Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でテキストをコピーして関係者に通知するといった業務に手間を感じてはいないでしょうか。
この一連の作業は、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRがファイルの内容を自動で読み取り、指定のGoogle Chatに通知する処理を自動化して、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで書類を管理し、内容の確認や通知を手作業で行っている方
• OCR機能を活用して、PDFなどのファイルからテキスト情報を効率的に抽出したい方
• Google Chatを主要な連絡手段としており、情報共有の迅速化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロード後の内容確認から通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるテキストの転記ミスや、関係部署への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
4. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、読み取ったテキスト情報を含めて通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理を自動化したいファイルが格納されるフォルダを任意で指定してください。
• AI機能のOCR設定では、読み取り対象のファイル形式や抽出したい項目、読み取り言語などを業務内容に合わせて設定してください。
• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送るスペースのリソース名や、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google DriveとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
• ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924