メールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加後、Asanaにタスクを追加する

■概要

日々メールで届く様々な依頼や情報を、BacklogやAsanaに都度手作業で転記していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーにAIが内容を自動で抽出し、Backlogへの課題追加とAsanaへのタスク追加を連携して行うため、面倒な転記作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで届く情報をBacklogとAsanaに手作業で転記している方
• 複数のプロジェクト管理ツールを利用しており、情報の二重入力や連携に課題を感じているチームリーダーの方
• メール起点のタスク管理業務を自動化し、生産性向上を目指すプロジェクトマネージャーやDX担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの内容をAIが自動で抽出し各ツールに連携するため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間の短縮に繋がります。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、指定のメールアドレスでメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとに課題を作成します。
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、同様の情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能では、フローを起動させたいメールアドレスの一部を指定したり、特定の件名や本文の内容を条件に設定したりすることが可能です。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどの項目を抽出するかを任意で設定できます。
• BacklogやAsanaの各項目に、前のステップで取得した情報を変数として設定できます。また、担当者などを固定値で設定することも可能です。

■注意事項

• Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。