【ノーコードで実現】Google Driveに保存されたファイルをOCRで読み取る方法

Google Driveに日々保存される請求書や契約書、議事録などのファイル。これらのファイルに含まれるテキスト情報を、後で検索したり別のシステムに入力したりする際、一つ一つ手作業で転記するのは大変ですよね。
特に大量のファイルを扱う場合、時間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです…

そんなお悩みは、OCR（光学的文字認識）技術を活用すれば解決できます！
OCRを使えば、画像やPDFファイルからテキストデータを自動で抽出することが可能です。
さらに、このOCR処理を自動化すれば、Google Driveにファイルが追加されたタイミングで、自動的にテキストを抽出し、そのデータをメールで送信したり、スプレッドシートに記録したり、チャットツールに通知したりできるようになるんです！

この記事では、プログラミングの知識がなくても、Google DriveとOCRを連携させ、ファイル内のテキスト抽出からその後のデータ活用までを自動化する具体的な方法について解説します。

とにかく早く試したい方へ

Yoomには「Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、OCRで読み取り他のツールへ自動連携する」業務フローのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する」ワークフローを利用すると、ドキュメント管理が容易になります。
ファイルをアップロードすると自動的にOCR処理とメール送信が行われます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用している方
・ドキュメントの管理や共有にGoogle Driveを活用しているが、手動でのファイル処理に時間がかかっている方
・迅速にファイルの内容を把握し、整理したいと考えている方
・Gmailを利用してコミュニケーションや情報共有を行っている方
・Gmailを日常的に利用していて、迅速にファイルの内容を他のメンバーと共有したい方
・ファイルのアップロードから内容確認、共有までのプロセスをスピーディに行いたい方

■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google DriveとOCRを使った様々な自動化の方法

Google Driveにファイルが追加されるたびに、自動でOCR処理を実行し、抽出したテキストデータを様々なツールに連携するテンプレートをご紹介します。
これらのテンプレートを活用すれば、手作業によるデータ入力の手間を削減できるだけでなく、情報共有のスピードアップやデータ活用の幅も広がりますよ！
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？

メールツールにOCR結果を自動で送信する

Google Driveにファイルがアップロードされると、その内容をOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGmailやOutlookで自動送信します。
例えば、取引先から受け取った請求書の内容を担当者にすぐにメールで共有したり、重要な書類のテキスト情報を関係部署に迅速に伝えたりする際に便利で、手動での転送やコピー＆ペースト作業も不要になりますよ！

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する」ワークフローを利用すると、ドキュメント管理が容易になります。
ファイルをアップロードすると自動的にOCR処理とメール送信が行われます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用している方
・ドキュメントの管理や共有にGoogle Driveを活用しているが、手動でのファイル処理に時間がかかっている方
・迅速にファイルの内容を把握し、整理したいと考えている方
・Gmailを利用してコミュニケーションや情報共有を行っている方
・Gmailを日常的に利用していて、迅速にファイルの内容を他のメンバーと共有したい方
・ファイルのアップロードから内容確認、共有までのプロセスをスピーディに行いたい方

■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookでメールを送信する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookでメールを送信する」フローを利用すると、Google Driveのアップロードが簡単に管理できます。
ファイル内容を迅速にメールで共有でき、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルをアップロードするときに迅速に内容を確認したい方
・Outlookをコミュニケーションツールとして利用している企業
・Outlookを利用して、ファイルの内容をチームメンバーに素早く知らせたい方
・手動でのファイル内容確認やメール送信に手間を感じている方
・時間を節約し、作業効率を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Google DriveとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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データベース/CRMサービスにOCR結果を自動で登録する

Google DriveにPDFなどのファイルが格納されると、OCRでテキストを読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベースに自動で追加します。
名刺情報やアンケート結果、契約書の詳細などを自動でリスト化・データベース化できるため、データ管理の手間を削減し、情報の検索性や活用度を高めることにも繋がりますね！

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りNotionに追加する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りNotionに追加する」ワークフローを利用すると、Google Driveのファイルを効率よく管理できます。
OCRで読み取った内容をNotionに自動で登録し、手作業を減らすことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してファイルの管理を行っている方
・多くの書類をスキャンしてデジタル化している方
・書類の内容を迅速にデジタルツールに反映させたいと考えている方
・Notionを利用してデータや情報を管理している個人やチーム
・業務効率化を図りたいが、手作業が多くて時間がかかっている方

■注意事項
・Google DriveとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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チャットツールにOCR結果を自動で通知する

