Asanaのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする 1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Gmailのトリガー設定 1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。ご契約のプラン
4.用途に合わせて任意の「ラベル」を候補から選択します。
5.Gmail の画面に移動し、実際に指定のラベルが付与されたメールを用意しましょう！
今回は以下のようなメールを作成しました。
6.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプット
ステップ4:生成AIを利用してテキストを作成する設定 1.続いて、「テキストを生成する
2.想定される文字数に応じてアクションを設定し、「次へ」をクリックします。
3.プロンプトにはAIに指示するため、トリガー設定で取得したアウトプットと任意の内容を入力します。
アウトプットを活用せず、文章を入力すると同じ内容を繰り返し要約することになりますので、注意してください！
4.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:テキストからデータを抽出する設定 1.設定も折り返し地点です！次に「テキストからデータを抽出する
2.アクションを選択する画面は、基本的にそのまま「次へ」をクリックしましょう。
3.次に「対象のテキスト」を設定します。
4.下にスクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
5.設定後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:Asanaにタスクを追加する設定 1.ついに最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「タスクを追加」のまま「次へ」に進みます。
3.「タスク名」は入力欄をクリックし、先ほど取得したアウトプットから選択します。
4.続いて、Asanaの「プロジェクトID」と「セクションID」を候補から選択しましょう！
5.「タスクの説明」も先程のようにアウトプットから選択し、任意の内容と組み合わせ入力します。
今回はテスト用で以下のように入力しました！
6.その他の項目は用途に合わせて任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう。
7.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ7:トリガーをONに設定して動作確認 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
設定お疲れさまでした！
AIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したメール内容に基づいたタスク追加以外にも、AIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
Gmailで受信したテキストをまとめて翻訳し、Notionに追加する
試してみる
メールに届いた情報をAIで抽出し、Asanaに課題を追加後、Backlogに課題を追加する
試してみる
メールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加後、Asanaにタスクを追加する
試してみる
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
まとめ Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを自動で追加するような自動化を実現することで、これまで手作業で行っていたメール確認、内容理解、タスク登録といった一連の事務作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
