Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く多くのメールから重要な情報を探し出し、手作業でAsanaにタスクとして登録する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとAsanaを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方 メールからのタスク作成を手作業で行い、時間的コストや入力ミスに課題を感じている方 AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメール情報を基に、AIが内容を解析しAsanaへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AIによる情報解析と自動タスク作成により、手作業によるタスクの入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信したメール本文をAIに要約させるなどの処理を行います。 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、AIが生成したテキストからタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスク名や説明などを指定してタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを処理対象とするか、候補の中から任意で選択してください。 テキスト生成機能では、処理するメール本文の文字数に応じて適切なアクションを設定し、AIへの指示（プロンプト）や出力言語を任意で設定してください。 データ抽出機能では、テキストの文字数に応じた変換タイプを選び、抽出対象のテキスト、抽出したい項目、AIへの具体的な指示内容を任意で設定してください。 Asanaでタスクを追加するアクションでは、作成するタスクの名称、関連付けるプロジェクトIDやセクションID、タスクの詳細な説明などを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
日々の事務作業で、メールやチャットの内容を確認してタスクに登録する、といった繰り返し作業に時間を取られていませんか？
もし、受信したメールやチャットの内容をAIが自動で解析し、必要な情報を抽出してタスク管理ツールに自動で登録できる仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはAIで解析した情報をタスク管理ツールに自動登録する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く多くのメールから重要な情報を探し出し、手作業でAsanaにタスクとして登録する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとAsanaを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方 メールからのタスク作成を手作業で行い、時間的コストや入力ミスに課題を感じている方 AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメール情報を基に、AIが内容を解析しAsanaへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AIによる情報解析と自動タスク作成により、手作業によるタスクの入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信したメール本文をAIに要約させるなどの処理を行います。 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、AIが生成したテキストからタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスク名や説明などを指定してタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを処理対象とするか、候補の中から任意で選択してください。 テキスト生成機能では、処理するメール本文の文字数に応じて適切なアクションを設定し、AIへの指示（プロンプト）や出力言語を任意で設定してください。 データ抽出機能では、テキストの文字数に応じた変換タイプを選び、抽出対象のテキスト、抽出したい項目、AIへの具体的な指示内容を任意で設定してください。 Asanaでタスクを追加するアクションでは、作成するタスクの名称、関連付けるプロジェクトIDやセクションID、タスクの詳細な説明などを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIを活用して様々な情報をAsanaに自動でタスク追加する方法 日常業務で発生する様々な情報をAIで解析し、タスク管理ツールであるAsanaに自動でタスクとして追加することで、作業の抜け漏れを防ぎ、業務効率を大幅に向上させることができます。ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールの内容をAIで解析しAsanaにタスクを自動追加する Gmailなどのメールツールで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、重要な情報を抽出してAsanaにタスクとして自動で追加する ことができるので、メールの見落としやタスク登録漏れを防ぎ、迅速な対応を可能になるかもしれません。
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
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■概要
日々の業務でGmailに届く多くのメールから重要な情報を探し出し、手作業でAsanaにタスクとして登録する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとAsanaを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方 メールからのタスク作成を手作業で行い、時間的コストや入力ミスに課題を感じている方 AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメール情報を基に、AIが内容を解析しAsanaへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AIによる情報解析と自動タスク作成により、手作業によるタスクの入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信したメール本文をAIに要約させるなどの処理を行います。 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、AIが生成したテキストからタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスク名や説明などを指定してタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを処理対象とするか、候補の中から任意で選択してください。 テキスト生成機能では、処理するメール本文の文字数に応じて適切なアクションを設定し、AIへの指示（プロンプト）や出力言語を任意で設定してください。 データ抽出機能では、テキストの文字数に応じた変換タイプを選び、抽出対象のテキスト、抽出したい項目、AIへの具体的な指示内容を任意で設定してください。 Asanaでタスクを追加するアクションでは、作成するタスクの名称、関連付けるプロジェクトIDやセクションID、タスクの詳細な説明などを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットのメッセージをAIで解析しAsanaにタスクを自動追加する Discordなどのチャットツールで受信した特定のメッセージをAIが解析し、関連するタスクをAsanaに自動で生成する ことで、チャットでの指示や依頼事項を確実にタスク化し、対応漏れの防止が可能です。