Google Driveにファイルがアップロードされた際に、OCRで内容を読み取り、SlackやGoogle Chatなどのビジネスチャットツールに自動で通知します。
チーム内で共有された書類の内容をリアルタイムで関係者に周知したり、特定のキーワードを含む書類がアップロードされた際にアラートを出したりするのに役立ち、情報共有の漏れを防いで迅速な対応をサポートしますよ！

Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに通知する

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■概要
このフローでは、Google Drive内のPDFファイルからテキストを抽出し、その内容を自動でSlackに共有することが可能です。この自動化によって、手動でのテキスト抽出や通知作業を省略し、効率的な情報共有を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
•Google Driveで多数のPDFファイルを管理している方
•Slackを活用してチームとのコミュニケーションを強化したい方
•業務効率化を図りたい事務担当者やプロジェクトマネージャー
•AIやOCR技術を活用した業務改善に興味がある方

■注意事項
・Google DriveとSlackをYoomと連携する必要があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する」ワークフローを利用すると、Google Driveへのファイルアップロードが自動で処理されます。
OCRで読み取った情報がGoogle Chatに通知され、情報共有が効率化されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・文書管理や情報共有をGoogle Driveで行っている方
・ファイルがアップロードされたタイミングで迅速に内容を確認したい方
・OCR（光学文字認識）技術を利用して画像やスキャンデータから文字情報を抜き出したい方
・Google Chatを社内コミュニケーションツールとして利用している方
・ファイルに関する情報をスピーディにチームメンバーと共有したいと考えている方
・手動で確認する手間を省きたいと感じている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google DriveのファイルをOCRで読み取りメールを送信するフローを作ってみよう

ここでは、例として「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する」フローの作成手順を解説します。このフローを使えば、Google Driveに特定のファイルが追加されるのを検知し、自動でファイル内容をテキスト化、指定した宛先にGmailで送信することが可能です。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は、大きく分けて以下のステップで作成していきます。

• Google DriveとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー（Google Drive）とアクション（OCR、Gmail）の設定
• フローをONにし、動作を確認

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する」ワークフローを利用すると、ドキュメント管理が容易になります。
ファイルをアップロードすると自動的にOCR処理とメール送信が行われます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用している方
・ドキュメントの管理や共有にGoogle Driveを活用しているが、手動でのファイル処理に時間がかかっている方
・迅速にファイルの内容を把握し、整理したいと考えている方
・Gmailを利用してコミュニケーションや情報共有を行っている方
・Gmailを日常的に利用していて、迅速にファイルの内容を他のメンバーと共有したい方
・ファイルのアップロードから内容確認、共有までのプロセスをスピーディに行いたい方

■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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ステップ1：Google DriveとGmailをマイアプリ連携

まずはTelegramをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。

【Google Driveの場合】

(1)先ほどと同様に、検索窓でGoogle Driveと検索し、アプリ一覧からGoogle Driveを選択します。

(2)「Sign in with Google」をクリックします。

(3)Yoomと連携するGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。

(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
※すでに他のGoogleアプリを連携している場合は、「Yoomはすでに一部のアクセス権限を付与されています」と表示される可能性があります。

以上で、Google Driveのアプリ連携は完了です。

【Gmailの場合】

(1)検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧から選択しましょう。

(2)次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。

(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、次へ」をクリックしましょう。

(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の項目では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。

以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する」ワークフローを利用すると、ドキュメント管理が容易になります。
ファイルをアップロードすると自動的にOCR処理とメール送信が行われます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用している方
・ドキュメントの管理や共有にGoogle Driveを活用しているが、手動でのファイル処理に時間がかかっている方
・迅速にファイルの内容を把握し、整理したいと考えている方
・Gmailを利用してコミュニケーションや情報共有を行っている方
・Gmailを日常的に利用していて、迅速にファイルの内容を他のメンバーと共有したい方
・ファイルのアップロードから内容確認、共有までのプロセスをスピーディに行いたい方

■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

(1)まずは、Google Driveにアップロードされたフォルダの読み取り設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。

(2)Google Driveと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

(3)「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくとよいでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。

(4)「フォルダID」にフローの運用対象となるフォルダのIDを設定します。
「候補」から連携したアカウント内にあるフォルダの一覧が表示されるので、適切なフォルダを選択しましょう。

(5)設定が完了したらテストを行います。
実際に画像やPDFを設定したフォルダにアップロードした後に、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。

※テスト用なので、仮の会社名や氏名（例：「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で問題ありません！

