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日々の事務作業で、メールやチャットの内容を確認してタスクに登録する、といった繰り返し作業に時間を取られていませんか？
手作業での情報入力や転記は、どうしてもミスが発生しやすく、確認作業も負担になりますし、定型的な業務に追われて本来着手したいコア業務になかなか手が付けられないという方もいらっしゃるかもしれません。
また、会社から自動化やDXの推進を任されたものの、具体的に何から始めれば良いのか、どんなことができるのか分からず困っている、という声も耳にします。
もし、<span class="mark-yellow">受信したメールやチャットの内容をAIが自動で解析し、必要な情報を抽出してタスク管理ツールに自動で登録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より創造的な業務や本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIで解析した情報をタスク管理ツールに自動登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常業務で発生する様々な情報をAIで解析し、タスク管理ツールであるAsanaに自動でタスクとして追加することで、作業の抜け漏れを防ぎ、業務効率を大幅に向上させることができます。ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、重要な情報を抽出してAsanaにタスクとして自動で追加する</span>ことができるので、メールの見落としやタスク登録漏れを防ぎ、迅速な対応を可能になるかもしれません。
この自動化により、メール処理にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります！
<span class="mark-yellow">Discordなどのチャットツールで受信した特定のメッセージをAIが解析し、関連するタスクをAsanaに自動で生成する</span>ことで、チャットでの指示や依頼事項を確実にタスク化し、対応漏れの防止が可能です。
これにより、コミュニケーションとタスク管理がシームレスに連携し、チームの生産性向上に貢献します！
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointなどのストレージサービスに格納されたファイルをOCRでテキスト化し、その内容をAIが解析してAsanaにタスクを自動で追加する</span>ことが可能です。
紙ベースの書類や画像ファイルからの情報抽出とタスク化を効率化します。手作業でのデータ入力や転記の手間を大幅に削減し、情報活用のスピードを向上させます！
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をAIで解析し、重要な情報を抽出してAsanaにタスクとして自動で登録するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Gmailのマイアプリ登録
3.入力欄にGmailと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
4.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Asanaのマイアプリ登録
5.次はAsanaをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からAsanaをクリックしてサインインします。
以下の画面で、Asanaのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
4.用途に合わせて任意の「ラベル」を候補から選択します。
(ここで指定したラベルに一致したメールに絞り込みます。)
5.Gmailの画面に移動し、実際に指定のラベルが付与されたメールを用意しましょう！
今回は以下のようなメールを作成しました。
6.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
1.続いて、「テキストを生成する」をクリックします。
2.想定される文字数に応じてアクションを設定し、「次へ」をクリックします。
3.プロンプトにはAIに指示するため、トリガー設定で取得したアウトプットと任意の内容を入力します。
アウトプットを活用せず、文章を入力すると同じ内容を繰り返し要約することになりますので、注意してください！
(今回はテスト用で以下のように入力しました。)
4.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
1.設定も折り返し地点です！次に「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2.アクションを選択する画面は、基本的にそのまま「次へ」をクリックしましょう。
3.次に「対象のテキスト」を設定します。
テキストを生成した本文から取得するため、アウトプットから「生成結果」を選択してください。
4.下にスクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
5.設定後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
1.ついに最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「タスクを追加」のまま「次へ」に進みます。
3.「タスク名」は入力欄をクリックし、先ほど取得したアウトプットから選択します。
4.続いて、Asanaの「プロジェクトID」と「セクションID」を候補から選択しましょう！
5.「タスクの説明」も先程のようにアウトプットから選択し、任意の内容と組み合わせ入力します。
今回はテスト用で以下のように入力しました！
6.その他の項目は用途に合わせて任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Asanaにタスクが追加できていることを確認しましょう！
7.確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
今回ご紹介したメール内容に基づいたタスク追加以外にも、AIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを自動で追加するような自動化を実現することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール確認、内容理解、タスク登録といった一連の事務作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、重要な情報を見逃すことなく、迅速かつ確実にタスク対応を進めることが可能になり、担当者はより付加価値の高い業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし一般事務作業のAIによる効率化やタスク管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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