Discordで特定のメッセージを受信したらAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
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■概要
Discordで重要なメッセージを受信したものの、その内容を把握しAsanaへタスクとして登録するまでに手間や時間がかかっていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Discordの特定チャンネルの情報を基に、Asanaでタスク管理を行っている方 AIを活用して、Discordのコミュニケーションからタスクを自動で生成したいと考えている方 複数ツールを跨いでの手作業によるタスク登録の非効率を解消し、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Discordのメッセージ確認からAsanaへのタスク作成までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 AIによる内容解析とシステムによる自動タスク登録なので、手作業による転記ミスやタスク化の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DiscordとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のチャンネルを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：特定のキーワードが含まれるメッセージなど）に合致した場合に後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Discordのメッセージ内容をAIが理解しやすいように指示を与えます。 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが解析した情報からタスク名や詳細などを抽出します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にAsanaにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Discordトリガーにおいて、フローボットがメッセージを確認する起動間隔を任意で設定してください。 分岐機能では、処理対象とするメッセージの条件（特定のキーワードや送信者など）を任意で設定できます。 AI機能に与える指示内容（プロンプト）を調整し、メッセージの解析精度やタスク内容の具体性を任意で設定可能です。 AI機能でメッセージ本文から抽出したい項目（タスクの期限、担当者、プロジェクトなど）を任意で設定してください。 ■注意事項
Discord、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージ上のファイルをOCR・AI解析しAsanaにタスクを自動追加する Microsoft SharePointなどのストレージサービスに格納されたファイルをOCRでテキスト化し、その内容をAIが解析してAsanaにタスクを自動で追加する ことが可能です。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたらOCR・AI解析し、Asanaにタスクを追加する
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■概要
Microsoft SharePointにファイルが格納されるたびに、その内容を確認し、手作業で文字起こしや情報抽出、そしてAsanaへのタスク登録を行っていませんか。この一連の作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容解析とデータ抽出、そしてAsanaへのタask自動追加までを一気通貫で行い、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとAsanaを利用し、ファイル管理とタスク管理を行っている方 契約書や請求書などの書類から手作業で情報を転記し、負担を感じている方 定型的な情報処理業務を自動化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納後の定型作業が自動化され、これまで費やしていた作業時間を他の業務に充てることができます。 手作業による文字の読み取りミスやAsanaへのタスク登録漏れといった、ヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、Microsoft SharePointとAsanaをYoomと連携します。 2.次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 3.続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象ファイルを取得します。 4.次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 5.さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元に要約や必要な情報の整理を行います。 6.次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、整理されたテキストから特定の情報を抽出します。 7.最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報や生成されたテキストを基にタスクを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。 OCR機能で文字を読み取る際に使用するAIモデルを、複数の選択肢の中から任意で設定することが可能です。 AI機能でテキストを生成したり、データを抽出したりする際の指示（プロンプト）内容は、業務に合わせて自由に設定してください。 AI機能でテキストから抽出したいデータ項目（例：契約金額、取引先名、納期など）を任意で選択、設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をAIで解析し、重要な情報を抽出してAsanaにタスクとして自動で登録する フローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法 作成の流れは大きく分けて以下です。
GmailとAsanaのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定およびAsanaのアクション設定
トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く多くのメールから重要な情報を探し出し、手作業でAsanaにタスクとして登録する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとAsanaを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方 メールからのタスク作成を手作業で行い、時間的コストや入力ミスに課題を感じている方 AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメール情報を基に、AIが内容を解析しAsanaへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AIによる情報解析と自動タスク作成により、手作業によるタスクの入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信したメール本文をAIに要約させるなどの処理を行います。 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、AIが生成したテキストからタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスク名や説明などを指定してタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを処理対象とするか、候補の中から任意で選択してください。 テキスト生成機能では、処理するメール本文の文字数に応じて適切なアクションを設定し、AIへの指示（プロンプト）や出力言語を任意で設定してください。 データ抽出機能では、テキストの文字数に応じた変換タイプを選び、抽出対象のテキスト、抽出したい項目、AIへの具体的な指示内容を任意で設定してください。 Asanaでタスクを追加するアクションでは、作成するタスクの名称、関連付けるプロジェクトIDやセクションID、タスクの詳細な説明などを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:GmailとAsanaのマイアプリ連携 まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Gmailのマイアプリ登録