なお、今回は以下のような領収書をアップロードしました！

(6)テストが成功すると、「取得した値」に先ほどアップロードしたファイルの情報が抽出されます。

※「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。

正しくファイルの情報が抽出できていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ4：ファイルのダウンロード設定

(1)次に、読み取ったファイルのダウンロード設定を行います。
テンプレートの「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。

(2)Google Driveと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

(3)「ファイルID」にステップ3で読み取ったフォルダIDを設定します。
「取得した値」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から「ファイルID」を選択することで、自動でファイルIDを引用することが可能です！

(4)「テスト」をクリックすると、ファイルがダウンロードされます。
「ダウンロード」をクリックすると、端末にファイルをダウンロードすることが可能です。実際にファイルをダウンロードしてみて、ステップ3で読み取ったファイルと同じか確認してみましょう！

問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ5：OCRのアクション設定

(1)次に、ファイルから文字を読み取るOCR設定を行います。
テンプレートの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

(2)アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定し、「次へ」をクリックします。

(3)ファイルの添付方法に「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」を設定します。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

(4)「追加で抽出したい項目」に画像やPDFから読み取りたい項目を設定します。

(5)「使用するAI」にAIの種類を選択します。
基本的には、Claude_v2を使用するのがおすすめです。

(6)読み取る書類の言語を選択します。基本的に「日本語」を設定しましょう。

(7)設定が完了したら、「テスト」をクリックして画像やPDFの内容を読み取りましょう。

(8)テストが成功し、「取得した値」に画像・PDFの情報が抽出されているか確認しましょう。

正常にメッセージが送信されていれば、設定完了です。

ステップ6：Gmailのアクション設定

(1)最後に、Gmailのメール送信設定を行います。
テンプレートの「メールを送る」をクリックしましょう。

(2)Gmailと連携するアカウント情報を任意で設定します。

(3)「メール内容」に以下を設定します。（To：は必須）

• From：Gmailの送信元となるメールアドレス
• To：通知先の管理者やチームメンバーのメールアドレス
• CC/BCC：To以外に通知したい人のメールアドレス
• 差出人の名前：通知時に表示される送信者名

(4)「件名」に通知の際に表示される件名を任意で設定します。
また、「本文」に通知の際に表示されるメッセージを任意で設定しましょう。
「取得した値」からファイルから読み取った文章情報をメッセージに引用できます。

(5)全ての設定が完了したら、「次へ」を入力して通知の内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。

テストに成功したら、実際にGmailにメールが送信されているか確認してみましょう。

問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ7：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

Google Driveを活用したその他の自動化テンプレート事例

Google Driveを使った自動化には、ここで紹介した以外にも様々なテンプレートがあります。あなたの業務に合わせて活用できそうなテンプレートを探してみましょう。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する

試してみる

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する

試してみる

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、細かい事務作業を効率化してくれます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を担当している方
・新しいユーザーが登録されるたびに迅速にファイルアクセス権限を設定したい方
・Google Driveを利用してチーム内でファイル共有を行っている方
・ファイルのアクセス制御を効率化したいと考える方
・手動での権限設定に手間を感じている方
・一貫性のある権限管理を求めているシステム管理者やIT担当者

■注意事項
・Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する

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■概要
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使って業務効率を向上させたい方
・定期的にインボイスを発行する必要があるが、その作業に時間がかかっている方
・データ入力の手間を減らし、自動化によってミスを減らしたいと考える方

2.Google Driveを活用して書類管理を行っている方
・各種請求書や書類をGoogle Drive上で管理したいが、手動でアップロードする手間を省きたい方
・Google Driveを使用してチームメンバーと書類を共有しやすくしたいと考える方

■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

試してみる

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する

試してみる

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Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。

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まとめ

今回は、Google DriveとOCR機能を連携させて、ファイル内のテキスト抽出とデータ活用を自動化する方法について解説しました。
手作業でのデータ入力や転記にかかっていた時間を削減できるだけでなく、入力ミスを防ぎ、情報の検索性や共有スピードも高まります。
これによって、より重要な業務に集中できるようになるはずです！

Yoomでは、今回ご紹介したようなGoogle DriveとOCRを活用した自動化はじめ、様々な業務自動化フローをノーコードで簡単に構築できるテンプレートを多数用意しています。
プログラミングの知識は不要！画面の指示に従って設定するだけで、すぐに自動化を始められますよ！

まずは無料プランから試せるテンプレートで、あなたの業務に近いものを試してみてはいかがでしょうか？きっと、その手軽さと効果を実感いただけるはずです。

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