Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する

■概要

Gmailに届いた請求書や発注書などのファイルを都度確認し、発生したタスクを手作業でAsanaに登録していませんか？
このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーにOCR機能で添付ファイルの内容を読み取り、Asanaにタスクを追加するまでの流れを自動化できます。
こうした定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った請求書などの内容を、手作業でAsanaに転記している方
• 添付ファイルの確認とタスク作成に時間がかかり、コア業務に集中できない方
• 手作業による入力ミスをなくし、タスク管理の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からAsanaへのタスク追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCR機能がファイル内容を正確に読み取りタスクを作成するため、手作業による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、特定の送信元からのメールや請求書関連のメールのみを対象とするなど、監視したいラベルを指定してください。
• 分岐条件は、添付ファイルの有無だけでなく、メールの件名に特定のキーワードが含まれている場合など、業務に合わせて柔軟に設定できます。
• OCR機能では、請求書の日付や金額、取引先名など、タスク作成に必要となる情報を指定して抽出することが可能です。
• Asanaへのタスク追加時には、登録先のプロジェクトやセクションを任意で指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を動的に含めることができます。

■注意事項

• Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。