Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookでメールを送信する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でOutlookのメールに転記して送信する業務に、手間や時間を取られていませんか？
このような定型業務は、手作業がゆえの確認漏れや入力ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Outlookでメールを送信する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveにアップロードされる書類の内容確認や転記作業に手間を感じている方
• OCRで読み取った情報を基に、Outlookでの定型メール送信を自動化したい方
• 書類処理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveへのファイルアップロードからOutlookでのメール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による書類内容の確認漏れやメールへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めてメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起動対象としたい特定のフォルダIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクションでは、文字数に応じた設定や抽出したい項目、使用するAI、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを任意で設定してください。

■注意事項

• Google DriveとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。