3.入力欄にGmailと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
4.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Asanaのマイアプリ登録
5.次はAsanaをマイアプリに登録します。
以下の画面で、Asanaのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする 1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く多くのメールから重要な情報を探し出し、手作業でAsanaにタスクとして登録する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとAsanaを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方 メールからのタスク作成を手作業で行い、時間的コストや入力ミスに課題を感じている方 AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメール情報を基に、AIが内容を解析しAsanaへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AIによる情報解析と自動タスク作成により、手作業によるタスクの入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信したメール本文をAIに要約させるなどの処理を行います。 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、AIが生成したテキストからタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスク名や説明などを指定してタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを処理対象とするか、候補の中から任意で選択してください。 テキスト生成機能では、処理するメール本文の文字数に応じて適切なアクションを設定し、AIへの指示（プロンプト）や出力言語を任意で設定してください。 データ抽出機能では、テキストの文字数に応じた変換タイプを選び、抽出対象のテキスト、抽出したい項目、AIへの具体的な指示内容を任意で設定してください。 Asanaでタスクを追加するアクションでは、作成するタスクの名称、関連付けるプロジェクトIDやセクションID、タスクの詳細な説明などを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Gmailのトリガー設定 1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。ご契約のプラン
4.用途に合わせて任意の「ラベル」を候補から選択します。
5.Gmail の画面に移動し、実際に指定のラベルが付与されたメールを用意しましょう！
今回は以下のようなメールを作成しました。
6.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプット
ステップ4:生成AIを利用してテキストを作成する設定 1.続いて、「テキストを生成する
2.想定される文字数に応じてアクションを設定し、「次へ」をクリックします。
3.プロンプトにはAIに指示するため、トリガー設定で取得したアウトプットと任意の内容を入力します。
アウトプットを活用せず、文章を入力すると同じ内容を繰り返し要約することになりますので、注意してください！
4.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:テキストからデータを抽出する設定 1.設定も折り返し地点です！次に「テキストからデータを抽出する
2.アクションを選択する画面は、基本的にそのまま「次へ」をクリックしましょう。
3.次に「対象のテキスト」を設定します。
4.下にスクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
5.設定後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:Asanaにタスクを追加する設定 1.ついに最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「タスクを追加」のまま「次へ」に進みます。
3.「タスク名」は入力欄をクリックし、先ほど取得したアウトプットから選択します。
4.続いて、Asanaの「プロジェクトID」と「セクションID」を候補から選択しましょう！
5.「タスクの説明」も先程のようにアウトプットから選択し、任意の内容と組み合わせ入力します。
今回はテスト用で以下のように入力しました！
6.その他の項目は用途に合わせて任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう。
7.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ7:トリガーをONに設定して動作確認 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
設定お疲れさまでした！
AIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したメール内容に基づいたタスク追加以外にも、AIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Gmailに届いた請求書や発注書などのファイルを都度確認し、発生したタスクを手作業でAsanaに登録していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った請求書などの内容を、手作業でAsanaに転記している方 添付ファイルの確認とタスク作成に時間がかかり、コア業務に集中できない方 手作業による入力ミスをなくし、タスク管理の精度を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信からAsanaへのタスク追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 OCR機能がファイル内容を正確に読み取りタスクを作成するため、手作業による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします。 オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容を読み取ります。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、特定の送信元からのメールや請求書関連のメールのみを対象とするなど、監視したいラベルを指定してください。 分岐条件は、添付ファイルの有無だけでなく、メールの件名に特定のキーワードが含まれている場合など、業務に合わせて柔軟に設定できます。 OCR機能では、請求書の日付や金額、取引先名など、タスク作成に必要となる情報を指定して抽出することが可能です。 Asanaへのタスク追加時には、登録先のプロジェクトやセクションを任意で指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を動的に含めることができます。 ■注意事項
Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
Gmailで受信したテキストをまとめて翻訳し、Notionに追加する
試してみる
■概要
海外からのメール対応や情報収集の際に、都度翻訳ツールを立ち上げて内容を確認し記録する作業に手間を感じていないでしょうか？このワークフローでは、Gmailで受信した特定のメールをAIが自動で翻訳し、その内容をNotionのデータベースへ追加します。手作業による翻訳や転記の手間を省き、重要な情報をスムーズに集約・管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
海外の顧客や拠点とのやり取りが多く、Gmailでのメール対応を効率化したい方 英語のニュースレターなど、海外の最新情報をチーム内で迅速に共有したい方 GmailとNotionを連携させ、手作業での情報転記を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに届いたメールの内容が自動で翻訳・転記されるため、手作業で対応していた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。 手作業による翻訳内容のコピー＆ペーストミスや、Notionへの転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文を翻訳するように指定します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳したテキストを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、どのラベルにメールが追加されたらフローボットを起動させるか、任意で設定してください。 AI機能のオペレーションで、翻訳する言語の指定や要約を含めるかなど、プロンプトを自由にカスタマイズできます。 Notionにレコードを追加するオペレーションで、追加先のデータベースやどの情報を格納するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールに届いた情報をAIで抽出し、Asanaに課題を追加後、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとBacklogを併用してタスクやプロジェクトを管理している方 メールで届いた依頼内容をタスクとして整理したい担当者 複数のタスク管理ツールを使っており、手動での情報入力を省きたい方 タスクの重複や漏れを防ぎつつ、効率的にタスク管理を行いたいチーム タスクの進捗をAsanaとBacklog両方で把握し、管理したいプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
タスク管理の自動化：AIがメールの内容を抽出し、AsanaとBacklogに自動で課題を追加します。 ツール間の一貫性：AsanaとBacklogで同じ内容の課題を管理することで、情報の漏れや重複を防げます。 作業時間の短縮：メールからタスク登録までが自動化され、手動での入力作業が減少します。 ミスを減らす：AIによる情報抽出により、手動での記入ミスを最小限に抑え、正確なタスク管理ができます。
メールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加後、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々メールで届く様々な依頼や情報を、BacklogやAsanaに都度手作業で転記していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーにAIが内容を自動で抽出し、Backlogへの課題追加とAsanaへのタスク追加を連携して行うため、面倒な転記作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで届く情報をBacklogとAsanaに手作業で転記している方 複数のプロジェクト管理ツールを利用しており、情報の二重入力や連携に課題を感じているチームリーダーの方 メール起点のタスク管理業務を自動化し、生産性向上を目指すプロジェクトマネージャーやDX担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
メールの内容をAIが自動で抽出し各ツールに連携するため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間の短縮に繋がります。 手作業による情報の転記がなくなることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BacklogとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、指定のメールアドレスでメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。 続いて、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとに課題を作成します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、同様の情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガー機能では、フローを起動させたいメールアドレスの一部を指定したり、特定の件名や本文の内容を条件に設定したりすることが可能です。 AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどの項目を抽出するかを任意で設定できます。 BacklogやAsanaの各項目に、前のステップで取得した情報を変数として設定できます。また、担当者などを固定値で設定することも可能です。 ■注意事項
Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
■概要
Gmailで管理している問い合わせや依頼メールなどを、Asanaでタスク化して管理しているものの、手作業での転記に手間を感じていませんか？重要なメールを見落としたり、タスク化を忘れたりすることで、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールの内容を、自動でAsanaのタスクとして登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに来る依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク化に手間を感じている方 Asanaでのタスク作成漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいプロジェクトマネージャーの方 日々のメール対応に追われ、本来のコア業務に集中したいと考えているすべてのビジネスパーソンの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定ラベルを付けたメールの内容が自動でAsanaにタスク登録されるため、手作業による転記の手間と時間を削減できます。 タスクの作成漏れや転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文などからタスク名や詳細に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。 Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを登録したいプロジェクトを任意で設定してください。
まとめ Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを自動で追加するような自動化を実現することで、これまで手作業で行っていたメール確認、内容理解、タスク登録といった一連の事務作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
